【在庫=美容室の資産】美容室経営のカギとなる在庫管理はシステム化で業務効率アップを!

目次

● 美容室で必要な在庫管理とは?
在庫管理をするメリット・デメリット
1:在庫管理のメリット
2:在庫管理のデメリット
POSレジシステムと在庫管理連携のメリット&はじめ方
1:システム化することで在庫管理に関する作業量を軽減!
2:正確な在庫管理はこまめに!
3:在庫管理のシステム化をするには?
4:在庫管理のシステム化でも補助金や助成金が利用できる!
● 無料ではじめられる美容室向けPOSレジシステム『Bionly』
在庫管理機能が充実
サロンECも一元管理
シンプル&スムーズなレジ機能
すぐに使える!個人サロン向けのFREEプランあり
● まとめ

美容室で必要な在庫管理とは?

美容室で管理すべき在庫には、お客様に販売する店販商品のほか、施術に使うシャンプー剤やカラー剤など取り扱うメニューやサービスによって様々なものがあります。これらは、商材に形を変えたサロンの資産であり「在庫」イコール「お金」と捉えることができます。

仕入れた商材を店販として販売したり施術に使えば利益が出ますが、仕入れたものの消費期限を過ぎて処分することはお金を捨てるのと同じことになりますし、逆に在庫切れにより販売・提供機会を逃すことは売上のチャンスを失うこととなり、上手な経営ができているとは言えません。

扱う商材が多くなればなるほど在庫の管理は大変ですが、商材の数が多いということはお客様へ提供するサービスや商品の幅を広げることになり、あらゆるお客様のニーズに対応できるということでもあります。そのうえで、在庫の出入りの動き大きいということは、実際に【お客様に多くのサービスを提供できている】=【売上が上がっている】=【美容室の現状分析と判断が正しくできている】と言えます。

このような面からも、在庫の動き・状況を常に正確に把握するという『在庫管理』は、美容室経営においてとても重要なことなのです。

在庫管理をするメリット・デメリット

在庫管理の重要性は皆さん把握していますが、実際に美容室の声を聞いてみると…
「大事なのは分かっているけど、後回しにしてしまう。」
「とりあえず、在庫を切らさないようにだけは気を付けている。」
「実は、決算月に大急ぎで在庫の帳尻を合わせていていつも大変…。」
というものが多いのがリアルな状況です。

では、ここで改めて在庫管理をするメリットとデメリットを挙げてみましょう。

1:在庫管理のメリット

①機会損失の防止

カットだけのサービスに特化している場合を除き、商材が無いと売上はつくれません。
商材があるからこそ、様々な施術を提供したり店販商品を販売することができます。先々の予約や人気メニュー・強化したいメニューを踏まえ、在庫管理が正確にできていれば、必要なときに必要な数量を準備しておくことができるので、予め機会損失を防ぐことができます。

②コスト削減

「無くなっては困るから。」「とりあえず多めにあれば良いでしょ。」と、余計な在庫を抱えていては本末転倒。
冒頭でお伝えした通り、商材は仕入れただけで販売しなくてはマイナスとなります。食品等と比べれば消費期限は長いかもしれませんが商品は経年劣化していくので、そのまま消費期限を迎えてしまうと販売できずに寿命を終えてしまいます。
さらに必要以上に在庫量を抱えるには、それだけ保管場所も多く確保しなくてはなりません。過剰在庫を抱えることなく適切な在庫量をキープすることは、不要なコストを抑えることにも役立ちます。

③正しい経理

利益は、売り上げたメニューや金額だけでは計算することができず、原価や在庫を踏まえた計算が必要となります。
売上原価を計算するためには、「期首棚卸高」と「期末棚卸高」が必要です。
売上原価の計算方法は、『期首商品(前期の在庫分)+当期仕入(当期に仕入れた分)ー期末商品(当期の在庫分)』で計算できますが、売上原価の数字を誤ると会計期間の利益を正しく計算できなくなるので注意が必要です。

また、こまめな在庫管理ができていると、在庫の紛失や不良品にも気付きやすくなります。適切な在庫管理は不正や過失を防ぐことにも役立つのです。

2:在庫管理のデメリット

①アナログ管理は手間と時間が掛かる

在庫管理では、在庫を1つずつ数えながら販売実績と照らし合わせ、在庫数に差異が無いか確認する必要があります。
これについてアナログ管理で集計する場合「とにかく手間と時間が掛かる。」という声が多数。最終的には期末の棚卸時に数量が一致している必要があるため、定期的に数量の確認を行います。こまめに確認をしていれば、ズレがあった場合に早く発見できるため調整も楽ですが、忙しい美容室業務の中、在庫管理のためにまとめて時間を取るのは難しいという問題があります。

