美容室で効率よく顧客管理を行うコツとは？

美容室に来店されたお客様から得られる情報を大切に保管し、適切な顧客管理をすることは美容室の義務であり、次の来店に繋げる戦略を立てるためにも重要です。顧客管理方法として、パソコンのExcelを利用したり紙カルテで管理しているという美容室は、まだまだ多いはず。でもその場合、顧客管理に手間や時間がかかり、最低限の情報しか残せていない！なんていうことになっていませんか？

美容室で顧客管理を効率的に行うなら、電子カルテ機能のついたPOSレジシステムがおススメです！今回は、美容室で顧客管理システムを導入するメリットやおすすめのツールをご紹介していきましょう。

美容室に必要な顧客管理とは？

顧客管理の方法や顧客情報の扱い方で、美容室の売上は変わる！: さて、さっそく美容室で行うべき顧客管理方法について考えてみましょう。
顧客管理とは、美容室に来店されたお客様に関するあらゆる情報を一元管理することです。どのようなお客様が美容室の顧客となっているのかを管理して把握することにより、ニーズを詳しく理解して最適なサービスや商品を提供するのに役立ちます。

顧客管理の内容としては、お客様の氏名や連絡先などの基本的な情報や過去の施術履歴や売上の他、属性や趣向などの情報も取り扱い、管理します。

美容室には、年間多くのお客様が来店されることでしょう。一度でも来店されたお客様についてはリピートしていただくために、ご希望に沿った施術を提供したり、お客様の好みを把握しご希望にそった提案をしますよね。日々そういったことを繰り返していくことで顧客と良好な関係を長期的に継続していくことができます。そのために、一人ひとりの顧客情報を来店ごとに欠かさず保管＆蓄積することが大切です。正しい顧客管理を行い、それを活用することはとても重要なのです。

また、美容室に来店された全ての顧客情報をまとめて管理できることで、ビックデータとして活用できます。新規集客をする場合、そのデータをもとに美容室に来店され満足度が高いお客様層をターゲットとしたり、美容室への来店率が高い媒体に広告料を追加するなど、広告費用も無駄なく配分することができます。その美容室独自の顧客管理データを活用することで、根拠を持った効率的な集客戦略を立てることが可能となります。

このように美容室にとって顧客管理は、売上アップとコスト削減に大きく影響するものなのです。

美容室で行う顧客管理の具体的な内容とは？: 美容室の顧客管理で扱うべき、お客様に関する情報を挙げてみましょう。

＜美容室予約に必要な最低限の情報を含む、基本的な個人情報として取得するもの＞
・氏名
・性別
・年齢
・住所
・誕生日
・連絡先（電話番号、メールアドレス、SNSのID など）

＜その他、上記以外の情報＞
・家族構成
・職業
・婚姻
・ライフスタイル
・趣味
・嗜好品
・施術履歴
など、お客様へのカウンセリングや会話の中から得られる情報も数多くあります。これらも全て顧客情報となります。

お客様から得た全ての情報は、美容室内で管理し保持することが必須です。万が一、顧客管理データが他者に流出した場合、信頼関係を失うだけではなく相応の措置が取られる可能性もあるため、顧客管理データの取り扱いには最新の注意を払いましょう。

美容室で施術を行う際、様々な顧客情報を把握できているとお客様に寄り添った提案がしやすくなります。過去の顧客管理データから、そのお客様の好みを分析し、その好みに合わせた仕上がりに近付けることで、満足度の底上げが可能となります。
接客面でも、顧客管理・情報共有がしっかりされていない美容室だと毎回同じことを聞かれたり、当たり障りのない会話や施術だけで終わってしまうことも。そうするとお客様は「このサロンでなくてはいけない」という理由を感じられなくなり、特別感を得られず離脱に繋がってしまいます。美容室へ来店されるごとに蓄積される顧客情報を生かした会話をスタッフ側から提供できることで、お客様の信頼度と安心感は高まり、美容室に愛着を持っていただけるようになります。

