美容室でペーパーレスを実現するための電子カルテ活用術とは？

近年では、「働き方改革」のもと、多くの業界で勤務時間や勤務体系や雇用形態の多様化、テレワークの導入、ITシステムの導入など様々な変化が起きつつあります。
この働き方改革の大前提に「ペーパーレス化」があることは周知のとおりです。
ペーパーレスとは、今まで紙に印刷していた資料を電子化し、データで共有する等、様々な方法があります。
サービス・接客業に従事する方々にとっては、お客様に対応する時間を減らすわけにはいきませんが、無駄な時間を無くし時間を効率良く使うということは非常に重要なポイントです。これをペーパーレスの仕組みで実現することができるのです。
例えば美容室、美容院、エステサロン、ネイルサロン、アイラッシュサロンなどの美容サロンでは、お客様の来店情報や施術履歴などの顧客情報、売上情報、毎日の申し送り事項など、スタッフ同士の情報共有や、管理する人間が遠隔でも情報を確認するということは多いですよね。
今回は、そういった情報を美容室で電子化して管理するメリット、ペーパーレスでの情報管理について考えていきましょう。

そもそも顧客の電子カルテとはどんなもの？
顧客の電子カルテを管理するメリットは？
美容室向けの電子カルテの活用方法とは
- iPad1台でカルテの電子化が叶う顧客管理POSレジ『Bionly』
Bionlyの電子カルテを導入したサロン様の声
美容室でペーパーレスを実現するための電子カルテ活用術まとめ

そもそも顧客の電子カルテとはどんなもの？

美容室で、保存・管理すべき情報で重要なものは、顧客情報でしょう。
美容室の顧客情報は、カルテに残しますよね。美容室顧客の基本個人情報や施術履歴、購入履歴、予約履歴などを記録していきます。
この顧客のカルテを電子化し、「電子カルテ」にすることで、以下のようなメリットが生まれます。

電子カルテは紙カルテよりも記録にかける時間を少なく、多くの情報を残すことができる
顧客情報の検索が簡単、スピーディー
保管場所をとらない
文字だけでは伝わりにくい内容も写真と共に残せる
印刷コストを削減でき、紙に印刷しないのでカルテの劣化もない
クラウド保存すれば、顧客情報やカルテ内容など電子化されたデータは半永久的に保存できる
いつでもどこでもスマホ、iPad、パソコンがあれば顧客情報を閲覧、確認できる
セキュリティ対策ができる

デメリットとしては、

ITに不慣れな人には使いづらい
利用端末の経年劣化、ネットワークの通信状況に影響される場合がある
全ての情報を電子化できない場合もある（ただし、最初からシステム化されているものを利用していれば問題ありません）

美容室で顧客情報管理ををペーパーレス化＝電子化させていくには、このようなデメリットがあるのも事実です。
技術や接客力アップに力を注いでいる美容業界のスタッフさんの場合、IT機器に苦手意識を持たれる方も少なくないでしょう。
だからこそ、分かりやすく使いやすい電子カルテを美容室に導入する必要性があります。

顧客の電子カルテを管理するメリットは？

美容室顧客の電子カルテに残す情報が多く、うまく管理できるとどのようなメリットがあるでしょうか。
それは、ずばり「顧客満足度アップ＆安定売上」に繋がります。
電子カルテは顧客の趣味・嗜好も含めた個人情報、施術記録を正確に残し、来店前に見返すことで、当日の接客に活かすことができます。
そうすると、当たり障りのない接客ではなく、行き当たりばったりの接客でもなく、美容室顧客に合わせたその時オンリーワンの接客をすることができるようになります。
電子カルテによって美容室顧客に合わせたトークで接客・提案が受け入れていただきやすくなり、単価アップがしやすくなり、いつもよりワンランク上の施術を受けた結果、その仕上がりに顧客満足度もアップするはずです。
美容室として、統一の顧客情報項目を定めておき、それを各顧客にヒアリングし、電子カルテに残しておけばそれを利用して、ターゲットを絞り込んだキャンペーンを行うことも可能です。
電子カルテでDMをつくり再来店のためのアプローチをかけることができるのです。
例えば、誕生月や購入された商品に絡めた内容以外にも、

お子さんがいらっしゃる方なら、入学式・卒業式に向けて
梅雨の時期は、「髪がまとまらない」「髪がうねる」などのお悩みの方へ
季節の変わり目に、「髪のパサつき」「髪のダメージ」を気にされる方へ
オシャレに気を使われる方なら、イベント毎のヘアセットや着付けのご案内
ご家族がいらっしゃる方へ、「〇〇の日」ギフトチケットのご提案

