美容室・サロン専用のiPad顧客管理POSレジシステム Bionly(ビオンリー)

美容室・サロン専用のiPad顧客管理POSレジシステム

コラムcolumn
顧客管理

顧客管理システムが美容室のサロンワークを激的に変える!その具体例とは?

美容室における顧客管理は、顧客満足度に大きく関わると言われています。 きちんと顧客管理をすることで顧客情報を把握しやすくなり、満足度の高い接客を行うことで単価アップ、そして美容室全体の売上アップに繋がる可能性が高いためです。 しかし、顧客管理を行ううえで従来のアナログな管理方法では限界なのも事実。そこで、POSレジシステムを利用すれば顧客管理に関する様々な機能が搭載されているため、顧客情報の登録・確認・活用までが限りなくスムーズに行えます。 今回は、美容室が顧客管理を行うことで得られるメリットと、美容室向けiPad専用POSレジシステムBionlyの顧客管理機能を深掘りしてご紹介します。

美容室が顧客管理をすべき理由

顧客管理で美容室が得られる3つのメリット

美容室が的確な顧客管理をすることで得られるメリットには、どのようなことがあるでしょうか?

■顧客管理で得られるメリット①:接客がスムーズに進む

過去の施術について、メニューやカラー番号といった表面的な内容だけでなく、施術で気を付けた点などの詳細や履歴が把握できていると、来店当日のスタイル提案などがスムーズに進みます。時間を無駄にせずお客様にとっても満足度の高い施術を提供することができるでしょう。また、ちょっとした会話の中でお客様の好みや大事にされていること等を把握できていると、それに合わせたご提案やアドバイスもできるだけでなく、美容室に対する信頼感も高まります。
再来店された際に毎回同じことを聞かれると、お客様に良い気持ちを与えることはできません。ですが、前回から続く話や積み重ねの会話をすることで、お客様は美容室に対して行きつけ感、特別感を感じます。そのお客様に合った話題が多くあればあるほど、お客様も話しやすくなり美容室とお客様との関係性を深めやすくなります。

顧客管理で得られるメリット②:トラブル防止

顧客管理がきちんとされていないと、トラブルの原因になることがあります。
例えば、紙カルテや紙の予約表を使っているときに起こり得ることとしては、

・カルテを受付に置いていて他のお客様に見られる=情報漏洩
・お客様にとってマイナス(事実だと分かっていても他人に指摘されるとちょっと嫌なこと)と捉えられるメモやスタッフのコメントを見られてしまう
・カルテ自体を紛失してしまった

などがあります。
このようなことがあると、お客様の信頼を失い失客になってしまう可能性が高まりますよね。「お客様情報を管理する」ということは、情報の蓄積だけでなくこれらのトラブルを防ぐことでもあります。

お客様の情報を頭の中だけに記憶しておけば、トラブルは防止できるかもしれません。しかし記憶間違いや他にスタッフがいる場合は共有しきれないこともあるため、ほとんどのサロンがカルテを作成されているでしょう。忙しいとカルテ記載を後回しにしてしまったり、記載方法が統一されていないと他のスタッフが対応するときに情報不足で、不十分な接客となってしまう可能性があります。
的確な顧客管理は美容室内での顧客情報共有にも大きく役立つのです。

顧客管理で得られるメリット③:カルテ情報の活用で売上アップ

お客様ごとの情報を把握し整理できれば、それをうまく活用することができます。
例えば、

・誕生日の把握ができていれば、誕生月にDMを送り特別感を与えることができる
・受けたメニューに合わせたオプションの割引特典を提案することで売上アップ
・店販品の購入タイミングが把握できていれば、それをもとに次回購入のタイミングが見極めやすい
・お悩みに合わせた内容ごとにまとめてDM配信することで、効率的且つ効果的に閲覧率を上げる
・来店頻度や来店サイクルを把握することで、それを踏まえた来店誘導の施策がとれる

など、顧客管理がきちんとできていると顧客情報を活用するのも簡単です。
顧客情報を上手く活用できれば、美容室の売上アップや再来店誘導を計画的に行うことができます。

 

美容室の顧客管理をシステム化しませんか?

美容室向けPOSレジシステムの顧客管理機能では、何ができるのか

顧客管理の大切さをご理解いただいたところで、美容室向けiPad専用POSレジシステムBionly(ビオンリー)に搭載されている顧客管理に関わる機能を詳しくご紹介していきます。
ビオンリーの顧客管理機能は、見たい顧客、カルテ情報などをすぐに呼び出せる検索機能、重複した顧客データの統合機能、電子施術同意書機能など、美容室で適切な顧客管理をするのに必要な基本機能が備わっています。
データベースで顧客管理をすることで、美容室の課題である接客品質向上、顧客満足度アップを実現します。

 

