美容室の接客力がアップするメモの書き方とは?電子カルテを活用するお客様情報の記入方法

皆さんの美容室では、カルテ記入はきちんとできていますか?
また、カルテ記入する際にお客様情報や施術記録の記入方法に工夫はしていますか?
例えば、文章や文字で残すときに書き込む項目を決めておくと、見返すときにもどこに何が書いてあるかが分かりやすくなります。今回は、美容室での電子カルテ活用時にお客様の情報を上手に記入する方法をご紹介します。

美容室での上手なカルテの使い方

美容室の顧客カルテは何のためにつくる?

カルテへのお客様情報記録はしっかりできていますか?
美容室でのカルテ記入作業というのは、施術記録だけでなくお客様からヒアリングした内容、施術中に気付いたことや注意点など、お客様に関する情報をカルテに記入し後のサービスに活かすための重要な業務です。例えば、数ヶ月後に来店された際にカルテを見れば前回までの内容を思い出しやすくなり、継続した接客と施術ができますよね。

お客様からしても、美容室に来店するたびに毎回同じようなことを聞かれたり言われたりするのは居心地が良くないものです。

一方、これまでの来店から繋がりのある接客をしてもらえると、美容室やスタッフに親しみや特別感を感じたり、“行きつけの美容室”として安心感を与えることができます。別のスタッフが対応することになったとしても同様です。

だからこそ、カルテを利用してお客様の情報をきちんと把握し、接客やアプローチを行えると美容室全体の顧客満足度アップや再来店率アップに繋がるのです。

では、お客様の情報はどのようにカルテに残すと良いでしょうか?
おすすめなのが、電子カルテの導入です。
電子カルテを導入すると紙カルテよりも簡単に記入することができます。特定の項目なら選択式にすることで更にカルテ記入を簡略化することもできますし、カメラ機能付きの電子カルテなら写真や画像残すことも可能です。
美容室では施術記録として言葉で表現しづらいニュアンスも多々あるかと思います。そういった場合は、写真で残せばカルテ記入作業も確認作業も時間がかかりません。

細かな内容を文章や文字で残したい場合はテキストを入力して登録します。情報は見つけやすさがポイントですので、テキスト入力する場合は書き方を気にすると見やすいカルテになります。
カルテへの記入は美容室にとって大切な作業ですが、その後に活用しやすいかどうかも重要です。大切な情報を振り返りやすいように、カルテ記入方法を工夫してみてくださいね。

美容室でのカルテ記入のポイント

見やすいカルテをつくるコツ

お客様ごとに異なる情報や細かい情報を登録したいとき、電子カルテではテキスト入力をすることになります。タイピングが苦手な方もいらっしゃるかもしれませんが、ポイントをおさえればカルテ記入の負担を減らしながら見やすいカルテを作成できます!

【カルテを文章で残す場合のポイント】

・箇条書きにする
できるだけ箇条書きにすることで余計な入力の手間を省き、さらに見返した時にも言葉数が少ない方が情報を早く認知することができます。また、項目をつくり分けて記載することで長文を連ねるよりも内容を瞬時に理解しやすくなります。

・事実を残す
主観的な感想は、読む人によって受け止め方が変わることもあります。複数人が共有するカルテとしては、事実やお客様が言われた言葉などを正確に記録しておくことで正しい情報を伝達することができます。できる限り具体的な内容を残すよう意識しましょう。

・共通した用語を使う
美容室内で共通の略語を使う場合もあるかもしれませんが、それ以外にカルテはお客様が通い続けてくださる限り何年にも渡り使うものです。そのときの流行り言葉などは使わず、一般的な用語を使うことで年齢を問わずいつでも誰にでも理解される情報になります。

Bionly電子カルテに搭載している『メモ機能』あれこれ

美容室にとって便利な使い分けられる2つのメモ

美容室にとって便利な使い分けられる2つのメモ

美容室向けPOSレジシステムBionlyの電子カルテには、お客様に関する情報を入力できるメモ機能があります。メモ機能を活用することで大切なお客様のご要望やお話した内容をカルテに記録し、管理できるようになります。

メモの種類は大きく分けて2ヵ所あります。

1つ目
お客様自身の情報としてカルテに記録すべき内容。

2つ目
来店ごとの施術履歴として記録すべき内容。

それぞれの箇所に記録できることで、必要な情報を見つけやすくなります。その詳細をご紹介します。

顧客情報に紐付くメモ

お客様自身の情報として個人情報とともに記録するカルテメモは2種類あります。カルテ上に記録でき、お客様情報を削除しない限りいつでもすぐに確認することができます。

1.顧客メモ
選択式の属性等では補えないお客様の情報を1500文字までのテキストで残すことができます。施術内容ではなく、お客様自身の情報としての記録がおススメです。

2.ひとことメモ
13文字以内で残すメモで、お客様情報として特に重要な内容を共有しておきたいときに便利です。カルテを開いた1ページ目に常に表示されるため、来店履歴が増えても情報が埋もれません。

伝票ごとに紐付くメモ

来店ごとの施術履歴を残すためのメモは、3種類あります。

1.カウンセリングメモ
ヒアリングしたお客様情報を2,000文字までのテキストで記録できます。

2.予約メモ
アプリの予約画面で予約を作成した際に入力することができるメモです。予約時に美容室側が残しておきたいお客様の要望や注意事項などをメモできます。

3.お客様ご要望
お客様がWeb予約サイトにて予約をする際に、お客様ご自身で「ご要望・ご相談」欄に入力したものが表示されます。


Bionlyでは、電子カルテ機能に搭載されているいくつかのメモを使い分けることで、カルテ記入がしやすくなったり、カルテ情報を確認しやすくなったりします。
カルテや施術記録を充実させ、美容室でのお客様の接客と満足度アップにお役立てください。