あなたの美容室では適切な顧客管理ができていますか？
例えば、年齢層、性別、職業、来店動機は何が多いか、正確に把握できていますでしょうか？
こういった顧客情報を分析すると美容室に来店されるお客様の傾向が見えてきますよね。
ではさらに、個別のお客様の細かな情報は答えられますか？
家族構成、出身地、どんな芸能人が好きか、どんな服装のテイストか、好きな色、今持ってる悩みはどうでしょうか？数人なら覚えられても全ての顧客情報を覚えておくというのはなかなか難しいものです。
でも、お客様にとって接客中の会話で気付いた些細なことを覚えていてくれるというのは、嬉しさとともに美容室に対して安心と信頼、居心地の良さを生みます。それが美容室へのリピート来店にも繋がりますし、顧客管理は美容室にとっても大きなメリットを生み出します。
今回は、そんな美容室が行うべき顧客管理の方法やポイント、活用方法、おすすめの顧客管理システムをご紹介します。
目次
Bionlyで売上アップ！顧客満足度を上げる美容室経営を
「お客様一人ひとりの情報を覚えておくのは難しい」と感じていませんか？Bionlyなら、お客様の来店履歴や画像・手書きメモを一元管理。接客中に気づいた些細な情報もすぐに保存して、次回来店時の接客に活かすこともできます。さらに、売上分析機能で美容室で強化すべきポイントも把握可能。無料の資料をダウンロードして、詳しい機能をご覧ください。
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Bionlyの資料を無料でもらう美容室でやるべき顧客管理とは
美容室でやるべき顧客管理とは、お客様に合った接客を実現するためカウンセリングや施術中に得た顧客情報を当日中に顧客の電子カルテに残し、当日の施術担当者以外にも明確に情報共有する。そして、いつでもその情報を確認できるように顧客管理しておくことです。
ポイントは、「当日の施術者以外にも」ということです。
顧客情報を特定のスタッフだけが知っている・把握している状態では意味がありません。美容室としてお客様の顧客情報を把握・管理しているということが、お客様を特定のスタッフではなく"美容室のファン”にさせることになるので、分かりやすく残されている必要があります。
お客様の立場として、美容室の担当スタッフが変わった場合、毎回毎回同じことを聞かれるのは面倒ですし、いつも表面上だけの話をしていても愛着や感動は生まれません。
逆に来店まで数か月空いても、「〇〇様、この雑誌お好きでしたよね？準備しておきましたよ。」「前回、〇〇に行くって仰ってましたよね？楽しめました？」などの会話ができると、「無難な接客されているわけじゃないんだ！」とその美容室に特別感さえ感じさせることもできます。
一人営業の美容室や自分指名のお客様の顧客情報はもちろん、大型美容室で同じスタッフが何度も接客する場合などでも、得た顧客情報をどのように残して共有し、更にどのように次の接客に活かすか、ということをシステム化し顧客管理することが重要です。
美容室の顧客管理をシステム化することによるメリット
では、美容室での顧客管理をシステム化するメリットは何でしょうか？
成功している美容室・美容院は顧客管理を徹底し、接客に活かしています。
顧客管理が適切にされていると、お客様がいつ、どのくらいの頻度でどんなメニューをされているかを正確に把握し、お客様の好みを踏まえながら施術・店販提案をすることで、顧客満足度を高めながら無理なく客単価アップが可能となるのです。
また、顧客情報を管理・活用することによって次のようなことがシステム化できます。
・顧客の誕生月にバースデーカードやメッセージを送る。
・家族構成をヒアリングできれば、紹介も「家族割引」等、ピンポイントで打ち出す。
・お客様の関心事項に合わせたキャンペーンやイベントのお知らせを作ったり、DMの内容自体に親しみを出すことができる。
このように顧客管理によって様々な来店誘導のきっかけも増やすことができます。
しかし、顧客情報をきちんと保存＆管理するということは美容室の手間や業務負担を生み出しかねません。そこで、顧客情報を「記憶」や「紙カルテ」ではなく、「顧客管理システム」に残し保管することで、
- カルテなどの保管場所をとらない
- 該当の顧客情報を探すのが簡単
- 顧客情報の入力、更新が簡単にできる
- スタッフ間、店舗間でも共有できる
という美容室の業務効率的なメリットを生み出します。
無駄な作業時間を省くことで、お客様のために使う時間が増え、丁寧な接客ができたり、データを基にマニュアルを作ったり、技術力や接客力などスキルアップの時間もつくることができるのです。その結果、美容室全体のレベルがグングン上がっていくはずです。
顧客管理を適切に行うことは、業務負担を減らし本来の業務に割く時間を増やすことに繋がり、結果として顧客管理をシステム化する事により仕事の質や収益を増加させるというメリットが生まれます。
美容室の売上UPに繋がる顧客管理・カルテ管理とは
これまで述べてきたように顧客情報は、美容室にとって貴重な財産です。