電子カルテの顧客情報を活用することで、このようなアプローチを漏れなくまとめて行うことができるようになるのです。
紙カルテの場合、見返したり、記憶をたどるには限界がありますが、電子カルテならばこれらをデータ情報として集計し、自動的に顧客一覧として出力することも可能となります。
このような操作も電子カルテで簡単に行え、実際お客様にアプローチすることができるようになることで、美容室に来店されていない時のお客様とのコミュニケーションとなり、再来店のきっかけをつくることができます。

美容室向けの電子カルテの活用方法とは

美容室の顧客カルテの電子化といっても、いくつか方法がありますが、一番手軽でおススメなのは、クラウド保存型のシステムを利用することです。
クラウド保存できれば、経年劣化や万が一のトラブルで端末が故障した場合でも、情報はクラウド上に保管されているため、新しい端末を用意すればこれまでの顧客情報を今まで通り検索・閲覧することができますので、最新の機器に買い替えることができます。
携帯電話同様、機械は必ず劣化していきますので、ある程度の期間使用したら新しいものに替えた方が機能的にも便利に使い続けることができるのです。
タブレット型なら、自由に持ち運ぶことができるので、お客様の元で当日の施術写真を撮って見せたり、会計もその場で行うことができます。
美容室に初回来店のお客様には、待合スペースでタブレット内に準備した顧客情報記入欄に入力していただきながらお待ちいただくこともできます。
「PC操作が苦手だな」とIT機器に苦手意識を持たれる方でも、今は個人の連絡手段でスマホの普及率もどんどん拡大しています。
タブレットならスマホの操作方法と似ている部分も多いので、使い始めるにはもってこいです。

iPad1台でカルテの電子化が叶う顧客管理POSレジ『Bionly』

『顧客管理POSレジシステム Bionly』は、iPad専用となっています。
iPadはタブレット機器の中でも、使いやすさが抜群ですよね。
画面がシンプルかつキレイで、タッチパネルの動作が軽く、iPhone利用者はもちろん、タブレット初心者やAndroidのスマートフォンを使っている人でも、ストレスなく直感的に操作することができます。
また端末のiOSバージョンアップと共に、Bionlyも定期的なバージョンアップが行われていますので、常に機能が進化するシステムでもあり、最新機能も追加料金無しで使うことができます。

Bionlyの電子カルテでは、画像保存も来店毎に10枚まで保存でき、更にその画像やイラストに手書きで書き込みができます。手書き機能やメモ機能も充実し、顧客属性は最大24項目選択肢を作成し、登録の際は選ぶだけでOK。
簡単に多くの情報を電子カルテに残すことができます。
このような顧客情報から分析や集計をし、更にそれらをもとにメッセージ配信やDMハガキの宛名印刷をすることもできます。

電子カルテは日記ではなく、美容室の情報資産です。利用することで価値を何倍にも高めることができるのです。
来店毎に得た情報を、どの美容室スタッフでも同じように正確に記録し続け、それを見返し次の来店までに繋げることが正しい電子カルテの活用方法といえます。

Bionlyの電子カルテを導入したサロン様の声

写真を撮る事でお客様を忘れない！

電子カルテで写真を保存できるメリットは大きいです。毎回ヘアスタイルを変えたいお客様の写真は保存しています。特に新規のお客様は、なかなかお顔とお名前とを一致させて覚えられないんですよ。なので、こっそりお顔も撮らせていただいて、あとから電子カルテを見てお顔とお名前とを一致して思い出せるというところがあって。それは紙のカルテ管理ではできないメリットですね。

【ROSSO／美容室／香川県】

写真は1回の施術につき6枚も保存ができるので良いですね

痩身のメニューで、施術前の正面・横・後ろ姿の3枚を撮らせていただいて、施術後にも同じ3枚を撮るので合計6枚電子カルテに保存しています。施術前後に必ず撮影させていただいているので、その時のお写真もお見せしますし、あとは例えばご来店開始から3ヵ月になるお客様の場合には、3ヵ月前の写真もお見せして「こんなに変わったんですね！」とお客様と喜びの共有ができたりもします。

【Paume Bonheur ／エステサロン／東京都】

電子カルテでお客様に共有してカウンセリングを深めています

電子カルテは評判いいですね。写真とか、分かりやすいので。鏡でも見せますけど、後ろからや横からはあまり見ないので写真の方が客観的に見られるし。あとは、（手書きカルテ）記入できるじゃないですか。そこに全部書いてお客様が見られるので、自分で何がされているか分かるとか、以前何があったとか書いてあるので。そういうのがいいですね。

【RecRe hair／美容室／千葉県】