予約管理
2024.4.23
2022.5.23

【美容室の業務効率化】WEB予約サイトと予約管理システムの連携メリットを徹底解説

予約管理は美容室経営の最重要ポイント！
美容室の予約システム化第一歩！独自のWEB予約サイトをつくろう
多様化する美容室の予約方法
美容室におすすめの予約管理システム7選
美容室でのWEB予約サイトと予約管理システムの連携メリットまとめ

予約管理は美容室経営の最重要ポイント！

美容室を経営するうえで重要なことはいくつかありますが、その中で「予約管理」は非常に重要な要素です。
予約管理が適切に行えていない場合、ミスやトラブルが起きて余計な業務が増えてしまったり接客に集中できない事態を招いてしまうこともあるかもしれません。そこで、予約管理をシステム化し適切な管理を行うことでスムーズなサロンワークが実現し、売上アップへと繋がっていくのです。
今回は美容室の予約システム化とそのメリットを詳しく解説していきます。

1．美容室の予約管理の重要性

美容室の規模を問わず、多くの美容室では「予約制度」を取り入れているのではないでしょうか。
予約制度を導入することは、お客様をお待たせすることなくスムーズにご案内できるのはもちろん、店舗としては計画的な来店を誘導することで効率的な業務スケジュールを立てられます。予約制度は、お客様にとってもスタッフにとっても、時間を有効に使うことができる最適な方法とも言えます。

そして、今や美容室の予約は電話だけでなく、WEB予約やポータルサイト・SNSを経由した予約など、窓口が複数になっています。ここで重要になってくるのが美容室での予約管理方法です。予約制度を導入していても、美容室側で予約管理にミスがありダブルブッキングなどが起こると、お客様に不快な気持ちを与えてしまうだけでなく、スケジュールの調整などが必要になり業務負担が増えてしまうこともあります。集客経路が広がっている中、予約管理を適切に行うことは美容室経営にとって、必須業務なのです。

2．美容室の予約管理システムとは？

美容室で導入すべき予約管理システムとは、第一にWEB予約サイトと連携していることです。これにより、24時間予約受付が可能となります。第二に様々な媒体から寄せられる予約情報をリアルタイムでまとめて、登録・管理するシステムであることです。電話やメール、SNSなどの問い合わせも含めて全ての予約情報を1つのシステムで一元管理できることで、美容室の予約管理は各段に効率が上がり、予約の受け入れ数を増やしながら管理をラクにすることが可能となります。

かつては美容室に予約管理システムを導入するには莫大な費用が必要でしたが、現在ではサービスの普及により費用を抑えて簡単に導入できる予約管理システムが増えています。

3．美容室の予約管理システムのメリット

①機会損失の軽減

美容室で予約管理システムを利用していない場合、全ての予約を必ずスタッフが直接受けるため、予約が入るたびに予約表を確認し予約受付作業を行う必要があります。
その場合、受付担当がおらず接客中に予約の電話があった時に起こり得ることとして…、

本来接客中であるはずのお客様との時間が途切れ、お客様を待たせてしまう
＝満足度の低下
接客中のため、電話にすぐに出ることができず切れてしまった
＝予約電話が繋がらないという理由で、お客様を他店へと逃してしまっている可能性も…

これでは、いくら良い技術が提供できたとしても施術・接客面での満足度低下を招き、集客に費やしている時間や費用が水の泡です。

このようなことを防ぐためにも、予約システムを導入しお客様をWEB予約へ誘導することで、24時間365日自動で予約受付が可能となり顧客満足度の低下を防げます。実際、予約システムを導入している美容室によると、約40％のお客様が営業時間外にweb予約システムで予約をしているというデータもあります。予約システムの導入によりお客様が思い立った好きなタイミングに予約が取れることで、お客様と美容室双方の機会損失を無くすことができるのです。