②システム管理は導入のハードルが高い

在庫管理をシステム化しようとすると、管理ソフトの導入コストや専用機械が必要な場合はそのメンテナンス費用やサポート費用などが発生することもあります。また、どうしても初期の商品設定等が必要となるため、業務効率を上げるために導入するシステムでも導入準備や機能把握などに時間と労力が掛かります。

③在庫管理の徹底

スタッフが複数人いる場合、スタッフ全員へ在庫管理ルールの徹底も必要です。
在庫管理のルールや在庫管理作業をするタイミングなど統一して認識を徹底しておかないと、チェックを忘れたことで在庫が合わない・・・という事態に陥り混乱を招きます。在庫管理には、統一したルールの設定とその周知徹底が必要なのです。

POSレジシステムと在庫管理連携のメリット&はじめ方

在庫管理を徹底して行おうとすると、なかなか手間が掛かるものですが、普段から利用する会計や集計などを行うPOSレジシステムと在庫管理を連携させるとその手間を大きく削減することができます。
ということで、次にPOSレジシステムと在庫管理を連携させるメリットをみていきましょう。

1:システム化で在庫管理に関する作業量を軽減!

まず在庫管理をスタートさせる時、Excelや手書きの管理表などは手軽ですぐに使いやすいと思われがちですが、取り扱い商材が多ければ多いほど時間と労力が必要となり、さらに計算も自ら行う必要があります。しかしPOSレジを利用して在庫管理をデジタル化&システム化すれば、商材の出入り時に簡単な入力作業や販売処理をするだけで自動計算されるので面倒な計算作業は不要。在庫数も一目瞭然です。

例えば店販商品を販売した際、レジ会計することで自動で集計上の在庫数が減るので、入力の手間すらかかりません。また、メニューと商材を紐づけておくことで、施術の際に使用する商材の在庫管理も自動で計算できるシステムもあります。POSシステムと在庫管理を連動させると、売上と一緒に在庫を管理することができ単純作業も効率化を図れるため、生産性を高めることに繋がります。

また、在庫管理をPOSレジで行うことで在庫状況がひと目でわかるだけでなく、発注点を設定しておくことで発注点に達した在庫が自動通知されるようになれば、使用期限・消費期限もすぐに把握することができるので安心です。

2:正確な在庫管理はこまめに!

在庫管理操作の入力ルールをサロン内で決めていても多忙なサロン業務の最中、入力漏れや入力ミスが生まれてしまうこともあるかもしれません。すると管理数値が実在庫と合わない事態が起こります。しかし、POSレジシステムでの管理なら簡単に一覧を表示させ、照らし合わせての確認作業も簡単に行えるので、こまめにチェックを行う習慣を根付かせれば、差異が最小限の状態でミスに気が付くことができます。
入出庫や棚卸などの基本操作・タイミング・チェック週間などルールを決めて一度覚えて運用してしまえば、複雑なものではないのでトータルで作業時間の軽減にも繋がります。

さらに、情報が全てクラウドに保存されるシステムなら、美容室にいなくてもいつでもどこでも在庫状況を確認できるので、気になる時にいつでもチェックが可能です。

3:在庫管理のシステム化をするには?

では具体的に、在庫管理のシステム化をはじめるステップをイメージしてみましょう。

  1. 導入するシステムを選択
    あなたの美容室に合った在庫管理システムを選択しましょう。
    考えるべきポイントとしては、
    ①在庫管理専用のシステム or POSレジと連動したシステム
    ②タイプ別(ECサイト対応、備品管理対応、バーコード対応など)
    ③利用料金
  2. 現状在庫の把握
    在庫管理を正確にスムーズに進めるために、扱っている商材、それぞれの在庫状況をきちんと洗い出しましょう。
  3. 商材・在庫情報の登録
    商材と現在の在庫数を登録します。はじめは、イチからの登録になるため膨大な量になることがあるかもしれませんが、ここは丁寧に正確に登録することで、先々の作業を滞りなく進められるようになります。