一人ひとりの顧客管理をしっかりと行い、把握している情報量が多ければ多いほど、再来店に繋げる武器は増えるということになるのです。

美容室における効率的な顧客管理方法

今後に活かせる顧客管理: 美容室の経営にとって顧客管理がどれだけ重要であるか？ということがお分かりいただけたでしょうか。顧客管理の仕方によって、情報活用のしやすさや情報収集率なども変わってきます。「そうは言っても、具体的にはどうやって顧客管理すればいいのかわからない」という方もいらっしゃるかと思います。
せっかく顧客管理を行うのですから、活用しやすいデータを効率的に収集したいですよね。

冒頭でもお伝えした通り、まだまだ顧客管理をExcelや紙カルテで行っている美容室も多いですが、今後のためにぜひオススメしたいのは顧客管理のデジタル化です。顧客管理のデジタル化はPOSレジシステムで行うことでグンと楽になります。
ここからは、POSレジシステム導入による顧客管理のデジタル化をオススメするその理由をご紹介いたします。

美容室の顧客管理、どちらが良い？デジタル管理とアナログ管理を比較: 美容室で、電子カルテを含むPOSレジシステムで顧客管理（デジタル管理）する場合と、Excelや紙カルテで顧客管理（アナログ管理）する場合の時間を想定し比較してみました。アナログ管理していた作業をデジタル管理に変えることにより、顧客管理にどれだけの時間が費やされ、どれくらいその時間を短縮できるのかを検証しています。
※以下の結果はBionlyを導入された美容室にアンケートを実施し、その結果の平均値をまとめたデータです。

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①予約の受け方
「アナログ作業：電話応対」から「デジタル作業：インターネット予約の導入」へ変更
・アナログ管理での所要時間：電話対応時間6分/人
・デジタル管理の導入による短縮時間：60分/日（※1日10人とした場合）

②大手美容サロン検索サイトからの予約連携
「アナログ作業：手動で予約を書き写し」から「デジタル作業：自動連携」へ変更
・アナログ管理での所要時間：転記作業3分/人
・デジタル管理の導入による短縮時間：30分/日（※1日10人とした場合）

③お客様のカルテを探す
「アナログ作業：紙カルテを探す、共有、しまう時間」から「デジタル作業：電子カルテの導入」へ変更
・アナログ管理での所要時間：5分/1件
・デジタル管理の導入による短縮時間：20分/日（※カルテ登録数600人から1日10人分の対応する場合）

④同意書などのファイリング
「アナログ作業：手作業」から「デジタル作業：電子カルテ（電子契約書）の導入」へ変更
・アナログ管理での所要時間：1分/1件
・デジタル管理の導入による短縮時間：10分/日（※1日10人とした場合）

⑤会計処理、レジ作業
「アナログ作業：手作業での会計」から「デジタル作業：POSレジシステムの導入」へ変更
・アナログ管理での所要時間：2分/1件
・デジタル管理の導入による短縮時間：20分/日（※1日10人とした場合）

⑥レジ締めや売上集計、日報入力などの集計作業
「アナログ作業：手作業による集計」から「デジタル作業：POSレジシステムの導入」へ変更
・アナログ管理での所要時間：40分/日
・デジタル管理の導入による短縮時間：30分/日

⑦売上の分析
「アナログ作業：手作業による集計」から「デジタル作業：POSレジシステムの導入」へ変更
・アナログ管理での所要時間：75分
・デジタル管理の導入による短縮時間：60分/月
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これらを計算すると、
●アナログ管理の場合、顧客管理に割く労働時間は、一日につき『約3時間』。
●営業日が22日/月の場合：3時間×22日＝66時間/月＋2（⑦を按分）＝『68時間/月』の短縮！
●年間にすると、68時間×12か月＝『816時間』短縮！
顧客管理をデジタル管理に変えることで、なんと、816時間を創出することが可能となります。