②オペレーション負担の軽減

美容室で予約システムを導入すると、美容室の予約処理業務軽減により目の前の接客や必要な業務に集中することができます。
オペレーション負担増加でよくあるのが、予約を電話で受け紙の予約表で管理している場合の予約の書き忘れや書き間違い、そして聞き漏れや聞き間違いです。人間ですから、忙しいとミスを起こしやすくなってしまうこともありますが、これは予約システムを導入することで解消できます。
電話予約や直接予約を全て無くすことは難しいかもしれませんが、予約システムを導入しお客様の利用を拡大させていくことで、予約対応の業務は大幅に削減でき、受付業務の負担を減らす効果が期待できます。

▼美容室における予約システム導入のメリットに関しては、こちらでも詳しく解説しています。
⇒なぜ美容室が予約システムを導入するのか？

美容室の予約システム化第一歩！独自のWEB予約サイトをつくろう

美容室に予約システムを導入するうえで、はじめの一歩の基本として抑えておきたいのは、独自のWEB予約サイトを持つことです。

1．美容室独自のWEB予約サイトをつくる理由

美容室の中には「WEB予約なら、ポータルサイトでも利用できる！」とお考えの方もいらっしゃることでしょう。確かに予約システムとしてポータルサイトに付随したサービスもあります。集客に利用するポータルサイトで予約機能と予約管理システムが備わっているため、使い勝手が良いということで利用されることもあるでしょう。しかし、予約システムを長く運用していくためには、ポータルサイトの予約システムではなくサロン独自の予約システムの利用をおススメしたいのです。

その理由としては、
ポータルサイトの予約システムは、掲載し続けないと利用できなくなる。
という点が挙げられます。また、次のようなデメリットもあります。

お客様の予約窓口をポータルサイト経由にしなければいけないため、ポータルサイトを利用しなくても良い既存のお客様まで利用することになる。
ポータルサイトに頼った集客は、リピーターを育成しづらい。
ポータルサイトに蓄積された顧客情報は、掲載終了時に移行できないことが多い。

ポータルサイトは、新規のお客様を獲得するには大変良い場であり広告効果も期待できます。しかし、将来的にはポータルサイトに頼らずに集客できたり、リピーターで安定した売上を確保できるようになることが安定経営の理想です。
しかし、いざ安定した集客を確保できポータルサイトの掲載を終了する時、そこに蓄積された膨大な情報は移行できないケースが多いのが現状です。ポータルサイトのシステムのみに情報を保存していると、掲載終了と同時にそれらの情報を失うことになります。そのため、ポータルサイトと予約システムとは分けて考え、将来を見越して早めにサロン独自の予約システムを導入するのがおすすめです。

2．美容室独自のWEB予約サイトを導入するメリット

美容室が予約の窓口として、独自のWEB予約サイトを持つメリットを整理してみましょう。

＜美容室のメリット＞

365日24時間予約を受け付けることが可能
営業時間外でも取りこぼすことなく予約を受けることができます。
直接対応しなくても自動で予約を受け付けられる
営業時間内であっても、接客中に電話がかかってきてしまうと接客に集中することができなかったり、目の前のお客様も電話口のお客様もお待たせする時間ができてしまいますが、Web予約なら直接対応をしなくても予約を受け付けられます。
お客様情報の聞き間違いや、予約日時のミスを防げる
口頭や電話口だと聞き取り辛かったり聞き間違いが起きる可能性があり、書き間違いが起きることもあります。Webサイトならそれらのミスを防ぐことができます。
お客様の囲い込みができる
ポータルサイトには他店舗の情報が多く掲載されているため、予約のためにサイトを訪れた時にどうしても他のサロンに目移りしてしまうお客様が発生します。初回来店以降はお店独自のWeb予約サイトから予約をしていただくことで、お客様の囲い込みに繋がります。

デメリットとしては、
・WEB予約サイトを導入するための費用がかかる
・予約サイトを作成する手間
・WEB予約サイトをお客様に周知してもらうための手間
といった点があります。

