美容室の電子カルテ活用法＆メリット徹底解説！画像保存や検索・電子同意書まで充実の機能

電子カルテとは？
美容室で電子カルテが必要な理由
美容室で電子カルテを使うメリット＆デメリット
- 美容室で電子カルテを使うメリット
- 美容室で電子カルテを使うデメリット
美容室が電子カルテを選ぶ時に重視すべき機能
導入事例から見る！美容室の電子カルテ活用術
電子カルテ搭載の美容室向けPOSレジシステム『Bionly』
美容室における電子カルテについてまとめ

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電子カルテとは？

電子カルテとは、従来から使われていた紙のカルテを電子的なシステムに置き換えたものです。
PCやタブレット、スマホなどの電子機器に電子カルテのソフトやアプリをインストールすることで、カルテを電子情報として記録・保存します。
顧客情報を管理するにあたり、特定のカルテ情報の編集・閲覧だけでなく、登録されている複数カルテの一括編集や管理をすることもでき、顧客情報に関わる業務効率化が実現します。

美容室で電子カルテが必要な理由

電子カルテは医療業界から利用が広がってきたものですが、美容室での利用も拡大しています。
「顧客情報の記録・管理は紙カルテで十分。」と思われる方もいるかもしれませんが、顧客情報の管理を効率化するだけでない≪美容室へ電子カルテを導入すべき理由≫がいくつかあります。

1．美容室の顧客情報を記録して、顧客満足度アップ！

美容室で使う手書き紙カルテでは、記入に時間が掛かったり最低限の記載になりがちで情報を上手く残すという面で課題がある美容室は多いのではないでしょうか。その点、電子カルテを利用すれば、短い時間で多くの情報を記録することが可能になります。
カルテには、お客様自身の情報や施術履歴など様々な情報を記録していきますが、カルテに記録されているお客様の情報量が多ければ多いほどお客様の好みや嗜好を把握でき、よりお客様の好みに合わせた提案や施術がしやすくなりますよね。
次回来店時、それらの情報を元に施術を行い、多くを語らずともお客様の好きなスタイルができあがれば、その仕上がりに満足するだけでなく「担当さんとの相性が良い」と感じ総合的な顧客満足度がアップするため、さらなるリピートへと繋がっていくのです。

2．美容室の顧客情報を徹底管理してトラブル防止！

美容室のカルテには、個人を特定する情報の他、毎回の施術内容やアレルギー等の情報、プライベートな話題まで、多くの個人情報が記録されています。
カルテの紛失は絶対にあってはなりませんが、紙カルテのように1枚ぺらっと持ち運べてしまうものだと、気軽にカルテを受付や他のお客様の目に付く場所に置いてしまうことや、ふとした瞬間に備品の隙間に入ってしまい紛失してしまうことがあるかもしれません。そういったところから個人情報が漏洩するだけでなく、その内容によってはお客様トラブルに発展してしまうケースもあり得ます。

一方、電子カルテなら無防備な管理が原因でお客様にカルテを見られるということは防げますし、カルテ情報は自動的に端末の中に保存されるので、紛失してしまう心配もありません。また、検索をかければ情報をすぐに呼び出すことができるので、お客様の情報を把握しやすく、お客様とのコミュニケーションがスムーズに進むというデータ管理ならではの利点もあります。

3．美容室の顧客情報を活用して効果的な集客！

美容室の電子カルテは情報を一括管理することができ、その情報をデータとして整理したりまとめることができます。それにより、条件を絞り込んで一覧化することも容易です。そうすると、カルテに記録した情報は接客時に振り返るだけのものではなく、集客のために活用できる材料となります。

例えば、「誕生月」「施術メニュー」「お客様の関心事」などの軸をつくり、これに該当するお客様を一覧化します。リストアップして絞り込んだお客様に対して、DMなどでアプローチをかければ、効率的かつ集客効果は倍増します。
DMはメールでもハガキの場合でも、多すぎても少なすぎても反響が出にくいものですが、絞り込むことで誰にでも当てはまるいわゆる「ザ・DM」の内容ではなく、お客様が「自分ごと」として受け止めてくださる内容をつくることができ、集客率が高くなるのです。
電子カルテなら、こういった客層の絞り込みやリストアップも一瞬なので、美容室での集客施策の幅も広がります。

美容室で電子カルテを使うメリット＆デメリット

では、美容室で電子カルテが必要な理由がわかったところで、今度は電子カルテを使った時のメリット＆デメリットをみていきましょう。

美容室で電子カルテを使うメリット

＜記録面＞

紙カルテよりも記録にかける時間を少なくし、多数の顧客情報、施術履歴などを登録、編集、保存がしやすい
文字だけでは表現しにくい現在の状態や仕上がり具合を写真と共に残せる
選択式にできるなど、記録方法の効率化が可能
キーボード入力で誰が見ても読みやすい文字で記録できる

