美容室の予約管理は、どうシステム化すれば良い!?WEB予約サイトと予約管理システムの連携メリットを徹底解説

目次

予約管理は美容室経営の最重要ポイント!
1:予約管理の必要性
2:予約管理システムとは?
3:予約管理システムのメリット
予約システム化の第一歩!独自のWEB予約サイトをつくろう
1:独自のWEB予約サイトをつくる理由
2:独自のWEB予約サイトを導入するメリット
3:予約管理のシステム化・一元管理による業務効率化
多様化する予約方法
美容室向け顧客管理システム『Bionly』の予約システム
1:ここまでできるの!?顧客向けスマホアプリ
2:すぐに使える!使いやすいWEB予約サイト
美容室向けPOSレジシステム『Bionly』
人気の電子カルテは画像を6枚保存可能
在庫管理やサロンECなど機能も充実
導入準備段階から安心の徹底サポート
まとめ

予約管理は美容室経営の最重要ポイント!

美容室を経営するうえで重要なことはいくつかありますが、その中で「予約管理」は非常に重要な要素です。
予約管理が適切に行えていない場合、ミスやトラブルが起きて余計な業務が増えてしまったり接客に集中できない事態を招いてしまうこともあるかもしれません。予約管理をしっかり行うことでスムーズなサロンワークが実現し、売上アップへと繋がっていくのです。

1.予約管理の重要性

美容室の規模を問わず、現在営業している多くの美容室では「予約制度」を取り入れているのではないでしょうか。
予約制度を導入することは、お客様をお待たせすることなくスムーズにご案内できるのはもちろん、店舗としては計画的な来店を誘導することで効率的な業務スケジュールを立てられます。予約制度は、お客様にとってもスタッフにとっても、時間を有効に使うことができる最適な方法とも言えます。

そして、今や予約は電話だけでなく、WEB予約やポータルサイト・SNSを経由した予約など、窓口が複数になっています。ここで重要になってくるのが予約管理の仕方です。予約制度を導入していても、予約管理にミスがありダブルブッキングなどが起こると、お客様に不快な気持ちを与えてしまうだけでなく、スケジュールの調整などが必要になり業務負担が増えてしまうこともあります。集客経路が広がっている中、予約管理を適切に行うことは美容室経営にとって、必須業務なのです。

2.予約管理システムとは?

美容室の予約管理で活躍する予約管理システムとは、第一にWEB予約サイトと連携していることです。これにより、24時間予約受付が可能となります。第二に様々な媒体から寄せられる予約情報をリアルタイムでまとめて、登録・管理するシステムであることです。電話やメール、SNSなどの問い合わせも含めて全ての予約情報を1つのシステムで一元管理できることで、美容室の予約管理は各段に効率が上がり、予約の受け入れ数を増やしながら管理をラクにすることが可能となります。

かつては美容室に予約システムを導入するには莫大な費用が必要でしたが、現在ではサービスの普及により費用を抑えたうえで簡単に導入できる選択肢が増えています。

3.予約管理システムのメリット

①機会損失の軽減

予約管理システムを利用していない場合、全ての予約を必ずスタッフが直接受けるため、予約が入るたびに予約表を確認し予約受付作業を行う必要があります。
その場合、受付担当がおらず接客中に予約の電話があった時に起こり得ることとして…、

  • 本来接客中であるはずのお客様との時間が途切れ、お客様を待たせてしまう
    =満足度の低下
  • 接客中のため、電話にすぐに出ることができず切れてしまった
    =予約電話が繋がらないという理由で、お客様を他店へと逃してしまっている可能性も…

これでは、いくら良い技術が提供できたとしても現在接客中のお客様に対する接客面での満足度低下を招き、集客のために努力し費やしている時間や費用が水の泡です。

このようなことを防ぐためにも、予約システムを導入しお客様をWEB予約へ誘導することで、24時間365日自動で予約受付が可能となります。実際、美容室の予約システムを導入しているサロンによると、約40%のお客様が営業時間外にweb予約システムで予約をしているというデータもあります。お客様が自分の都合で予約を取れることによって、お客様と美容室双方の機会損失を無くすことができるのです。

②オペレーション負担の軽減

予約システムを導入すると、美容室では予約処理業務の軽減により目の前の接客や必要な業務に集中することができます。
オペレーション負担増加でよくあるのが、予約を電話で受け紙の予約表で管理している場合の予約の書き忘れや書き間違い、そして聞き漏れや聞き間違いです。人間ですから、忙しいとミスを起こしやすくなってしまうこともありますが、これは予約受付をシステム化することで解消できます。
電話予約や直接予約を全て無くすことは難しいかもしれませんが、予約システムを導入しお客様の利用を拡大させていくことで、予約対応の業務は大幅に削減でき、受付業務の負担を減らす効果が期待できます。

▼美容室における予約システム導入のメリットに関しては、こちらでも詳しく解説しています。
なぜ美容室が予約システムを導入するのか?

