お客様の情報を記録する「カルテ」。カルテは美容室の単なる日記や日報ではなく、お客様に満足していただく施術をし続けるために必要な重要記録アイテムです。ただし、記録や管理に手間がかかるのも事実。これを電子カルテ化することで、記録や管理作業をラクに、そして紛失や破損のリスクを低くし、質の高い顧客情報を保管しながら活用できるようになります。
今回は、そんな電子カルテ導入のメリットと事例を詳しくご紹介します。
目次
Bionlyでカルテ管理を効率化！
美容室でのカルテ管理に手間を感じていませんか？「時間をかけても整理できない」「必要な情報がすぐに見つからない」そんな悩みをBionlyが解決します。来店履歴や画像、手書きのイラスト＆メモを顧客ごとに作成・保存し、見たい情報をすぐに確認できます。これにより接客の質が向上し、お客様からの信頼も得られます。無料資料を今すぐダウンロードして、Bionlyの機能を詳しくご確認ください。
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Bionlyの資料を無料でもらう美容室で活躍する電子カルテとは？
電子カルテとはどんなもの？
まずはじめに、美容室における電子カルテとは何なのか？美容室の電子カルテについて基本を整理しておきましょう。
美容室の電子カルテとは、
『顧客一人一人の紙カルテを電子的なシステムに置き換え、電子情報としてカルテ情報を一括で管理し、データベースに記録する仕組み、またはその記録のこと』
を指します。
では、美容室が紙カルテから電子カルテに乗り換えた場合、どんなメリットや注意点があるでしょうか。
【電子カルテを利用するメリット】
●多数の顧客情報、施術履歴などを登録、編集、保存がしやすい
文字だけでなく画像なども一緒に保存ができるため、正確な情報が多数残せる。
●誰が見ても読みやすい
手書き文字と違いキーボード入力された文字は、誰が見ても読みやすい字体であり、手書きよりも多くの文字が書き込める。場合によっては手書きよりも早く文字が書き込める。
●情報を有効活用できる
電子カルテに登録したすべての情報はデータ化できます。そしてそのデータをもとに集計したりグラフ化するなど、情報の活用がしやすい。
●検索して対象のカルテを探しやすい
電子情報なので、検索することで全データの中から必要な情報やカルテを瞬時に探し出すことができる。作業に要する時間の大幅な短縮が図れる。
●カルテの保管場所が最小限に
カルテ数が増えても電子カルテ機能の中にデータが増えるだけなので、カルテがどれだけ増えても電子カルテが格納されている端末の大きさ以上に物理的な場所を確保する必要が無い。
●クラウド保存により、データを半永久的に残せる
データベースを冗長化させる事で、カルテの紛失や消失の可能性を低減させられる。
【電子カルテ導入の懸念点】
●金銭コスト
システム開発・導入などの費用が発生すること。
●学習コスト
使い慣れるまでに時間がかかる場合があったり、機能や操作方法を把握するまでの学習時間が必要となる。
●リスク
個人情報漏洩、コンピューターウイルス、システム破壊などの危険を回避するために、セキュリティーの高いシステムを選ぶ必要とロックをかけて利用するなど取り扱いの注意が必要。
また、通信網の不具合によるシステム停止や停電によるシステム停止など、電気が無くなると使えない。
美容室で電子カルテを利用する場合、紙カルテと比較したとき上記のようなデメリットがあるのは確かです。しかしそれ以上に美容室での電子カルテ利用は非常に多くのメリットをもたらしてくれます。
電子カルテを導入する美容室は増えてきていますが、一言で「電子カルテ」と言っても様々なものがあります。美容室の運営スタイルに合った電子カルテを利用することで業務効率がより高まり、無駄な時間やコストを削減することが可能となります。
美容室で電子カルテの導入がオススメなケース
あなたの美容室は、当てはまりますか？
