トラブル回避！美容室における同意書の必要性と電子化するメリット

近年のペーパーレス化や脱ハンコの動きから、美容室でも電子契約書や電子施術同意書・電子カルテを導入するサロンが増えています。今回は、美容室で準備しておくと良い同意書の内容と、お客様と交わす書面を電子化するメリットについて詳しくご紹介します。

美容室を守る！美容室経営をするなら必ず準備すべき施術同意書とは？

トラブルを防ぐための施術同意書

独立して美容室をオープンしたオーナーさんや、個人経営されている美容室などでは
「これまで指名してくださっていたお客様だから」
「美容室に来店される方は身内みたいな人ばかりだから」
と、施術に関する同意書を交わさずにお客様の施術をしていませんか？

個人経営の美容室でも家族経営の美容室でも美容室の規模を問わず、施術に関する同意書は、お客様と必ず交わすことをおすすめします。
それはなぜかというと、お客様の髪や肌に触れる美容室では施術同意書を交わすことで、トラブルを回避できたり、悪質なクレーマーから身を守ることができるからです。同意書を交わさず口頭だけの確認でトラブルが起きてしまった場合「言った」「言わない」で、よりトラブルが大きくなってしまう…ということもあるかもしれません。

トラブルが起きた場合は「返金だけ」で済むなら良い方で、治療費や慰謝料の支払いが必要になり美容室の経営を圧迫してしまう事例もあるでしょう。もちろん美容師さんはそのようなトラブルが出ないように細心の注意を払っていることと思います。それでもお客様との認識のズレや勘違いで起こり得るトラブルを防ぐため、書面での確認が必要なのです。

同意書作成のポイント

1）同意書の内容
●具体的な内容であること。曖昧な内容では効力は弱くなる！
美容室において施術トラブルがあった場合、実際に起きた施術内容のトラブルと同意書の内容が合っていなければ、同意書の効力は一切ありません。そのため、美容室では施術によって同意書を分けて作成しておくのがベストです。手間に感じるかもしれませんが、同意書の内容は「お客様に内容を理解してもらうこと」が最大のポイントで、同意書の表題からもその同意書に記載されている内容が分かれば一目瞭然ですよね。例えば、

通常施術に関する同意書：美容室における通常のカットや接客に関する内容
施術ごとの同意書：「カラー施術に関する同意書」「パーマ施術に関する同意書」「ヘッドスパに関する同意書」など
回数券などの契約書：1カ月を越えて、5万円以上の特定商取引にあたる役務の契約

※施術可能期間や代金未払いを防ぐ
同意書の内容を施術内容ごとに分けて作成することで、細かな内容を入れてもシンプルにまとめることができます。施術の内容ごとに様々なトラブルを想定してリスクを説明しつつ、同意を得るための内容を盛り込んだ同意書を作成しましょう。

2）同意書の必須事項
●必須項目は、統一して必ず記載する！
＜必須項目＞

同意書を交わす日付
内容文
署名（捺印）欄
美容室の所在地

美容室で施術ごとの同意書を作成するとき、必須項目については統一した内容にしたり、共通する項目については同じ文言を使うと良いでしょう。また、同意書は署名をもらうことで、はじめて有効となります。
同意書の内容について、もし新しい注意事項が生まれれば随時更新していくことも大切です。美容室で新しい施術を導入するときやルールが変わるときなどは、定期的に同意書の見直しを行いましょう。

3）同意欄の注意点
●同意書に署名をもらうだけではダメ！内容に同意したうえで署名を！
署名蘭に署名・捺印をもらっても、トラブルが起きた時に結局「知らなかった」と言われないようにしなければなりません。
そのため、お客様に内容をよく読んでいただき、きちんと同意してもらうことが重要です。それを示すために項目にチェック欄をつくり、1つずつチェックしてもらう等の工夫が必要となります。また、できるだけシンプルにまとめて長文にしないことも、書面を分かりやすくするポイントです。