＜お客様のメリット＞

好きなタイミングで予約が取れる
移動中や休憩中そして深夜でも、思いついたときに予約を取ることができるので気軽に予約をすることができます。
無駄な時間が無い
Webの操作で予約が完了するため、メニューや空いている日時を選択すればそのまま予約が完了。電話予約の場合に生じる待ち時間が無くなるので、予約を取るためのストレスがありません。

デメリットとしては、
・インターネットに接続できないと予約が取れない
といった点がありますが、現状のスマホ普及率を考えるとそれほど問題ではありません。

WEB予約を導入することは、美容室にとってもお客様にとってもメリットが大きいものですね。

3．美容室の予約管理のシステム化・一元管理による業務効率化

利用するメリットが大きいサロン独自のWEB予約サイトと、それを管理できる予約システムを連携させれば美容室にとって以下のようなメリットもあります。

予約を受けるだけでなく、リマインドメッセージで無断キャンセルを防止したり、サンクスメール配信で来店後のフォローができるなど、予約をベースとした管理が可能となる。
予約の際に入力されたデータを基に、電子カルテとも連携可能。
予約データを集計・分析することで、マーケティングや営業戦略のための材料として利用できる。
予約データを利用して、最新の顧客データ作成がカンタンにできる。

▼WEB予約システム導入のメリットに関しては、こちらでも詳しく解説しています。
⇒美容室で『独自の予約システム』を導入するメリットをおさらい！なぜ美容室が予約システムを導入するのか？

多様化する美容室の予約方法

スマホ普及率が94％にも至る現在の日本では、様々なコミュニケーションツールが利用され、美容室とお客様との繋がる経路も増えています。
これまで多く利用されてきた電話予約や紙媒体、WEB予約を除くと、例えば...

LINE／Instagram／Facebook／Twitter などのSNS
気軽にメッセージのやり取りができたり、集客や宣伝もそして直接予約を受ける窓口に。
Googleマイビジネス
検索することでGoogleマップに表示され、広告を出さなくても近くにある美容室が見つけやすい。
スマホアプリ
美容室だけでなく、美容師とマッチングするアプリも利用者が増加中。

このように、インターネット上で簡単にサロン比較や予約ができる媒体が増えていることで、ある意味お客様の選択肢の幅は広がっていますが、信号機の数よりも店舗数が多い美容室にとっては、ライバル店がひしめく戦国時代がまだまだ続いています。

そこで必要なことは、新規来店されたお客様を確実にリピーターにし、再来店させる仕組みを構築することです！

これを可能にするのが、先にご紹介した『独自のWEB予約サイト』と『独自のスマホアプリ』です。
スマホアプリは、10代～70代までで9割以上の人が保有するスマホで、
・WEBで検索するよりも見つけやすく
・使いやすい
・一度入れてもらえれば囲い込みを可能とし、リピートされやすくなる
という使い勝手の良さがあります。

しかし、
「スマホアプリをつくるのは、費用も時間も掛かりそう、管理も大変そう...」
と、足踏みしていませんか？

そんな時の選択肢の一つが、予約管理システム・サロン独自のWEB予約サイト・スマホアプリをまとめて提供しているサービスを利用することです。

美容室におすすめの予約管理システム7選

美容室の予約管理はお客様のためにもお店のためにも重要です。予約管理システムを導入すればお客様はいつでも好きなときに予約を入れられるようになるため、売り上げアップにつながります。
また、予約管理をシステム化すればミスやダブルブッキングをなくせるため、お客様からの信頼度がアップするでしょう。
美容室におすすめの予約システムを7つご紹介します。それぞれの特徴を比較して、使いやすい予約システムを選びましょう。

【1】美容室向け顧客管理システム『Bionly』

美容室・サロン専用のiPad顧客管理POSレジシステム Bionly（ビオンリー）は、美容室の運営業務に必要な機能を備えていますが、基本料金の中で顧客向けスマホアプリと、独自のWEB予約サイトをすぐに使うことができるのが特徴です！！