美容室には、その店舗により様々な営業スタイルがありますが、電子カルテを導入することで業務効率がアップするのはどのようなケースでしょうか。
例えば、以下が当てはまる場合は、電子カルテの導入がオススメです。
- 施術のビフォー＆アフターなどの画像を残しておきたい。
- リピーターが多い、または増やしたい。
- 顧客数が多く、カルテの管理が充分でないと感じている。
- カルテを書くのが苦手。
- 出張施術をする機会がある。
- 複数人のスタッフがいる。
- 顧客情報の集計や分析がしたい。
- 店内のスペースを有効に使いたい。
- カルテは美容室にとって財産だと思っている。
これらが一つでも当てはまるなら、電子カルテを導入しましょう。電子カルテは、あなたのお悩み解決のための大きな手助けとなります。
美容室で電子カルテを利用するメリット
美容室で生じる情報資産をペーパーレス化
美容室で電子カルテを使うなら、「美容室向けの電子カルテ」を選ぶことをオススメします。美容室向けの電子カルテは、お客様のカルテだけでなく、日々の伝票、契約書や施術同意書などの重要書類も電子化できるなど、美容室のサロン運営で必要となる情報を全てデータ化することができるからです。美容室のサロン運営で生じる情報資源をペーパーレス化することでその取扱いがラクになるだけでなく、環境にも優しいサロン運営が可能となります。
では、ここからはもっと具体的に美容室で電子カルテを導入するメリットを見ていきましょう。
1）写真の保存が可能！
電子カルテのメリットとして、画像をカルテと一緒に保存できるという点があります。
美容室では、施術記録を文字で残すだけでは細かいニュアンスの記録が難しいこともあります。その点、お客様の施術後の状態を写真に撮ってそのまま保存できれば、一目で具体的且つ詳細な情報を記録しておくことが可能となります。さらに写真に書き込みができれば、補足情報（例えば、カラーの色番号など）をメモしておくだけでカルテ作成が完了します。
カルテの作成時間を短縮できる以外にも、施術情報を毎回正確に残すことができれば来店の度に施術履歴を踏まえたうえで新しい提案ができたり、説得力も増すため顧客満足度アップにも役立ちます。写真で施術のビフォー＆アフターを保存しておけば、その場で施術による変化も分かりやすいですよね。
また、お客様が継続して来店くださる場合には、前回の施術からどんな変化をして現在に至ったか？をスタイリスト側も把握することができます。そのため、お客様の骨格やクセを把握しながら自らのスキルアップに繋げることができ、経験値を上げることにも役立ちます。
2）美容室で働くスタッフ間での情報共有がスムーズに！
電子カルテは、情報登録がカンタンにできます。例えば予め既定の項目を決めておくと、それを選択するだけでお客様の情報を登録できたり、写真を撮って保存することができます。
紙カルテでは情報を記載するスペースが小さくなってしまうことも多く、沢山書いた場合にはカルテの量自体が増えて保存に困ることもあります。でも電子カルテの場合は登録制限がほとんど無いため、タイピングに慣れれば短い時間でも多くの文字を残すことができます。また書き損じが少なく、文字を入力する疲労も手書きに比べると圧倒的に削減できます。
電子情報は文字が読みやすいので、誰がカルテを残してもチェックが簡単にできることも使いやすいポイントです。
情報を簡単に正確に残せることで、美容室内でのお客様情報共有がスムーズになります。美容室に複数人のスタッフがいる場合、指名ではなくフリーで入客する場合やアシスタントとして対応する場合でも、顧客情報がしっかりと登録されていることで誰もがスムーズな接客ができるようになります。
サロン全体でお客様を迎え入れられていることがお客様に伝われば、お客様の美容室に対する満足度は高まり「サロンのファン」へと近付けることができます。スタッフ個人のファンになっていただくことはもちろん大切なことですが、美容室自体のファンになってもらえる方が結果的に末永く通い続けていただくことに繋がります。