＜管理面＞

検索機能で対象のカルテを見つける作業が簡単＆スピーディー
クラウドに保存されるので、顧客情報やカルテ内容など電子化されたデータは半永久的に保存可能
クラウド保存だから、いつでもどこでも対応の電子機器があれば顧客情報を閲覧、確認できる

＜コスト面＞

紙カルテのように印刷する必要が無いため、印刷コスト削減＆ペーパーレスを実現
デジタルデータなので、印刷が薄くなる・紙が傷むなどカルテの劣化がない
クラウド保存だから、カルテ保管場所の確保が最低限で済む（店内の収納を圧迫しない）

＜セキュリティ面＞

電子端末でのセキュリティ対策ができる
のぞき見やカルテの紛失を防げる

美容室で電子カルテを使うデメリット

デジタル端末に不慣れな人には使いづらい
利用端末の経年劣化、ネットワークの通信状況に影響される場合がある
システム利用料や導入コストが掛かる
全ての情報を電子化できない場合もある
※ただし、最初からシステム化されているものを利用していれば問題ありません

美容室の顧客情報管理をを電子化させていくには、電子カルテを使うメリットがある一方でデメリットがあるのも事実です。
機能が多ければ良いというわけでもなく、美容室のスタッフさんの中にはデジタル端末に苦手意識を持たれる方も少なくないでしょう。また、利用する機能によっては追加料金が必要となる場合もあります。
継続して利用し情報を蓄積することで益々利用価値の高まる電子カルテだからこそ、分かりやすく使いやすい電子カルテを選ぶ必要性があります。

美容室での電子カルテを使った顧客情報活用に関してはこちらでも詳しく解説しています
⇒美容室でペーパーレスを実現するための電子カルテ活用術とは？
⇒美容室でやるべき顧客管理とは？売上UPにつながるカルテ管理

美容室が電子カルテを選ぶ時に重視すべき機能

美容室向け電子カルテは様々な種類があり各々異なる機能を備えています。美容室のワークフローに合った電子カルテを選ぶことは、コストを抑えながら業務効率をぐんとアップさせることに繋がります。
では、美容室向けの電子カルテにはどのような機能があるといいでしょうか。

1．美容室向け電子カルテの機能：写真保存機能

美容室で髪型や髪色を写真に撮ってそのまま当日の電子カルテに保存すれば、Before&Afterが残せます。写真なら、前後左右多くのアングルを見たまま残せるので、文字だけでは表しきれない微妙なニュアンスも後日正確に振り返ることができます。
電子カルテでは、当日のメニューやご要望、会話内容などは文章で、施術詳細に関しては写真でと、多くの情報を残せるため、来店までに期間が空いたお客様がいらっしゃっても安心。美容室の担当が変わっても、お客様の施術履歴を正確に遡ることができ、具体的な提案やご案内ができます。

2．美容室向け電子カルテの機能：検索機能

美容室で丁寧にカルテを作っても、必要な時にすぐに取り出せなければ意味がありません。
例えば、施術前や予約の際にしっかり顧客情報を確認することで、お客様へより良い接客サービスを提供し安心感を与えることができます。
電子カルテはデジタルデータとして保存しているため、検索機能があることで全データの中から必要なカルテを瞬時に探し出します。紙カルテのように「探す→確認する→元の場所にしまう」という手間が掛からないため、美容室のカルテ管理に掛かる時間が大幅に削減され、業務効率が圧倒的に向上します。

3．美容室向け電子カルテの機能：同意書保存機能

美容室でも利用機会が増えている「施術同意書」や「契約書」。お客様に関する情報として、電子カルテと共にこれらの書類もデジタル作成・保存できると、管理の手間が無くなりペーパーレス化を促進できます。
同意書や契約書などはトラブルを避けるために大変重要な書類ですが、お客様にサインをもらった後は、出番がほとんど無いもの。しかし、必要なときにすぐに確認できる必要性があります。電子カルテと一緒に同意書も一括管理して検索することができれば、保管場所にも困らないので便利です。