1．ここまでできるの！？顧客向けスマホアプリ

通常、美容室専用のスマホアプリを制作しようとすると、掛かる費用の相場は、
■一から作成する場合
⇒開発費用（100～300万円程度）＋運用・保守費用（月額数万円～）
■パッケージから選択してカスタマイズする場合
⇒初期費用（0～30万円程度）＋月額費用（1～5万円程度）
と言われています。
顧客管理サービスやPOSレジシステムでも、スマホアプリや独自のWEB予約サイトを提供している会社もありますが、そのほとんどではオプション扱い。

そんな中、美容室・サロン専用のiPad顧客管理POSレジシステムBionlyが提供するスマホアプリは、なんとBionlyの月額利用料金に追加料金無しで利用を始められます。

＜スマホアプリ『CHEERBE（チアビー）』の機能＞

①予約機能
24時間365日対応。BionlyのPOSレジシステムと連動しており、Bionlyで作成した予約可能スケジュールが表示されます。アプリから予約が入ると自動でBionlyの予約表やカルテに追加され、予約リマインドメッセージも自動で送付可能です。

②履歴確認
お客様はご自身の来店履歴や施術履歴、購入履歴をアプリから確認することができます。

③お買い物機能（EC機能）
美容室で取り扱っている商品をアプリ上でお客様に販売することができます。お客様が普段その美容室で購入しているシャンプーの詰替えやスタイリング剤などを、美容室へ足を運ばなくても自由な時間に購入することができます。誰もが見られる一般的なECサービスのようなものではなく、サロンに来店されBionlyに顧客登録されているお客様のみを対象としたサービスで『CHEERBE』アプリ上での販売に限られるため、サロン専売商品も取り扱いが可能です。

④チャット機能
美容室とお客様との間でダイレクトにチャットができます。スタッフ個人でのやりとりではなく、あくまでもサロンとしての窓口を持てるためお店として管理がしやすいことがポイント。何よりチャットなので気軽＆手軽にお客様とやり取りができ、画像の送受信も可能なので、来店前後の相談やコミュニケーションが取りやすいと好評です。

⑤お知らせ機能
サロンからのお知らせをプッシュ通知で知らせることができます。営業時間変更や新しいメニュー・スタッフの紹介など、お店から全てのお客様へのお知らせは「お知らせ機能」を利用し、特別キャンペーンやクーポンなど個別にご案内したいことは「チャット」宛てと分けることで、情報の伝わり方や価値を高めることができます。

▼CHEERBEの詳しい機能に関しては、こちらでも詳しく解説しています。
⇒導入サロン増加中！美容室でサロン専用予約アプリを導入するメリット
 ⇒【アプリでいつでも店販販売】POSレジ連動で管理もカンタンなBionlyの『サロンEC』をはじめよう！

2．すぐに使える！使いやすいWEB予約サイト

Bionlyでは、美容室独自のWEB予約サイトも追加料金無しで利用でき、ご契約とともに自動で専用のURLを提供します。

●美容室では...
Bionlyの管理画面から、シフトを反映させることでお客様から予約を受け付け可能な状態になります。

●お客様は...
Web予約サイトにアクセスしたら、①スタッフ　②施術メニュー　③日付　※④要望があれば要望　を選択するだけで予約完了です。
初回予約時は、氏名と電話番号、メールアドレスを入力し会員登録します。2回目以降はマイページにログインすれば、予約履歴を確認することもできます。

Bionlyが提供するWEB予約サイトは、シンプルなつくりだからこそお客様の誰もが使いやすく、美容室では予約の自動受付により予約業務に関する手間を大幅に削減できます。また、POSレジシステムと連携していることで、予約が予約表に自動的に反映されたり、電子カルテが自動で作成されたり、集計や顧客フォローにも使いやすく、サロン業務で負担となっている要素を激的に改善します。