美容室の顧客管理はお客様情報の登録がカギ

Bionlyの顧客管理ページは、シンプルで直感的に操作できる仕様になっており、インターネットが繋がればPCやスマホでもどこでも閲覧・操作ができます。

そんなBionlyの顧客管理ページは、お客様の基本情報として氏名・生年月日・性別が登録できるほか、住所・電話番号・メールアドレス・来店動機・紹介者・属性等の情報や、美容室側で情報管理しやすくするための会員IDや顧客担当などの詳細情報を入力&保存できます。

また、登録された顧客情報はセキュリティーの高いクラウドに保存されるので、万が一iPad端末を破損してしまったり不具合が生じても登録したお客様情報は安全に守られます。
登録内容は、顧客管理ページの検索機能を使えば項目ごとに検索して該当する顧客一覧を瞬時に表示させることができるので、お客様の絞り込みも簡単です。

お客様の絞り込みがしやすいということは、美容室によくある次のようなシーンで役立ちます。

・電話予約や直接予約を受ける場合、お客様カルテが見つけやすいので、お客様の詳細情報を確認したうえで予約を受けられる
・来店前にお客様の施術履歴や注意点などが確認しやすくなるので、接客がスムーズに進められる
・顧客情報を活用したDM配信等が効果的にしやすくなる
・電子カルテであればカルテを探したり片づける手間がかからないので、サロンワークで無駄な時間や労働力を割かなくて良い

この内容だけでも、顧客管理をシステム化することで美容室の業務効率が上がるイメージがつくのではないでしょうか。

それでは、ここからはBionlyの顧客管理機能の中でもオススメの機能をご紹介していきます。

【顧客管理のオススメ機能①】電子カルテ

顧客情報を登録&管理するBionlyの電子カルテは使いやすさが抜群です。人気の秘密を解説します。

1)最大6枚使えるカルテ台紙が使いやすい!
Bionlyのカルテ機能でご好評いただいてるのが、カメラ機能&手書き保存機能です。「他社システムでは、画像保存がそんなにできなくて…。」「カウンセリングに力を入れたかったから毎回の写真を多く残したかった」という理由からBionlyを導入された美容室が多くいらっしゃいます。
文字入力が苦手な方でもBionlyが使いやすい理由として、以下のポイントがあります。

●カメラ機能
施術のビフォー&アフターを撮れば、正確な情報を時間をかけずに残せる。
●手書き入力
カルテに手書きができるので、絵を描いたり簡単なメモができ、紙カルテのように使える。
●イラストへの書き込み
カルテ台紙にはあらかじめ業種別に考えられた頭や身体のイラスト台紙があるので、メモしやすい。
●カルテ台紙が6枚
1回の施術で保存できる画像やイラストなどの台紙が、毎回6枚分使えるので沢山の情報を残せ、施術前後の写真や参考画像の登録などにも活用できる。

2)来店履歴の検索が簡単!
過去の施術履歴を確認したいとき、スクロールで簡単に該当日の電子カルテを探し出し施術状況などの詳細を確認できます。もちろん、未来の予約確認も可能です。
また、特定のお客様について「あのメニューを最後に施術したのはいつだったか調べたい」「過去に買っていただいた店販商品をすべて見たい」と思ったとき、該当のお客様のカルテ内で『顧客カルテ検索』ができます。過去のお客様のカルテからキーワード検索でマッチするカルテをすぐに呼び出せるので、お客様への提案や施術スケジュールが組みやすくなります。

3)顧客メモは使い分けると、もっと便利に!
ビオンリーの電子カルテには、キーボード入力で文字を入力する複数のメモ機能があります。それぞれ使い分けることで、情報管理と活用がしやすくなります。
『メモ』を活用することで大切なお客様のご要望や会話内容を簡単に記録し、管理できるようになります。そして何より、その情報を把握しながら接客やアプローチを行えば、顧客満足度アップや再来店率アップにも繋げられるはずです。

<伝票(1回の来店)ごとに残すメモ>
来店ごとに作成する伝票(カルテ)に残すメモです。

①【カウンセリングメモ】
ヒアリングしたお客様情報や施術の詳細などを文章で記録できます。フリー入力欄なので、当日のお客様に関することを何でも記録しておけます。(※全角2000文字まで)

②【予約メモ】
アプリの予約画面で予約を作成した際に入力することができるメモで、予約時にお客様から伺ったことや注意点等を入力するのがオススメ。予約バーをダブルタップするとポップアップで表示されます。

③【お客様ご要望】
お客様がWeb予約サイトにて予約をする際に、お客様ご自身で「ご要望・ご相談」欄に入力したものが表示されます。(※美容室側で修正等はできません)

<顧客に紐付けたメモ>
お客様の個人情報と共に登録ができるお客様メモです。お客様情報を削除しない限りいつでも確認することができます。

④【顧客メモ】
デフォルトの登録欄や予め任意で設定できる属性等では補えない、お客様の情報を⾧い文章や言葉で残すことができます。(※全角1500文字まで)

