美容室でやるべき顧客管理とは？売上UPにつながるカルテ管理

美容室でやるべき顧客管理とは

美容室でお客様に合った接客を実現するためにも、カウンセリングや施術中に得た顧客情報については、当日中に顧客の電子カルテに残し、当日の施術担当者以外にも明確に情報共有する。そして、いつでもその顧客情報を確認できるように管理しておくことです。
ポイントは、「当日の施術者以外にも」ということです。
特定のスタッフだけが知っている情報では意味がありません。美容室としてお客様の顧客情報を把握・管理しているということが、お客様を特定のスタッフではなく、"美容室のファン”にさせることになりますので、分かりやすく残されている必要があります。
お客様の立場として、美容室での担当が変わった場合、毎回毎回同じことを聞かれるのは面倒ですし、いつも表面上だけの話をしていても愛着や感動は生まれません。
逆に来店まで数か月空いても、「〇〇様、この雑誌お好きでしたよね？準備しておきましたよ。」とか、「前回、〇〇に行くって仰ってましたよね？楽しめました？」という会話ができると、「無難な接客されているんじゃないんだ！」とその美容室に特別感さえ感じさせることもできます。
一人営業の美容室や自分指名のお客様の顧客情報はもちろん、大型美容室で同じスタッフが何度も接客する場合などでも、得た顧客情報をどのように残し、共有し、更にどのように次の接客に活かすか、ということをシステム化することが重要です。

美容室の顧客管理をシステム化することによるメリット

成功している美容室・美容院などのサロンは顧客管理を徹底し、接客に活かしています。
顧客管理がきちんとできると、
お客様がいつ、どのくらいの頻度でどんなメニューをされているかを正確に把握した上で、お客様の好みを踏まえながら、こちらからご提案することで、顧客満足度を高めながら無理なく客単価アップが可能となるのです。
また、顧客情報を管理・活用することによって次のようなことがシステム化できます。
・顧客の誕生月にバースデーカードやメッセージを送る。
・家族構成をヒアリングできれば、紹介も「家族割引」等、ピンポイントで打ち出す。
・お客様の関心事項に合わせたキャンペーンやイベントのお知らせを作ったり、DMの内容自体に親しみを出すことができる。
このように来店誘導のきっかけも増やすことができます。

しかし、顧客情報をきちんと保存し、管理するということは手間や業務負担を生み出しかねません。そこで、様々に使える顧客情報を「記憶」や「紙カルテ」ではなく、「電子システム」として残し保管することで、
・カルテなどの保管場所をとらない
・該当の顧客情報を探すのが簡単
・すぐに顧客情報を検索、入力、更新ができる
・スタッフ間、店舗間でも共有できる
というお店の業務効率的なメリットを生み出します。無駄な時間が省かれることで、お客様に丁寧に接客できたり、データを基にマニュアルを作ったり、技術力や接客力アップのための勉強をする時間もつくることができるのです。その結果、お店のレベルがグングン上がっていくはずです。
業務負担を減らすことで本来の業務に割く時間を増やすことに繋がり、結果として仕事の質や収益を増加させることになるんですね。

美容室の売上UPに繋がる顧客管理・カルテ管理とは

これまで述べてきたように顧客情報は、サロンにとって貴重な財産です。
では、その顧客情報を残すカルテ作りはどのようにすれば良いのでしょうか。
ポイントは、
・記録を残すのが簡単であること・・・記録を残すのが大変だと継続できません。継続できなければ意味がありません。
・誰が見ても分かること・・・どのスタッフがいつ見ても分かることと、第一歩としてはサロンでヒアリングするべき統一の項目を作るとその後の活用もしやすくなります。
この２つです。
そうして一人一人のお客様の情報を大切に残し、活用しましょう。お客様一人一人を知らずして安定的な売上アップは図れません。定期的なカルテチェックは失客防止＆再来催促をするための大きな解決方法です。情報を蓄積させていきましょう。

美容室向けPOSレジシステム『Bionly』で人気の電子カルテ機能

ここからは、顧客管理POSレジシステムBionlyの電子カルテ機能の中でも人気な機能をご紹介します。

1.画像保存可能枚数が6枚と豊富
写真画像やイラストを来店毎の電子カルテに6枚ずつ保存することが可能です。
「文字入力が苦手だな」という場合でも、電子カルテならではの写真保存で正確にその日の施術前後の様子を記録として残すことができます。
同時に、その写真画像やイラストへの手書き機能もありますので、簡単にその日のポイントやカラー番号等もメモしておくことができます。

2. お客様の属性を選択式で登録
どのスタッフが入っても共通のお客様情報を選択式で記録することができます。知りたい情報（お客様の職業、好み、趣味、媒体　等々・・・）を自由に設定でき共通項目の中から選択するだけなので、登録も簡単ですし、うろ覚えだったとしても選択項目を見れば思い出しやすく顧客情報として残しやすいのです。初回担当した時はヒアリングできなくても、次回来店時に聞けなかった項目をヒアリングできれば積み重ねて上書き登録していくこともできます。そのようにして顧客情報を蓄積していけば、分析時に使用したり、応用してお客様へのアクション（DM等）も起こしやすくなります。

3. 多彩なメモ機能
Bionlyの電子カルテには、「顧客メモ」「ひとことメモ」「カウンセリングメモ」「予約メモ」「お客様ご要望」という使い分けできるメモ機能があります。メモはフリー入力できますが、内容に応じて使い分けしてご利用ください。常に表示させておきたい情報や、来店日毎の情報等分かれていることで、大切な顧客情報を見落とさず、見返しやすくなっています。

さらに、機能リリース以降ご好評いただいているのが「電子同意書機能」です。

美容室で準備するものは、PDFの書類データのみ。それをBionlyの管理画面から登録すれば準備完了です。
ご利用時は、登録したデータを呼び出しお客様にはiPad上で書類内容の確認・署名をいただきます。署名済の同意書はその日の電子カルテと一緒に保存され、施術日時や内容と一緒に検索・確認がいつでも簡単に行えるようになっています。
iPadからも印刷できるので（※1）、お客様に署名をもらってすぐに控えとして印刷し、書面をお渡しすることも可能です。
（※1）Apple社が定めるAirPrint対応のプリンターのみ対象

「データ化するとなると、パソコンでまた新たに書類を作成する必要があるのでは？」「これまでの書類形式を変更したくない」など、色々な理由でペーパーレス化に踏み切れないという方も多いかもしれませんが、これまでの書式をそのままデータ化するだけでOKなのも人気の理由です。
システムによっては同意書だけはまだ紙で管理している....という場合もあるかもしれませんが、Bionlyなら予約からカウンセリング、書類への署名、お会計まで一連の流れがiPad1つで全てできるようになります。

美容室でやるべき顧客管理まとめ

美容室で顧客管理を適切に行うことは、その情報を顧客を囲い込む方法の源泉として活用できます。
顧客満足度アップと売上アップを図るために、まずは、正確に顧客情報を管理することからはじめてみましょう。

美容室・美容院の顧客管理・電子カルテならBionly

Bionlyは美容室・美容院・ネイルサロン・まつエクサロン・エステサロン・リラクサロンなど美容サロンの業務を一元管理でき、低コストで使えるiPad専用の顧客管理POSレジシステムです。
電子カルテ機能を搭載した顧客管理システムをはじめ、お客様とお店をつなぐアプリなど、一度来店したお客様をリピートを促進しファン化させるためのツールも豊富。業務を効率化し、美容室・美容院の経営をサポートします。
美容室・美容院の開業でシステムを導入したい方やシステムの切り替えをご検討の方は、お気軽にお問い合わせください。