スマホアプリを使いこなせないお客様やアプリを増やしたくないというお客様には、WEB予約サイトをご案内して予約をしていただくのがオススメです。Bionlyにはサロン専用ポイント機能があるため、「独自のWEB予約サイトやアプリからの予約なら、ポイントを付与しますよ。」ということで、お客様にお得感を与えて囲い込みを強化することも可能です！

また、WEB予約サイトを使う際には、ぜひメニュー名の付け方も工夫しましょう。ちょっと一手間こだわるだけで、予約数倍増も夢ではありません。
▼詳しくは、こちらから
⇒予約システム＆集客サイト最大活用！予約数が増えるメニュー名の付け方とは？

3．美容室に人気の電子カルテは画像を6枚保存可能

Bionlyの電子カルテは来店毎に6枚の画像を保存できるのが最大のポイントです。
6枚保存できることで、施術前後画像の他に、フロント/サイド/バックやポイント部分のアップ画像、使用商材の画像など幅広い用途に画像保存機能を利用できます。さらに手書き用の業種別イラスト台紙を標準装備。画像にもイラスト台紙にも手書きで書き込み出来るので、細かい施術記録を残せます。

⇒Bionlyのカルテ機能詳細はこちら

4．美容室の在庫管理やサロンECなど機能も充実

Bionlyには、一般的なPOSレジシステムに搭載されている機能の他に、オプション機能となることも多い在庫管理機能も標準搭載。
在庫管理もシステム化することで、作業コストが大幅削減されるだけでなく、店販商品は販売情報が売上データに自動反映され、在庫状況の確認や在庫管理を誰でも行うことが出来るようになります。

さらに、顧客用無料アプリ『CHEERBE』上で店販商品を販売できるEC機能もあるため、店販販売強化を図ることが可能です。

在庫管理機能・サロンEC機能についてはこちらでも詳しく解説しています
⇒今こそ在庫管理のシステム化！美容室での導入メリットと準備を解説
 ⇒POSレジ連動で管理もカンタンなBionlyの『サロンEC』をはじめよう！

5．美容室での導入準備段階から安心の徹底サポート

Bionlyでは忙しい美容室の皆様のため、導入前に必要な各種設定は専用のサポートチームがお手伝い。多岐に渡る顧客管理機能の説明や操作レクチャーもしっかりと丁寧にいたします。そのため「面倒」「難しい」といったことはありません。もちろん、導入後も電話・メール・オンラインなど様々な方法で徹底的にサポートいたします。

▼導入サポートについて詳しくはこちら
⇒Bionlyの導入サポート

Bionlyご利用者様の声

【美容室／Black Tree】BionlyのWEB予約サイトを開設したら、すぐに10件以上の予約が！

集客ポータルサイトはほぼ新規のお客様しか来ないから「新規の方向け」にして、BionlyのWEB予約サイトは「リピーターの方向け」というふうにハッキリ使い分けています。集客ポータルサイトの方は予約枠を制限したうえでBionlyのWEB予約サイトの方を全開であけるようにして、リピーターの方が予約を取りやすく機会損失を出さないで済むように調整しています。

⇒Black Treeの予約機能活用事例を詳しく見る

【美容室／furico hair design】「電話が鳴らないサロン」というのを実現できている実感はありますね

お客様の7～8割の方にはWEB予約を利用していただいてます。開業して6年、本当に「電話の鳴らない美容室」を実現できている実感はありますね。幅広い年齢層のお客様に予約サイトを利用していただいているので、シンプルに使いやすいのかなと。
電話が鳴らない環境を作れているので、お客様も自分に集中してくれていると感じて、顧客満足度も高くなるのでいいですよね。