では、その顧客情報を残すカルテ作りはどのようにすれば良いのでしょうか。
ポイントは、
【記録を残すのが簡単であること】
記録を残すのが大変だと継続できません。継続できなければ意味がありません。
【誰が見ても分かること】
誰がいつ見ても内容が分かることも重要です。例えば、美容室でヒアリング必須項目をある程度決めておくとその後の活用もしやすくなります。
この２つです。
そうして一人一人のお客様の情報を大切に残し、活用しましょう。お客様を知らずして安定的な売上アップは図れません。定期的なカルテチェックは失客防止＆リピート来店促進をするための大きな解決方法です。
その為にも、顧客管理をシステム化し情報を蓄積させていくのがおすすめです。
おすすめの美容室向けの顧客管理システム7選
ここからは、美容室向けの顧客管理システム7選をご紹介します。
ご紹介してきたように、美容室でより良いサービスを提供するためには顧客管理が必要です。
顧客管理システムを導入すれば、紙カルテのように保管場所を必要とせず、検索もスムーズです。来店を促進するためにメールマガジンやクーポンを送ることもできます。
カルテにはお客様の個人情報だけでなく、施術内容の履歴や写真、会話の内容なども詳しく残しておけば、次回の来店時に役立つでしょう。
利用しやすい顧客管理システムを見つけて、美容室の経営に役立てましょう。
【1】Bionly
顧客管理POSレジシステムBionlyの電子カルテ機能の中でも人気な機能をご紹介します。
1.画像保存可能枚数が6枚と豊富
写真画像やイラストを来店毎の電子カルテに6枚ずつ保存することが可能です。
「文字入力が苦手だな」という場合でも、電子カルテならではの写真保存で正確にその日の施術前後の様子を記録として残すことができます。
同時に、その写真画像やイラストへの手書き機能もありますので、簡単にその日のポイントやカラー番号等もメモしておくことができます。
2. お客様の属性を選択式で登録
どのスタッフが入っても共通のお客様情報を選択式で記録することができます。知りたい情報（お客様の職業、好み、趣味、媒体 等々・・・）を自由に設定でき共通項目の中から選択するだけなので、登録も簡単ですし、うろ覚えだったとしても選択項目を見れば思い出しやすく顧客情報として残しやすいのです。初回担当した時はヒアリングできなくても、次回来店時に聞けなかった項目をヒアリングできれば積み重ねて上書き登録していくこともできます。そのようにして顧客情報を蓄積していけば、分析時に使用したり、応用してお客様へのアクション（DM等）も起こしやすくなります。
3. 多彩なメモ機能
Bionlyの電子カルテには、「顧客メモ」「ひとことメモ」「カウンセリングメモ」「予約メモ」「お客様ご要望」という使い分けできるメモ機能があります。メモはフリー入力できますが、内容に応じて使い分けしてご利用ください。常に表示させておきたい情報や、来店日毎の情報等分かれていることで、大切な顧客情報を見落とさず、見返しやすくなっています。
さらに、Bionlyの特長は「電子同意書機能」を搭載していることです。
美容室で準備するものは、PDFの書類データのみ。それをBionlyの管理画面から登録すれば準備完了です。
ご利用時は、登録したデータを呼び出しお客様にはiPad上で書類内容の確認・署名をいただきます。署名済の同意書はその日の電子カルテと一緒に保存され、施術日時や内容と一緒に検索・確認がいつでも簡単に行えるようになっています。
iPadからも印刷できるので（※1）、お客様に署名をもらってすぐに控えとして印刷し、書面をお渡しすることも可能です。
（※1）Apple社が定めるAirPrint対応のプリンターのみ対象
「データ化するとなると、パソコンでまた新たに書類を作成する必要があるのでは？」「これまでの書類形式を変更したくない」など、色々な理由でペーパーレス化に踏み切れないという方も多いかもしれませんが、これまでの書式をそのままデータ化するだけでOKなのも人気の理由です。
システムによっては同意書だけはまだ紙で管理している....という場合もあるかもしれませんが、Bionlyなら予約からカウンセリング、書類への署名、お会計まで一連の流れがiPad1つで全てできるようになります。
【2】LiME
LiMEは美容室の現場のリアルな声から生まれた顧客カルテ（顧客管理）・予約管理できるアプリです。美容室での使いやすさを追求したアプリで、膨大な量の顧客カルテもスマホで管理できます。
カルテ作成に連動してカレンダーの予約情報が更新されるため、二重管理のムダを省き、美容室の業務短縮を実現。カルテはお客様と共有できるため、写真やヘアケアのメモをお客様のLINEに送れます。丁寧なコミュニケーションで、お客様からの信頼度アップにつながるでしょう。
また、LiMEでもクラウドデータ管理を行っているので、スマホの故障や紛失などが発生した場合もデータは残っているので安心です。顧客を特定できる個人情報は完全暗号化されているのでセキュリティの面も安全です。
【3】STORES 予約