予約のシステム化第一歩!独自のWEB予約サイトをつくろう

美容室の予約をシステム化するうえで、はじめの一歩の基本として抑えておきたいのは、独自のWEB予約サイトを持つことです。

1.独自のWEB予約サイトをつくる理由

「WEB予約なら、ポータルサイトでも利用できる!」とお考えの方もいらっしゃることでしょう。確かに予約システムとしてポータルサイトに付随したサービスもあります。集客に利用するポータルサイトで予約機能と予約管理システムが備わっているため、使い勝手が良いということで利用されることもあるでしょう。しかし、予約システムを長く運用していくためには、ポータルサイトの予約システムではなくサロン独自の予約システムの利用をおススメしたいのです。

その理由としては、
ポータルサイトの予約システムは、掲載し続けないと利用できなくなる。
という点が挙げられます。また、次のようなデメリットもあります。

  • お客様の予約窓口をポータルサイト経由にしなければいけないため、ポータルサイトを利用しなくても良い既存のお客様まで利用することになる。
  • ポータルサイトに頼った集客は、リピーターを育成しづらい。
  • ポータルサイトに蓄積された顧客情報は、掲載終了時に移行できないことが多い。

ポータルサイトは、新規のお客様を獲得するには大変良い場であり広告効果も期待できます。しかし、将来的にはポータルサイトに頼らずに集客できたり、リピーターで安定した売上を確保できるようになることが安定経営の理想です。
しかし、いざ安定した集客を確保できポータルサイトの掲載を終了する時、そこに蓄積された膨大な情報は移行できないケースが多いのが現状です。ポータルサイトのシステムのみに情報を保存していると、掲載終了と同時にそれらの情報を失うことになります。そのため、ポータルサイトと予約システムとは分けて考え、将来を見越して早めにサロン独自の予約システムを導入するのがおすすめです。

2.独自のWEB予約サイトを導入するメリット

それでは、予約の窓口として、独自のWEB予約サイトを持つメリットを整理してみましょう。

<美容室のメリット>

  • 365日24時間予約を受け付けることが可能
    営業時間外でも取りこぼすことなく予約を受けることができます。
  • 直接対応しなくても自動で予約を受け付けられる
    営業時間内であっても、接客中に電話がかかってきてしまうと接客に集中することができなかったり、目の前のお客様も電話口のお客様もお待たせする時間ができてしまいますが、Web予約なら直接対応をしなくても予約を受け付けられます。
  • お客様情報の聞き間違いや、予約日時のミスを防げる
    口頭や電話口だと聞き取り辛かったり聞き間違いが起きる可能性があり、書き間違いが起きることもあります。Webサイトならそれらのミスを防ぐことができます。
  • お客様の囲い込みができる
    ポータルサイトには他店舗の情報が多く掲載されているため、予約のためにサイトを訪れた時にどうしても他のサロンに目移りしてしまうお客様が発生します。初回来店以降はお店独自のWeb予約サイトから予約をしていただくことで、お客様の囲い込みに繋がります。

デメリットとしては、
・WEB予約サイトを導入するための費用がかかる
・予約サイトを作成する手間
・WEB予約サイトをお客様に周知してもらうための手間
といった点があります。

<お客様のメリット>

  • 好きなタイミングで予約が取れる
    移動中や休憩中そして深夜でも、思いついたときに予約を取ることができるので気軽に予約をすることができます。
  • 無駄な時間が無い
    Webの操作で予約が完了するため、メニューや空いている日時を選択すればそのまま予約が完了。電話予約の場合に生じる待ち時間が無くなるので、予約を取るためのストレスがありません。

デメリットとしては、
・インターネットに接続できないと予約が取れない
といった点があります。

WEB予約を導入することは、美容室にとってもお客様にとってもメリットが大きいものですね。

3.予約管理のシステム化・一元管理による業務効率化

利用するメリットが大きいサロン独自のWEB予約サイトと、それを管理できる予約システムを連携させれば美容室にとって以下のようなメリットもあります。

  1. 予約を受けるだけでなく、リマインドメッセージで無断キャンセルを防止したり、サンクスメール配信で来店後のフォローができるなど、予約をベースとした管理が可能となる。
  2. 予約の際に入力されたデータを基に、電子カルテとも連携可能。
  3. 予約データを集計・分析することで、マーケティングや営業戦略のための材料として利用できる。
  4. 予約データを利用して、最新の顧客データ作成がカンタンにできる。

▼WEB予約システム導入のメリットに関しては、こちらでも詳しく解説しています。
美容室で『独自の予約システム』を導入するメリットをおさらい!なぜ美容室が予約システムを導入するのか?