⇒frico hair designの予約機能活用事例を詳しく見る

【美容室／blanc】「ネット予約が便利、助かる」というのはお客様によく言われます

うちは8割がネット予約ですね。というのも「美容室に行こうかな」とお客様が思い立ってご予約くださるのが、20時～23時くらいの営業時間外なんです。SNSのDM予約受付も考えたのですが、忙しい時や営業時間外などに見落としだったり管理がうまくできなくなる可能性があるので、24時間受付できるBionlyの予約システムに絞って活用しています。

⇒blancの予約機能活用事例を詳しく見る

【美容室／No.Blow】大手美容サロン検索サイトへの掲載を一番安いプランにできました

半分以上のお客様は、BionlyのWEB予約サイトと顧客専用アプリ経由で来てくださっています。
大手美容サロン検索サイトとは売上を見比べながら使い分けてます。この売上差額が、大手美容サロン検索サイトの掲載ランクを下げても利益につながるかどうかを判断する材料になります。そういう数値を見て「じゃあ掲載ランクを下げてもいいな」という検討をしましたね。実際に、始めは掲載料が高いプランだったのですが、今は一番安いプランにできています。

⇒No.Blowの予約機能活用事例を詳しく見る

【2】リザービア

⇒リザービア公式サイト

リザービアは美容室やエステサロン、ネイルサロンなど幅広い業種に対応している予約システムです。全国5,000店舗以上の導入実績があります。

リザービアのコンセプトは「集客できるお店づくりを支える」で、LINE、Instagram、Google、クーポンサイトからの予約が一元管理できます。予約台帳はスマホ対応なので、いつでも予約確認が可能です。

再来店を促進する対象者限定クーポンや、来店が少ない日時に来店を促す曜日・時間帯限定クーポンも送れます。口コミ、プッシュ通知、メッセージの自動送信など、集客をサポートする機能も搭載しています。クーポンサイトにできるだけ頼らず、顧客リピート率をアップしたいサロンにおすすめです。

【3】サロンボード

⇒サロンボード公式サイト

サロンボードは自社ホームページに予約機能をプラスできるため、24時間予約受付ができます。HOT PEPPER Beautyに掲載しているサロンの場合、完全予約連携が可能です。

自社ホームページ・ネット予約・電話などすべての予約を一元管理可能なので、管理の手間を省けてダブルブッキングを防げます。予約のスケジュール画面は紙台帳のように親しみやすく、操作も簡単です。

パソコンだけでなくタブレットやスマートフォンにも対応しているので、いつでもどこでも予約の確認が可能。万が一、利用できない状態になった場合に備えて、当日以降の予約状況を確認できるバックアップが用意されています。

お客様の基本情報や過去の予約履歴、配信メール履歴も一括管理しているので、施術前に必要な情報を素早くチェックできます。

【4】Airリザーブ

⇒Airリザーブ公式サイト

Airリザーブは24時間365日ネット予約可能なので、予約業務の手間を軽減し、とりこぼしを防げます。シンプルな画面なので、誰でも簡単に操作可能です。

予約フォームの項目は追加できるので、来店時のヒアリングの時間を減らせます。また予約時アンケートの設定もできるので、お客様情報や来店目的を事前に取得すれば、接客サービスの向上につながるでしょう。

ネット予約のお客様には来店日の前日に予約リマインドメールを配信するため、予約忘れや無断キャンセルを防ぎ、売上損失を予防します。

【5】STORES 予約

⇒STORES予約公式サイト

STORES 予約は予約管理・顧客管理・決済に対応したシステムです。予約は24時間受付可能なので、予約管理が楽になるだけでなく、営業時間外や接客中にとりこぼす心配もありません。LINE連携で、受付や日程変更、リマインドも可能。Googleカレンダー連携でスケジュール管理をさらにスムーズにできます。

スタッフの指名予約や所要時間の設定も可能です。予約のリマインド機能は1週間前と1日前など複数回設定できるので、無断キャンセル予防になるでしょう。

予約が入ると顧客カルテが自動的に作成される機能も搭載しています。自由にテキストメモを登録できるので、お客様への対応履歴を残していけます。