なぜ美容室が予約システムを導入するのか?

皆さんのサロンでは、予約をどのように受け、管理していますか?
電話、Web予約サイト、ポータルサイト、SNS、飛び込み、次回予約 等、様々な手段があると思います。
そして、同時刻にサロンとして何人受け、または一人のスタッフで何人担当するか、そして来店されるお客様の状況を正確に把握できていますか?
美容室においてお客様が不満を感じることに、「時間通りに行ったのに待たされた」「担当スタイリストが他のお客様の施術をしていて長時間放置された」というものが多くあります。これらは、予約の重複、予約の取り方のミスによる問題から起こります。
このようなお客様の満足度低下をも招くことになりかねない予約の取り方で、お客様を円滑に対応するための運営ポイントは、ずばり「予約表の使い方」にあります。

美容室向け予約システムとは?

当日予約以外にも事前予約をとっている場合やWeb予約サイトを利用している場合には、予約表をシステム化することを強くおススメします。
予約システムは、Web予約サイトと連携することにより、お客様自身が24時間365日、お客様の都合の良いタイミングで予約を取ることができるようになります。そしてそれだけでなく、電話やメール、SNSなどの問い合わせも含めて全ての予約情報を運営者やスタッフが管理できるようにするためのシステムです。
かつては予約システムを導入するには莫大な開発費が必要でしたが、現在ではクラウド型のサービスの普及により簡単に導入できるようになりました。
紙の予約表を使っていると、予約変更やサロン内で来店されるお客様情報が共有しにくくなることがあります。その点、システムであればリアルタイムでスムーズに行え、共有もしやすくなります。

予約システム導入のメリット

予約システムを導入することで具体的にどのようなメリットあるでしょうか。

機会損失の軽減

まず、Web予約システムを利用しなければ、全ての予約を必ずスタッフが受けることになります。その上で、予約表を確認し、新たな予約を入れていきます。受付担当がおらず接客中に予約の電話があったとき、その間、本来接客中であるはずのお客様との時間は途切れ、お客様を待たせてしまうという経験をされたことのある方も多いのではないでしょうか。または、接客中であったために、電話にすぐに出ることができず切れてしまった。「もしかすると予約の電話だったかも。」と、お客様の来店チャンスを逃してしまっているかもしれません。
これでは、いくら良い技術が提供できたとしても現在接客中のお客様に対する接客面での満足度低下を招き、集客のために努力し費やしている時間や費用が水の泡です。
些細なきっかけの出来事がお客様に残る印象を悪くする要因になってしまうのです。
そのようなことを防ぐためにも、Web予約システムを導入し、お客様にはWebからの予約を誘導することで、24時間365日自動対応が可能となります。予約の空き時間はいつでもお客様自身が確認でき、スタッフの指名有無も選択できます。お客様自身も暇なわけではありませんので、電話が繋がりにくかったり、サロンの営業時間外にふと予約を取りたいと思った時、取れるサロンに予約しますよね。実際、美容室の予約システムを導入しているサロンによると、40%くらいのお客様が営業時間外にweb予約システムで予約をしているというデータもあるようです。自分の都合で予約が取れることによって、お客様とサロン双方の機会損失を無くすことができるのです。