多様化する予約方法

スマホ普及率が94%にも至る現在の日本では、様々なコミュニケーションツールが利用され、美容室とお客様との繋がる経路も増えています。
これまで多く利用されてきた電話予約や紙媒体、WEB予約を除くと、例えば…

  • LINE/Instagram/Facebook/Twitter などのSNS
    気軽にメッセージのやり取りができたり、集客や宣伝もそして直接予約を受ける窓口に。
  • Googleマイビジネス
    検索することでGoogleマップに表示され、広告を出さなくても近くにある美容室が見つけやすい。
  • スマホアプリ
    美容室だけでなく、美容師とマッチングするアプリも利用者が増加中。

このように、インターネット上で簡単にサロン比較や予約ができる媒体が増えていることで、ある意味お客様の選択肢の幅は広がっていますが、信号機の数よりも店舗数が多い美容室にとっては、ライバル店がひしめく戦国時代がまだまだ続いています。

そこで必要なことは、新規来店されたお客様を確実にリピーターにし、再来店させる仕組みを構築することです!

これを可能にするのが、先にご紹介した『独自のWEB予約サイト』と『独自のスマホアプリ』です。
スマホアプリは、10代~70代までで9割以上の人が保有するスマホで、
・WEBで検索するよりも見つけやすく
・使いやすい
・一度入れてもらえれば囲い込みを可能とし、リピートされやすくなる
という使い勝手の良さがあります。

しかし、
「スマホアプリをつくるのは、費用も時間も掛かりそう、管理も大変そう…」
と、足踏みしていませんか?

そんな時の選択肢の一つが、予約管理システム・サロン独自のWEB予約サイト・スマホアプリをまとめて提供しているサービスを利用ことです。

美容室向け顧客管理システム『Bionly』の予約システム

美容室・サロン専用のiPad顧客管理POSレジシステム Bionly(ビオンリー)は、美容室の運営業務に必要な機能を備えていますが、基本料金の中で顧客向けスマホアプリと、独自のWEB予約サイトをすぐに使うことができるのが特徴です!!

1.ここまでできるの!?顧客向けスマホアプリ

通常、美容室専用のスマホアプリを制作しようとすると、掛かる費用の相場は、
■一から作成する場合
⇒開発費用(100~300万円程度)+ 運用・保守費用(月額数万円~)
■パッケージから選択してカスタマイズする場合
⇒初期費用(0~30万円程度)+ 月額費用(1~5万円程度)
と言われています。
顧客管理サービスやPOSレジシステムでも、スマホアプリや独自のWEB予約サイトを提供している会社もありますが、そのほとんどではオプション扱い。

そんな中、美容室・サロン専用のiPad顧客管理POSレジシステムBionlyが提供するスマホアプリは、なんとBionlyの月額利用料金に追加料金無しで利用を始められます。

<スマホアプリ『CHEERBE(チアビー)』の機能>

①予約機能
24時間365日対応。BionlyのPOSレジシステムと連動しており、Bionlyで作成した予約可能スケジュールが表示されます。アプリから予約が入ると自動でBionlyの予約表やカルテに追加され、予約リマインドメッセージも自動で送付可能です。

②履歴確認
お客様はご自身の来店履歴や施術履歴、購入履歴をアプリから確認することができます。

③お買い物機能(EC機能)
美容室で取り扱っている商品をアプリ上でお客様に販売することができます。お客様が普段その美容室で購入しているシャンプーの詰替えやスタイリング剤などを、美容室へ足を運ばなくても自由な時間に購入することができます。誰もが見られる一般的なECサービスのようなものではなく、サロンに来店されBionlyに顧客登録されているお客様のみを対象としたサービスで『CHEERBE』アプリ上での販売に限られるため、サロン専売商品も取り扱いが可能です。

④チャット機能
美容室とお客様との間でダイレクトにチャットができます。スタッフ個人でのやりとりではなく、あくまでもサロンとしての窓口を持てるためお店として管理がしやすいことがポイント。何よりチャットなので気軽&手軽にお客様とやり取りができ、画像の送受信も可能なので、来店前後の相談やコミュニケーションが取りやすいと好評です。

⑤お知らせ機能
サロンからのお知らせをプッシュ通知で知らせることができます。営業時間変更や新しいメニュー・スタッフの紹介など、お店から全てのお客様へのお知らせは「お知らせ機能」を利用し、特別キャンペーンやクーポンなど個別にご案内したいことは「チャット」宛てと分けることで、情報の伝わり方や価値を高めることができます。

▼CHEERBEの詳しい機能に関しては、こちらでも詳しく解説しています。
⇒導入サロン増加中!美容室でサロン専用予約アプリを導入するメリット
⇒【アプリでいつでも店販販売】POSレジ連動で管理もカンタンなBionlyの『サロンEC』をはじめよう!