人件費に換算すると・・・
時給1,000円のスタッフが作業した場合、
●日：3時間×1,000円＝『3,000円/日』
●月：68時間×1,000円＝『68,000円/月』
●年：816時間×1,000円＝『816,000円/年』
顧客管理のアナログ管理では、年間約80万円分の労働力を使っていることになるのです。

美容室の顧客情報をデジタル管理すると、無駄を省いて上手に顧客管理できるようになります。
美容室専用POSレジシステムのBionlyならば、導入することで上記のようなコスト削減が期待できます！

Bionlyで叶える美容室のデジタル顧客管理とは？

１．予約管理: 美容室専用POSレジシステムの『Bionly』には、4パターンの予約受付方法があります。

①直接予約登録
来店時に次回予約を受ける場合など、美容室側でBionlyアプリの予約表に直接予約を登録します。施術メニューは、選択するだけでOK（事前の設定が必要）。その際、わざわざカルテを探す手間が掛からないのも、嬉しいポイント。
お客様の氏名や会員番号などで検索すればその場ですぐにお客様が選択でき、過去の来店履歴も含めたカルテが確認できます。次回予約を受ける際はその方のカルテを見て、注意事項や申し送りが無いかを確認したうえで予約を取ることが非常に重要。トラブルを防ぎスムーズな対応をすることにも繋がります。このような丁寧な予約受け付けがしやすくなるのも、電子カルテのメリットです。そして、カルテ内容を探し確認した後、戻す手間も一切掛からないので無駄な時間を取りません。

②サロン専用のWEB予約サイトから受け付け
Bionlyでは、美容室ごとに専用のWEB予約サイトを提供しています。24時間365日受付可能なWEB予約サイトがあると、お客様は予約がしやすくなり、美容室にとっても予約を受け付ける手間や時間を削減できます。WEB予約サイトがシステムと連動しているので、予約を自動で受け付けてリアルタイムで予約表に反映します。
また、この機能はPOSシステムの中の一つの機能なので、ただ予約を受け付けるだけでなく『予約の管理』『顧客データの収集』『データの集計・分析』『データの利用』なども同時に行えます。

③大手美容サロン検索サイトとの連携
利用者数の多い大手美容サロン検索サイトの予約を自動連携させます。Bionlyとは別のWEB予約ポータルサイトではありますが、その予約情報も自動的にBionlyに反映されます。もちろん、Bionlyに入っている予約状況も大手美容サロン検索サイトの予約状況に反映されるため、予約のバッティングを防ぐことができます。

④顧客専用アプリ『CHEERBE』からの予約
Bionlyでは、美容室に来店されたことのあるお客様を対象にした、サロン専用の顧客アプリCHEERBE（チアビー）を提供しています。CHEERBEは、汎用性のあるスマホアプリですが、顧客のスマートフォンにアプリをダウンロードしていただき、美容室ごとに異なる専用のパスコードを入力していただくことで、世界でたった一つの美容室専用のアプリとしてご利用いただけます。なお、Bionlyに顧客情報が登録されているお客様が対象となります。
CHEERBEでは、WEB予約と同様にお客様が好きなときに予約をとることができます。さらに、お客様自身の施術履歴や購入履歴をみることができたり、美容室で販売している商品のオンライン販売も可能な便利アプリです。加えて、美容室とのチャット機能があり、来店前の相談やイメージを伝えることができるので、お客様とのコミュニケーションがスムーズで理解を深めやすくなります。お客様ごとのチャットなので、メールと違い過去の会話も振り返りやすく、スタッフ個人ではなくお店としてお客様とのコミュニケーションを管理できるのも、大きなポイントです。

２．電子カルテ: Bionlyの電子カルテは、直感的な使いやすさで顧客情報の登録がしやすく、シンプル操作で管理がしやすいと多くの美容室に導入される決め手となっています。評判の電子カルテ機能をご紹介します。