●操作方法の共有
複数人のスタッフがいる場合には、日常的に行う入出庫作業や新規商材情報登録など、基本操作方法のスタッフ共有を行いましょう。

これで準備は完了!あとは、日々の運用を行っていくだけです。
システム化すれば、在庫の出庫は基本的に自動登録されていくので、集計含め相対的な在庫管理に掛ける時間や手間は短縮されていきますよ。

▼実際に在庫管理をシステム化された美容サロンのインタビューは、こちらをご参照ください
⇒【実例から学ぶ】ミス削減!サロンワークを効率化する在庫管理の方法

4:在庫管理のシステム化でも補助金や助成金が利用できる!

在庫管理をシステム化する際、補助金や助成金を利用できます。
新たにシステムを導入する場合など様々な条件がありますが、補助金・助成金情報をこまめにチェックして賢く美容室のシステム化を実現しましょう。

▼2022年度の美容室が活用できる補助金情報は、こちらをご参照ください。
⇒【2022年最新版】美容室で活用できる補助金まとめ
▼助成金については、こちらをご参照ください。
⇒業務改善助成金について/厚生労働省HPより

無料ではじめられる美容室向けPOSレジシステム『Bionly』

1:在庫管理機能が充実

 

Bionlyには、一般的なPOSレジシステムに搭載されている機能の他に、オプション機能となることも多い在庫管理機能を標準搭載。
POSレジシステム×在庫管理をシステム化することで、作業コストが大幅削減されるだけでなく、店販商品は販売情報が売上データに自動反映され、在庫状況の確認や在庫管理を誰でも行うことができるようになります。

▼在庫管理機能については、こちらでも詳しく解説しています
⇒今こそ在庫管理のシステム化!美容室での導入メリットと準備を解説

2:サロンECも一元管理

Bionlyでは、顧客専用スマホアプリも追加料金無しで提供しています。スマホアプリでは、24時間365日美容室の予約を受付可能で、お店とのチャット機能の他、サロンの店販品をオンラインで販売できる『サロンEC』が利用できます。
一般的なオンラインショップとは違い、顧客に向けてだけのクローズド販売なので、サロン専売品の販売も可能。在庫管理と連携することで、在庫切れを防ぎながら、販売数の管理や顧客情報も含め、Bionlyで全て一元管理できるので、想像以上にラクに店販を拡大できます。

▼サロンEC機能については、こちらでも詳しく解説しています
⇒POSレジ連動で管理もカンタンなBionlyの『サロンEC』をはじめよう!

3:シンプル&スムーズなレジ機能

施術や店販メニューを予め登録しておけば、会計処理の際にアプリでは選択式でメニューを選ぶだけでOK!自動で計算、在庫管理機能とも連動しています。ご家族で来店された場合など、会計時に複数予約分をまとめて会計することも可能。会計時、個別メニュー毎や合計金額からの各種割引はもちろん、美容室独自のポイント利用にも対応しています。

iPad端末で直感的に使えるので操作しやすく、レジなのに持ち運びが自由にできるので、個室型美容室やプライベートサロンのような雰囲気で営業されている美容室なら、お客様は一度席に着いていただいたら、そのままの場所で対応するで、VIP扱いされているような演出もできるかも。

4:導入準備段階から安心の徹底サポート

Bionlyでは忙しい美容室の皆様のため、導入前に必要な各種設定は専用のサポートチームがお手伝い。多岐に渡る顧客管理機能の説明や操作レクチャーもしっかりと丁寧にいたします。そのため「面倒」「難しい」といったことはありません。もちろん、導入後も電話・メール・オンラインなど様々な方法で徹底的にサポートいたします。

▼導入サポートについて詳しくはこちら
⇒Bionlyの導入サポート

まとめ

いかがでしたでしょうか。
美容室で在庫管理をするべき理由は、適正な在庫を保持しながら正確な利益を計算することであり、在庫管理をすることで、過剰在庫によるコスト増加や販売機会損失を防ぐことができます。在庫の回転率を正確に把握することで現在のサロンの経営状態をより具体的に把握し、今後の正しい経営計画にも活かせるということですね。そんな在庫管理は、POSレジシステムと連携させて利用できると、想像以上にラクに管理できるようになります。在庫管理をシステム化して、適切経営を目指しましょう。

動画で見る『ipad専用POSレジBionly(ビオンリー)』