STORES 予約は顧客管理だけでなく、予約管理や決済もできるサービスです。お客様が予約時に入力した回答は顧客管理の情報に反映されます。入力する項目はカスタマイズも可能です。
お客様から予約が入ると顧客カルテが自動作成される機能もあるため、業務の効率化がアップします。顧客管理機能では予約・来店の履歴や来店時の情報を記録できるため、お客様の悩みや会話の内容をその都度残しておけます。2度目以降の来店時も気持ちのよい接客ができるでしょう。
予約情報や顧客情報はCSVダウンロードも可能です。
【4】サロンファクトリー
サロンファクトリーは、美容室向けの顧客管理ソフトです。無料でダウンロードできますが、顧客・予約・売上・従業員・店舗管理機能など美容室運営に必要な機能をしっかり備えています。
顧客管理機能は、お客様の基本情報や来店履歴を登録できます。職業や趣味などを登録しておけば、お客様とのコミュニケーションに役立つでしょう。アレルギーなどの注意事項も一目でわかるようになっているので安心です。顧客検索の項目は30通り以上あるので、詳細な検索も可能です。
iPadカルテ機能や売上分析機能など、サロンワークや顧客管理に役立つ有料オプションもあるので、必要なオプションだけ選べばコストを抑えて顧客管理ができます。
【5】BEAUTY POS SALON
BEAUTY POS SALONは、顧客管理だけでなくサロンワークに必要なPOSシステムの機能をすべて備えています。
Windowsパソコンとインターネット回線があれば、最短1週間で運用開始できます。登録したデータはサーバ側で保管するため、パソコンにはデータが残らずセキュリティ面も安心です。
顧客管理機能は、住所や電話番号などの基本情報に加え、家族構成や紹介の有無なども管理できます。顧客情報の一覧はエクセルで出力できるため、ミーティングなどでも利用できて便利です。
有料オプションに電子カルテ機能もあるため、その日の細かい施術内容や写真の登録が可能です。お客様の悩みや要望などもしっかり記録しておけるため、次回来店時の接客品質を向上させられるでしょう。
【6】ワンモアハンド
ワンモアハンドは、美世水津や治療院に特化した顧客管理・予約管理・集客サポートシステムです。
最短即日で利用できるので、急いで導入したい美容室にも嬉しいですね。
顧客情報はクラウド上でカルテ管理できます。性別や年代別などで売上集計も可能です。お客様へのメール配信は、メールマガジン、アニバーサリーメール、自動追いかけ機能付ステップメールの3種類が月額固定料金内で配信できます。
お客様の予約コースや住所、性別、生年月日など細かな項目で抽出してメールマガジンの配信も可能です。顧客情報はCSV形式で一括ダウンロードや抽出ダウンロードできます。別システムに登録していた顧客データをCSVで一括アップロードも可能です。
【7】KaruteKun
aruteKunは、美容室に必要なカルテ管理（顧客管理）・予約管理・売上管理がスマホ1台でできるアプリです。LINE連携オプションを利用すれば、予約受付やレシート送付もできるので、完全ペーパーレスな美容室経営が実現します。
写真や提供サービスの施術履歴を記録したカルテは、わずか30秒で作成可能です。カルテ情報や来店記録はすぐに美容室内で共有できるので、業務の効率アップにつながるでしょう。お客様の情報や来店記録もスピーディーに検索できます。
LINE連携オプションを導入すれば、LINEでお客様に施術画像を送れます。LINEからの予約は24時間可能です。予約情報は予約台帳に自動反映します。
また、お客様ごとの来店予想日をもとに、来店予想日が近いお客様や、すでに過ぎているお客様に再来店促進のための連絡ができるため、離脱防止にも効果があります。
美容室でやるべき顧客管理まとめ
美容室で顧客管理を適切に行うことは、その情報を顧客を囲い込む方法の源泉として活用できます。
顧客満足度アップと売上アップを図るために、まずは、正確に顧客情報を管理することからはじめてみましょう。
美容室の顧客管理・電子カルテならBionly
Bionlyは美容室の業務を一元管理でき、低コストで使えるiPad専用の顧客管理POSレジシステムです。
電子カルテ機能を搭載した顧客管理システムをはじめ、お客様とお店をつなぐアプリなど、一度来店したお客様をリピートを促進しファン化させるためのツールも豊富。業務を効率化し、美容室・美容院の経営をサポートします。
美容室・美容院の開業でシステムを導入したい方やシステムの切り替えをご検討の方は、お気軽にお問い合わせください。
『Bionly』POSレジに関するご相談・お問い合わせ
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動画で見る『ipad専用POSレジBionly（ビオンリー）
【美容室お役立ちリンク】
・厚生労働省／美容業 統計情報
・厚生労働省／生活衛生関係施設数（美容所・理容所など）の年次推移
・経済産業省／理美容業分析記事一覧
・J-Net 21／独立行政法人中小企業基盤整備機構・美容院
・一般社団法人／日本美容協会
・東京都美容生活衛生同業組合
・日本政策金融公庫／美容業創業の手引き