①最大6枚使えるカルテ台紙が使いやすい！
Bionlyのカルテ機能で一番ご好評いただいてるのが、カメラ機能＆手書き保存機能です。「他社システムでは、画像保存がそんなにできなくて…。」「カウンセリングに力を入れたかったから毎回の写真を多く残したかった。」という理由からBionlyを導入された美容室が多くいらっしゃいます。

【文字入力が苦手な方でもBionlyが使いやすい理由】
●カメラ機能
施術のビフォー＆アフターを撮れば、正確な情報を時間をかけずに残せる。
●手書き入力
カルテに手書きができるので、絵を描いたり簡単なメモができ、紙カルテのように使える。
●イラストへの書き込み
カルテ台紙にはあらかじめ業種別に考えられた頭や身体のイラスト台紙があるので、メモしやすい。
●カルテ台紙が6枚
1回の施術で保存できる画像・イラスト等の台紙が、毎回6枚分使えるので沢山の情報を残せ、施術前後の写真や参考画像の登録などにも活用できる。

②来店履歴の検索が簡単！
過去の施術履歴を確認したいとき、スクロールで簡単に該当日の電子カルテを探し出し施術状況などの詳細を確認できます。もちろん、未来の予約確認も可能です。
また、特定のお客様について「あのメニューを最後に施術したのはいつだったか調べたい。」「過去に買っていただいた店販商品をすべて見たい。」と思ったとき、該当のお客様のカルテ内で『顧客カルテ検索』ができます。過去のお客様のカルテからキーワード検索でマッチするカルテをすぐに呼び出せるので、お客様への提案や施術スケジュールが組みやすくなります。

③顧客情報の登録が多種多様！
顧客の氏名、年齢、誕生日、連絡先などの基本情報の他、サロンで自由に設定できる属性や、様々なメモ機能で、顧客情報をきっちり記録できます。その情報を把握しながら接客やアプローチを行えば、顧客満足度アップや再来店率アップにも繋げられるはずです。

④同意書機能が便利！
美容室でも利用機会が増えている「施術同意書」や「契約書」などの書類をデジタル化できます。
紙で管理していた書類を電子化することで、毎回の印刷等の不要な手間やコストを削減し、お客様にもタッチペンでご署名いただくことで、美容室のペーパーレス化をサポート。大切な書面を電子化するメリットとして、探しやすい、紛失しにくい、保管場所をとらないということから、美容室全体の業務がスムーズに。

３．集計・分析機能との連携: 電子カルテとPOSレジシステムが連動して顧客管理できることで、カルテに記録した情報を元に集計や分析ができます。
これまでは個として存在していた顧客情報がサロン全体の情報資産となり、マーケティング分析ができたり、お客様の傾向・属性ごとにグループ化してターゲットに合わせた再来店誘導のDM配信を行えるようになるなど、顧客管理データから得た情報を最大限に活用できます。

例えば、、、
・あるメニューを受けられたお客様を対象にお得な情報のご案内
・誕生月に特別メニューのご案内
・来店回数に応じてキャンペーンを実施
など、顧客管理システムの電子カルテに登録してある情報から一定の条件でお客様を抽出し、該当する方向けにDMやお知らせを発信することが可能となります。

電子カルテを活用した顧客管理によって、対象の絞り込みが簡単になるため、無駄なく効果的に美容室への来店誘導を行うことができます。; 顧客情報は、美容室にとって財産です。カルテ情報をただの記録にするのではなく情報資産として扱うことで、美容室の売上アップ戦略に計画的に活用することができます。そして顧客管理をデジタル化させると、顧客管理にかける無駄な時間を最小限に抑えつつ、情報を余すことなく最大限に活用できるようになります。予約管理、顧客管理、集計分析などが一元管理できるPOSレジシステムで、顧客管理の最適化を図りましょう。