4．美容室向け電子カルテの機能：持ち運べる端末＆クラウド保存

美容室で電子カルテを使う場合、「どんな機能が使えるかな？」ということばかりに目が行きがちですが、あちこちに持ち運べたり、クラウド保存できる電子カルテシステムであるかどうかでも、使い勝手の良さが変わります。
美容室では、接客のために店内を移動したり、店外でカルテ入力が必要なケースが発生することもあるかもしれません。忙しい美容師さんの業務をサポートするうえで、タブレット型のような持ち運べる端末で使える電子カルテであることは、業務効率アップに繋がります。例えば、お客様の元で前回の施術写真を見ながら新たなご提案をしたり、受付だけでなくバックオフィスで休憩しながらカルテ情報を閲覧・編集することができます。
さらに、クラウド保存できる電子カルテなら、美容室内外関わらずPCやタブレット、スマホといったインターネットが繋がる端末があれば、いつでもどこでも操作ができカルテ利用の壁が無くなります。

導入事例から見る！美容室の電子カルテ活用術

電子カルテを導入された美容室は、実際どのような課題があり電子カルテの導入に至ったのか、そして電子カルテ導入後のどのように改善されたかなどの実例を、美容室のリアルな声をご紹介します。

電子カルテをカウンセリングに活用

「カルテは評判いいですね。写真だと分かりやすいので。鏡でも見せますけど、後ろからや横からはあまり見ないので写真の方が客観的に見ることができますしね。また、施術前と施術後の状態、前回の状態などをお客様と確認しています。前回より短くしたり長くしたり、どこがやり辛かったとか、写真で残しているから振り返りがしやすく、助かっています。」

RecRe hair／美容室

https://bionly.jp/voice/recrehair/

「前回と同じで」をお客様と一緒に確認できる

お客様が2か月くらいのサイクルでご来店されて「前回と同じで」と仰るんですが、お客様自身でも前回がどうだったのかを覚えていない方が意外と多いんです。そうすると電子カルテに画像で残っていると「ああ、こんな感じだったんだね」ということでご覧いただけます。例えば、前回「襟足をちょっと長めに設定したから今すごくもっさりしちゃったからもうちょっと切って」とか、「こうやったからこうなる」というのがすごく分かりやすいと思いますね。

Salire hair salon／美容室

https://bionly.jp/voice/salire-hair-salon/

電子カルテでより詳細に情報を残せるようになった

私自身かなりアナログなので電子カルテは初めてだったんですけど、使っていてすごく便利です。スマホをよく使うので、手書きよりも打って入力した方がたくさん情報を残せますね。手書きだとテキトーになっちゃって「リタッチ」「揃える分だけ切った」とか書いて終わっちゃうところも正直ありましたが、電子カルテだと会話内容も細かく残せるようになりました。あとは、場所を取らなくなってお店がすっきりしました。

moi-meme／美容室

https://bionly.jp/voice/moimeme/

その他の導入事例は、こちらをご覧ください。
⇒【ケース別】Bionly導入美容室の声
 ⇒今、美容室で電子カルテが人気の理由とその活用方法

電子カルテ搭載の美容室向けPOSレジシステム『Bionly』

美容室に人気の電子カルテは画像を6枚保存可能

Bionlyの美容室向け電子カルテは来店毎に6枚の画像を保存できるのが最大のポイント！
6枚保存できることで、施術前後画像の他に、フロント/サイド/バックやポイント部分のアップ画像、使用商材の画像など幅広い用途に画像保存機能を利用できます。さらに手書き用の業種別イラスト台紙を標準装備。画像にもイラスト台紙にも手書きで直接書き込み出来るので、入力が苦手な方も紙カルテのような感覚でも施術記録を残せます。

⇒Bionlyのカルテ機能詳細はこちら

美容室に嬉しい充実の顧客情報登録

Bionlyでは丁寧なカウンセリングを行う美容室のために、選択式で登録できる顧客属性や、テキスト入力する3つのメモ機能など、顧客情報の登録方法が充実！
統一してヒアリングしたい美容室オリジナル項目は、予め設定しておくことでプルダウンで選択するだけで情報を残せるので、情報登録の時間短縮を実現！メモ機能は、1回の施術で最大2000文字まで入力可能。お客様の情報を丁寧にしっかり記録することができます。

⇒Bionlyのメモ機能の詳細はこちら

その他にも、電子同意書機能や紹介者機能などは、美容室向けの電子カルテとして標準装備。また、顧客情報をPOSレジシステムで一元管理できることで、WEB予約が入れば自動的に電子カルテにも予約情報が反映されたり、登録された顧客情報を集計・分析することも可能でマーケティングにも活用できます。

美容室への導入準備段階から安心の徹底サポート

Bionlyでは忙しい美容室の皆様のため、導入前に必要な各種設定は専用のサポートチームがお手伝い。多岐に渡る顧客管理機能の説明や操作レクチャーもしっかりと丁寧にいたします。そのため「面倒」「難しい」といったことはありません。もちろん、導入後も電話・メール・オンラインなど様々な方法で徹底的にサポートいたします。

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