3）すぐに検索することができる！
お客様の情報を把握したうえで接客に入るのと、お客様の情報を事前に確認せずに接客するのとでは、断然前者の方が良い結果が生まれやすくなります。
その場その場でヒアリングして当日のお客様の要望を叶えることはできますが、お客様は言葉にされないことも多くあります。それを、これまでの施術履歴や会話の記録などを踏まえたうえで提案＆施術することで、お客様の期待を上回る結果を出すことができるのです。
電子カルテを確認するタイミング
事前に電子カルテの内容をチェックすることで顧客満足度をUP
電子カルテは、毎日多数来店されるお客様1人1人の高品質な情報・記録を残すために使用します。でも、登録するにも確認するにも時間をかけたくないですよね。では、お客様の情報を確認するのはいつが良いでしょうか？
タイミングは予約時と施術前の２回です。
（1）予約時
例えば店販商品を購入されそうなお客様であれば、予約時に確認しておくことで店販商品の在庫を確保することができます。そうすれば在庫切れによる販売機会の損失を防ぐことができます。また、トラブルや注意が必要なお客様であれば、その前後の時間に余裕を持っておけるように予約時間を調整しておくこともできます。予約とともにお客様情報を確認することで、来店当日に起こり得るアクシデントのリスクを予め減らすことができます。
（2）施術前
お客様に期待値を上回る施術と接客を提供するためには、施術前にカルテをチェックしておくことは必須です。
カルテを確認する必要性はもちろん、カルテを探すのに時間がかかってはサロン運営に支障が生まれます。しかし電子カルテなら、絞り込み検索や条件検索をすればボタンひとつで該当のお客様カルテを瞬時に表示させることができます。これにより、カルテを「探す→出す→確認→しまう」という作業時間を大幅に短縮できます。また、電子カルテならしまい間違いの心配もありませんし、紛失や破損の心配も削減できます。
美容室にとって非常に重要なカルテ。
電子カルテを導入することで必要な作業をラクにし、それと同時に時間の無駄を最大限カットしながら適切な管理を実現できます。
美容室にぴったり！電子カルテ搭載のiPad専用POSレジシステム『Bionly』とは？
『Bionly』電子カルテの具体的な機能
美容室向けiPad型POSレジシステム『Bionly』は、使いやすさが抜群。現在全国の美容室で導入いただいていますが、その『Bionly』が選ばれる理由をご紹介します。
1）最大10枚画像保存可能！
Bionlyの電子カルテ機能でご好評いただいてるのが、カメラ機能＆手書き保存機能です。「他社システムでは、画像保存がそんなにできなくて…。」「カウンセリングに力を入れたかったから毎回の写真を多く残したかった」という理由から電子カルテが決め手となり、Bionlyを導入された美容室が多くいらっしゃいます。
文字入力が苦手な方でもBionlyの電子カルテが使いやすい理由として、以下のポイントがあります。
●カメラ機能
iPadで撮影した画像をそのまま電子カルテに登録できます。
●手書き入力
カルテに手書きができるので、絵を描いたり簡単なメモができ、紙カルテのように使えます。
●業種別施術メモ台紙
カルテ台紙にはあらかじめ業種別に考えられた頭や身体のイラスト台紙があるので、施術のポイントメモがしやすい。
●最大10枚保存可能
1回の施術で保存できる写真やイラストなど、毎回10枚分使えるので沢山の情報を残せ、施術のビフォー＆アフターを撮れば、正確な情報を時間をかけずに残せます。また、お客様から送られた参考画像等も保存できます。
2）来店履歴の検索が簡単！
過去の施術履歴を確認したいとき、スクロールで簡単に該当日の電子カルテを探し出し施術状況などの詳細を確認できます。もちろん、未来の予約確認も可能です。