⑤【ひとことメモ】
13文字以内で残すメモです。お客様のカルテ画面を開いた一番最初の画面で見ることができるので、特に重要な事項をメモしておくことで、忘れずに確認しやすくなります。

 

【顧客管理のオススメ機能②】重複カルテの情報統合

美容室に来店されたお客様のカルテをつくる際にある「来店履歴がありカルテがあるお客様なのに、新しくカルテをつくってしまった」「顧客データが重複してできてしまった」という場合でも安心。
顧客管理機能にある『顧客統合』を利用すれば、重複して作成されたお客様情報の複数のカルテ情報の中で、残したい顧客データを選んで1つにまとめることができます。統合することで、より適切な顧客管理を行うことができます。

お客様がいつもと違う予約方法を使われたり、別のスタッフが担当したことで新しいカルテを作ってしまった場合など、美容室運営をしていると思わぬことは起こります。誤ってカルテを作成してしまった場合でも、電子カルテは書き写しの手間をかけず、カンタンに顧客情報の整理と管理をすることができます。

顧客統合をするための、顧客抽出方法としては、3つのパターンがあります。

■パターン①:条件検索
入力欄に、姓、名、電話番号、担当者の一部または全部を入力し、[検索]をクリックすると該当するカルテが表示されます。

■パターン②:姓名一致
入力欄は空欄のまま[姓名一致]ボタンをクリックすると、同姓同名のお客様カルテが漢字、ひらがな、カタカナ問わず表示されます。

■パターン③:電話番号一致
入力欄は空欄のまま[TEL一致]で検索すると、固定電話番号または携帯電話番号のいずれかが一致するお客様カルテが表示されます。

このように、重複するお客様カルテを見つけやすいのもBionlyの顧客管理機能の使いやすいポイント。定期的にチェックすることで、お客様との認識や話のすれ違いを防ぐことに繋がります。

 

【顧客管理のオススメ機能③】電子同意書

美容室でも利用機会が増えている「施術同意書」や「契約書」などの書類をデジタル化できます。
紙で管理していた書類を電子化することで、毎回の印刷等の不要な手間やコストを削減し、お客様にもタッチでご署名いただくことで、美容室のペーパーレス化が実現できます。

大切な書面を電子化するメリットとして、

①探しやすい
②紛失しにくい
③保管場所をとらない

ということから、美容室全体の業務がスムーズになります。

美容室で準備するものは、PDFの書類データのみ。それをBionlyの管理画面から登録すれば準備完了です。
登録したデータを呼び出し、お客様にはiPad上で書類内容の確認・署名をいただきます。署名済みの同意書はその日の電子カルテと一緒に保存され、施術日時や内容と一緒に検索・確認がいつでも簡単に行えるようになっています。iPadからも印刷できるので、控えが必要なお客様には署名をもらった後、すぐに印刷し書面をお渡しすることも可能です。

こういった顧客に関わる書類も顧客管理機能でまとめておけるのは、大きなメリットの一つではないでしょうか。

【顧客管理のオススメ機能④】サロンポイント機能

お客様の会計額に応じて自動的にポイントを付与する機能です。ポイントはお会計時に加算され、次回来店以降での利用が可能になります。

美容室でBionlyのサロンポイントを活用するメリットとしては、以下のことがあります。
① 直接予約することでポイントを付与すれば、予約媒体を経由しない予約へ誘導しやすくなる!
② 導入のための手間がなく、お客様にとっては、リピートするお得感を与えることができる!
③ Bionlyで一括管理できるため、会計作業や確認作業がスムーズ!

Bionlyのサロンポイントでできることをご紹介します。
1)ポイント付与
・1ポイント1円相当
・付与ポイント = [(税抜き価格-円割引額-利用ポイント数 )× 還元率]で計算されます。
・ポイント還元率は、会計額の0%~10%まで、1%単位で自由に設定できます。

2)ポイント利用
・1ポイントから利用できます。
・有効期限は、最終会計日から12ヶ月。
※Bionlyでは従来より、お客様がポータルサイトなどから予約された場合、その外部ポイント(ポータルサイトのポイントなど)を会計時に差し引きして会計する『外部ポイント』の設置があります。お店独自の『サロンポイント』と『外部ポイント』の併用はできません。どちらかを優先してご利用ください。

3)ポイント管理
・サロン側での確認として、管理画面にて、月毎の『ポイント集計(総付与/総利用/総失効)』をまとめて確認できます。
・お客様それぞれの保有ポイント数を顧客カルテで確認できます。

 




 
『顧客管理』と一言で言っても、様々な内容があります。
Bionlyでは、美容室に必要な顧客管理に関わる全ての機能が月額料金内で利用できます。お客様の情報をきちんと管理できるのはもちろん、情報を残しやすく検索しやすく使いやすいことで、活用の幅も広がります。顧客管理機能を上手く活用し、取得したお客様の情報を有効的に使って顧客満足度アップと売上アップに繋げてくださいね。

軽減税率対応のPOSレジシステムです。

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