オペレーションの軽減

サロンのオペレーションとしては、先に述べたような予約処理の軽減により無駄な予約対応に追われることなく、目の前の接客や必要な業務に集中することができます。Web予約のフォーマット内に「ご要望欄」を作っておけば予めお客様からの要望も把握しておくことができますので、当日の施術や接客もスムーズに進むでしょう。
また、「初めて来店のお客様には、電話番号やメールアドレス、誕生日等を聞き出すのが難しくて」という声もよく聞きますが、それらもWeb予約フォームに入れてしまえば、ヒアリングしなくても取得することができます。システムと連動していることで、顧客カルテにも反映されますので、このような個人情報が得られれば、再来店のためのDM送付といったアクションも起こせますよね。
そして、予約を電話で受け、紙の予約表で管理している場合に心配されるのが、受け付けた予約の書き忘れや書き間違い、そして聞き漏れや聞き間違いです。人間ですから、忙しいとミスを起こしやすくなってしまいます。しかし、 こういったことが起きてしまうと、お客様に不快な思いをさせてしまい、その後、利用していただけなくなるわけです。
予約システムを導入し、予約管理を自動的に任せることができるようになれば、このようなミスは最低限無くすことができます。
電話予約や直接予約を全て無くすというのは難しいかもしれませんが、予約システムを導入しお客様の利用も拡大させていくことで、予約対応は随分と楽になり、受付業務の仕事を減らす効果が期待できます。これにより、レセプションを特化させる必要もなくなりますので、その分の人件費も浮きますね。
その分をスタイリストやアシスタントとして努力する仲間達の給料に上乗せしたり、もっと良いサービスをお客様に提供するための設備投資や研修の費用に充てるという使い道をすればスタッフの満足度も上がるのではないでしょうか。

再来につなげるための予約管理とは

予約システムは、簡単シンプルであることで、サロンもお客様も継続して利用できます。
Bionlyの予約管理を紹介しましょう。

Web予約サイト

Bionlyでは、サロン専用のWeb予約サイトが付与され無料で利用できます。
Bionlyの管理画面から、シフトを反映させることで、お客様が予約を取れる状態になります。
お客様は、Web予約サイトにアクセスしたら、①スタッフ ②施術メニュー ③日付 ※④要望があれば要望 を選択するだけで予約完了です。
初回は、氏名と電話番号、メールアドレスを入力し、会員登録します。
2回目以降は、ログインID(電話番号等)とパスワードでログインします。
ログイン画面では、予約履歴を確認することもできます。

顧客専用アプリ『Cheerbe(チアビー)』

Bionlyでは、サロンとお客様を繋ぐ顧客専用アプリ『Cheerbe』も無料で利用できます。
サロンに一度でもご来店のあるお客様には、こちらがおススメです。
Cheerbeはスマホで利用できるアプリで、①予約、②サロンとチャット、③施術履歴の確認ができます。
こちらでも同じようにBionlyの管理画面から、シフトを反映させることで、お客様が予約を取れる状態になります。
お客様は、App storeかGoogle playからCheerbeのアプリをインストールします。
サロンにご登録済みの電話番号かメールアドレスを入力し、サロン専用のパスコードを入力するとログインできるようになります。
サロンから一斉にメッセージを送れますが、アプリ内のチャット画面に配信されていきますので、メールDMのように他のメールに埋もれることもありません。
画像やURLをリンクさせて送ることも可能ですので、使い方も広がります。
アプリですので、お客様自身も手軽に利用していただけますが、何よりアプリとしてお客様のスマホ画面に存在していることで、サロンを思い出していただく回数も増えるのではないでしょうか。

まとめ

IT化が進み、経営やサロン運営のための様々なシステムやツールがありますが、美容サロンにとって、まず必要なものは、お客様に関わり、お客様のために使える予約システムではないでしょうか。
予約システムを導入・利用するにはもちろん費用がかかります。
しかし、予約システムを活用することで、それを何倍も上回るメリットを生み出します。顧客満足度アップ、業務の効率化、売上アップに必ず繋がるはずです。
生活スタイルや生活習慣も様々な現代で、「お客様を綺麗にしたい」「喜んでもらいたい」「お客様の役に立ちたい」と考えられる美容サロンだからこそ、予約システムの導入が広がり充実をみせているのです。
「大きなシステムを導入するには勇気がいる、」「まだそこまでのシステムは必要じゃないよ」「システムには興味はあるけど、何から始めれば良いのか分からない」と思われるなら、まずは楽に使える予約システムを導入してみると、良いかもしれませんね。きっとサロンの一日の動きが変わるはずです。