2.すぐに使える!使いやすいWEB予約サイト

Bionlyでは、美容室独自のWEB予約サイトも追加料金無しで利用でき、ご契約とともに自動で専用のURLを提供します。

●美容室では…
Bionlyの管理画面から、シフトを反映させることでお客様から予約を受け付け可能な状態になります。

●お客様は…
Web予約サイトにアクセスしたら、①スタッフ ②施術メニュー ③日付 ※④要望があれば要望 を選択するだけで予約完了です。
初回予約時は、氏名と電話番号、メールアドレスを入力し会員登録します。2回目以降はマイページにログインすれば、予約履歴を確認することもできます。

Bionlyが提供するWEB予約サイトは、シンプルなつくりだからこそお客様の誰もが使いやすく、美容室では予約の自動受付により予約業務に関する手間を大幅に削減できます。また、POSレジシステムと連携していることで、予約が予約表に自動的に反映されたり、電子カルテが自動で作成されたり、集計や顧客フォローにも使いやすく、サロン業務で負担となっている要素を激的に改善します。

スマホアプリを使いこなせないお客様やアプリを増やしたくないというお客様には、WEB予約サイトをご案内して予約をしていただくのがオススメです。Bionlyにはサロン専用ポイント機能があるため、「独自のWEB予約サイトやアプリからの予約なら、ポイントを付与しますよ。」ということで、お客様にお得感を与えて囲い込みを強化することも可能です!

また、WEB予約サイトを使う際には、ぜひメニュー名の付け方も工夫しましょう。ちょっと一手間こだわるだけで、予約数倍増も夢ではありません。
▼詳しくは、こちらから
⇒予約システム&集客サイト最大活用!予約数が増えるメニュー名の付け方とは?

美容室向けPOSレジシステム『Bionly』

人気の電子カルテは画像を6枚保存可能

Bionlyの電子カルテは来店毎に6枚の画像を保存できるのが最大のポイントです。
6枚保存できることで、施術前後画像の他に、フロント/サイド/バックやポイント部分のアップ画像、使用商材の画像など幅広い用途に画像保存機能を利用できます。さらに手書き用の業種別イラスト台紙を標準装備。画像にもイラスト台紙にも手書きで書き込み出来るので、細かい施術記録を残せます。

Bionlyのカルテ機能詳細はこちら

在庫管理やサロンECなど機能も充実

Bionlyには、一般的なPOSレジシステムに搭載されている機能の他に、オプション機能となることも多い在庫管理機能も標準搭載。
在庫管理もシステム化することで、作業コストが大幅削減されるだけでなく、店販商品は販売情報が売上データに自動反映され、在庫状況の確認や在庫管理を誰でも行うことが出来るようになります。

さらに、顧客用無料アプリ『CHEERBE』上で店販商品を販売できるEC機能もあるため、店販販売強化を図ることが可能です。

在庫管理機能・サロンEC機能についてはこちらでも詳しく解説しています
⇒今こそ在庫管理のシステム化!美容室での導入メリットと準備を解説
⇒POSレジ連動で管理もカンタンなBionlyの『サロンEC』をはじめよう!

導入準備段階から安心の徹底サポート

Bionlyでは忙しい美容室の皆様のため、導入前に必要な各種設定は専用のサポートチームがお手伝い。多岐に渡る顧客管理機能の説明や操作レクチャーもしっかりと丁寧にいたします。そのため「面倒」「難しい」といったことはありません。もちろん、導入後も電話・メール・オンラインなど様々な方法で徹底的にサポートいたします。

▼導入サポートについて詳しくはこちら
⇒Bionlyの導入サポート

予約システム化のまとめ

いかがでしたでしょうか。
予約受付と管理をシステム化することは、お客様にも美容室にとってもメリットが大きく、利便性と効率が抜群に良くなります。システム化することで業務効率を上げ、お客様のリピート率アップ戦略にも活用してくださいね。


動画で見る『ipad専用POSレジBionly(ビオンリー)』