また、特定のお客様について「あのメニューを最後に施術したのはいつだったか調べたい」「過去に買っていただいた店販商品をすべて見たい」と思ったとき、該当のお客様のカルテ内で『顧客カルテ検索』ができます。過去のお客様のカルテからキーワード検索でマッチするカルテをすぐに呼び出せるので、お客様への提案や施術スケジュールが組みやすくなります。
3）顧客情報の登録が多種多様！
顧客の氏名、年齢、誕生日、連絡先などの基本情報の他、美容室で自由に設定できる属性や、様々なメモ機能で、顧客情報をきっちり電子カルテに記録できます。その情報を把握しながら接客やアプローチを行えば、顧客満足度アップや再来店率アップにも繋げられるはずです。
4）同意書機能が便利！
美容室でも利用機会が増えている「施術同意書」や「契約書」などの書類をデジタル化できます。
紙で管理していた書類を電子化することで、毎回の印刷等の不要な手間やコストを削減し、お客様にも画面上でご署名いただくことで、美容室のペーパーレス化をサポートします。
大切な書面を電子化するメリットとして、
- 探しやすい
- 紛失しにくい
- 保管場所をとらない
ということから、美容室全体の業務がスムーズになります。
5）集客やマーケティングにも活用できる！
電子カルテとPOSレジシステムが連動していることで、電子カルテに記録した情報を元に集計や分析ができます。これまでは個として存在していた顧客情報が美容室全体の情報となり、マーケティング分析ができたり、お客様の傾向・属性ごとにグループ化してターゲットに合わせたDM配信などの再来店誘導も可能で、得た情報を最大限に活用できます。
美容室で顧客管理システムを利用しているBionlyユーザーの声
お客様の情報の抽出がすぐにできる
以前は顧客情報と紙カルテで管理していて。 でも、それだとお客様に年賀状とかハガキでDMを送る時の効率が悪かったんです。 それがBionlyだとお客様の情報をすぐにデータ抽出できてDMを送れるので、めちゃくちゃ楽になって良かったです。
今は紙を一切使わず、Bionlyで管理
以前は顧客情報はお店で台紙を作成した紙カルテと、 掲載している大手美容室予約サイトの来店履歴で管理していました。 今は紙を一切使わず、Bionlyの顧客管理＆電子カルテ機能を活用しています。 写真はiPadで撮影したものはもちろん、自分のスマホでInstagramなどのSNS用に撮った写真も連動できるので、 お客様のBefore/Afterの写真や使った薬剤の写真などの反映がしやすいです。
電子カルテはスタッフ同士でいつでも共有できる
電子カルテはスタッフ同士でいつでも共有ができるし、写真が残せるのが良いです！ ネイル施術もしているのですが「（仕上がり写真を）欲しい」というお客様も多くいらっしゃいますし、必要な時にすぐ確認できて便利です。
美容室が電子カルテを使用するメリットまとめ
多くのお客様が来店されながらも、一人ひとりに異なった施術を提供する必要のある美容室だからこそ、電子カルテを導入してスムーズな接客を実現して顧客満足度をアップさせましょう！
それと同時に業務負担を軽減させることができれば、忙しい美容師さんの時間を有意義に使うことができるようになります。電子カルテを導入して、サロンワークの効率化を図りませんか？
『Bionly』POSレジに関するご相談・お問い合わせ
美容室・美容サロンへのPOSレジシステム新規導入および他社からのお乗り換え等の各種ご相談など、Bionlyへお気軽にお問い合わせください。皆様のサロン運営における課題を伺ったうえで最適なご提案をさせていただきます。
動画で見る『ipad専用POSレジBionly（ビオンリー）
【美容室お役立ちリンク】
・厚生労働省／美容業 統計情報
・厚生労働省／生活衛生関係施設数（美容所・理容所など）の年次推移
・経済産業省／理美容業分析記事一覧
・J-Net 21／独立行政法人中小企業基盤整備機構・美容院
・一般社団法人／日本美容協会
・東京都美容生活衛生同業組合
・日本政策金融公庫／美容業創業の手引き
