美容室・サロン専用のiPad顧客管理POSレジシステム Bionly(ビオンリー)

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コラムcolumn
電子カルテ

接客力がアップするメモの書き方とは?電子カルテを活用するお客様情報の記録方法

お客様の情報や施術記録はどのように記録しますか?例えば、文章や文字で残すときに書き込む項目が決まっていると、見返すときにもどこに何が書いてあるかが分かりやすくなります。今回は、お客様の情報を上手に記録する方法をご紹介します。

上手なカルテの使い方

カルテは何のためにつくる?

カルテにお客様情報を記録できていますか?施術記録だけでなく、お客様からヒアリングした内容、施術中に気付いたことや注意点など、お客様に関する情報を記録しておくことは接客の延長線上にある重要な業務です。例えば、数ヶ月後に来店された際に記録を見れば前回までの内容を思い出しやすくなり、継続した接客と施術ができますよね。

お客様からしても、毎回同じようなことを聞かれたり言われたりするのは居心地が良くないものです。

一方、これまでの来店から繋がりのある接客をしてもらえると、サロンやスタイリストに親しみや特別感を感じたり、“行きつけのお店”として安心感を与えることができます。別のスタッフが対応することになったとしても同様です。

だからこそ、お客様の情報をきちんと把握して接客やアプローチを行えると顧客満足度アップや再来店率アップに繋がるのです。

では、お客様の情報はどのようにカルテに残すと良いでしょうか?電子カルテを導入すれば、簡単に記録することができます。特定の項目なら選択式にすることで記録を楽にすることもできますし、カメラ機能付きの電子カルテなら写真や画像残すことも可能です。そうすれば記録作業も確認作業も時間がかかりません。

細かな内容を文章や文字で残したい場合は入力して登録します。情報は見つけやすさがポイントですので、入力して記録する場合は書き方を気にすると見やすいカルテになります。カルテへの記録はとても大切な作業ですが、その後に活用しやすいかどうかも重要です。大切な情報を振り返りやすいように、記録方法を選んでくださいね。

 

カルテの書き方ポイント

見やすいカルテをつくるコツ

お客様ごとに異なる情報や細かい情報を記録したいとき、電子カルテでは入力して登録することになります。タイピングが苦手な方もいらっしゃるかもしれませんが、ポイントをおさえれば入力の負担を減らしながら見やすいカルテをつくれます!

【カルテを文章で残したい場合のポイント】

・箇条書きにする
できるだけ箇条書きにすることで余計な入力の手間を省き、さらに見返した時にも言葉数が少ない方が情報を早く認知することができます。また、項目をつくり分けて記載することで長文を連ねるよりも内容を瞬時に理解しやすくなります。

・事実を残す
主観的な感想は、読む人によって受け止め方が変わることもあります。複数人が共有するカルテとしては、事実やお客様が言われた言葉などを正確に記録しておくことで正しい情報を伝達することができます。できる限り具体的な内容を残すよう意識しましょう。

・共通した用語を使う
サロン内で共通の略語を使う場合もあるかもしれませんが、それ以外にカルテはお客様が通い続けてくださる限り何年にも渡り使うものです。そのときの流行り言葉などは使わず、一般的な用語を使うことで年齢を問わずいつでも誰にでも理解される情報になります。

 

Bionlyの『メモ機能』あれこれ

使い分けられる2つのメモ

 

iPadサロンシステムBionlyには、お客様に関する情報をメモ入力できるポイントがいくつかあります。『メモ』を活用することで大切なお客様のご要望やお話した内容を記録し、管理できるようになります。
メモの種類は大きく分けて2ヵ所あります。

1つ目
お客様自身の情報としてカルテに記録すべき内容。

2つ目
来店ごとの施術履歴として記録すべき内容。

それぞれの箇所に記録できることで、必要な情報を見つけやすくなります。その詳細をご紹介します。

顧客に紐付けたメモ

お客様自身の情報として個人情報とともに記録するカルテメモは2種類あります。カルテ上に記録でき、お客様情報を削除しない限りいつでもすぐに確認することができます。

1.顧客メモ
選択式の属性等では補えないお客様の情報を1500文字までの文章や言葉で残すことができます。施術内容ではなく、お客様自身の情報としての記録がおススメです。

2.ひとことメモ
13文字以内で残すメモで、お客様情報として特に重要な内容を共有しておきたいときに便利です。お客様カルテを開いた1ページ目に常に表示されるため、来店履歴が増えても情報が埋もれません。

 

伝票ごとのメモ

来店ごとの施術履歴を残すためのメモは、3種類あります。

1.カウンセリングメモ
ヒアリングしたお客様情報を2,000文字までの文章や言葉で記録できます。

2.予約メモ
アプリの予約画面で予約を作成した際に入力することができるメモです。予約時にサロン側が残しておきたいお客様の要望や注意事項などをメモできます。

3.お客様ご要望
お客様がWeb予約サイトにて予約をする際に、お客様ご自身で「ご要望・ご相談」欄に入力したものが表示されます。




 
いくつかのメモを使い分けることで、情報が記録しやすくなったり、確認しやすくなったりします。カルテや施術記録を充実させお客様の接客と満足度アップにお役立てください。

軽減税率対応のPOSレジシステムです。

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