美容室の同意書を電子化するメリット

同意書を電子化することで管理をラクにする

美容室で同意書や契約書を紙面で準備する場合、以下の作業や対応が必要となります。

フォーマットを紙に印刷する
書面に署名をもらう
紙をファイリング
保管

と、準備や管理が大変です。これを美容室の施術メニューごとに同意書を作成して対応をするとなると、同意書の取り扱いに関する労力はとてもハードなものになり、正直そこまで時間をかけてはいられませんよね。
そこで、電子同意書の出番です！システムを使うと、美容室の同意書や契約書の電子化が可能となります。
ここからは、美容室で電子同意書を導入するメリットをご紹介していきます。

＜同意書を電子化するメリット＞
（1）同意書に署名をもらうまでの流れがスムーズに！
デジタル保存した同意書を表示すれば印刷の手間や書面を準備する必要が一切無くなり、そのまま署名をもらうことができます。また、署名済み同意書は一つ一つ自動保存されるため、ファイリングする手間も掛かりません。

（2）紛失しにくい
紙で書類を管理していると、紛失、戻しを忘れ、経年劣化や破損で読めなくなったりというリスクがあります。また、数多くある書類を一枚一枚管理するのはとても大変です。
一方、電子化すればデータが自動で蓄積されていくためこれらの心配がありません。過去に保存した同意書の書面を確認したいときは、検索機能で該当の書面を検索すればほんの数秒で表示できます。

（3）保管場所を取らない
同意書をはじめ契約書など全ての書面を電子化すると、データとしてクラウド上に保存することができます。どれだけ書面が増えても物理的な保管場所を確保する必要がありません。限られた店舗スペースで膨大な顧客情報を取り扱う美容室にとっては、保管場所を必要としない点は大きなメリットと言えます。

（4）コスト削減
紙を使わなくなることで、用紙代やインク代など印刷にかかる諸費用を削減することができます。

（5）利便性アップ
タブレット型の電子同意書システムを利用すると、美容室の店内で持ち運びもしやすくなります。お客様のもとで画面を一緒に見ながら内容を確認、そのままタッチ操作で署名をいただくことができるので、サロンワークがスムーズに進みます。

このように、電子化することで書面の作成から管理までの全てをシステム上で行えるため、業務効率が各段にアップします！

カルテと同意書を電子化して連携するメリット

美容室がサロンワークでデジタル化できるものは、施術同意書や契約書だけではありません。お客様の施術内容や購入品、その他お客様に関するあらゆる情報を記録するカルテも電子化できます。

電子カルテは、以下のようなお客様情報を短時間で正確に記録することができます。

当日の施術内容をテキスト形式で残す
施術のビフォー＆アフターなどの状態を写真に撮って画像で残す
予め設定することで、その日使用した薬剤や会話内容など、ある程度既定された顧客情報を選択式にして登録する

もちろん、カルテ台紙を印刷したり、ファイリングする手間も掛かりません。

カルテも電子化して、署名をもらった施術同意書や契約書などの書面と紐づけて保存することができれば、美容室への来店日などに沿って情報を一括管理することができます。
情報があちらこちらに分散すると管理も煩雑になりがちですが、例えばある商品を購入された日や施術チケットを購入された日に、それに伴う同意書や契約書などが一緒に保管されていれば探す手間もかかりませんよね。

美容室という限られた空間で書面の保存場所や保管方法を工夫し、ちょっとした作業をラクにしていく。その積み重ねが業務効率の大きな差を生みます。

美容室におすすめ！Bionly（ビオンリー）の『電子同意書機能』

Bionlyの『電子同意書機能』とは？

iPad専用顧客管理POSレジシステムBionly（ビオンリー）には、『電子同意書機能』があります。美容室のサロンワークで使いやすい『電子同意書機能』の特徴や使用することで得られるメリットをご紹介します。

＜特徴＞
■これまでの書面をそのままデータ化して利用可能！
「同意書をデータ化するとなると、新たに書類を作成する必要があるのでは？」
「これまでの書類形式を変更したくない」
など、様々な理由でペーパーレス化に踏み切れないという美容室も多いかもしれません。しかしBionly（ビオンリー）の電子同意書機能は、これまで使用していた美容室独自の書類をPDFデータ化すればそのまま利用可能。
美容室に必要な同意書や契約書などの書類のPDFデータをクラウド上に保存すると、そのまま「同意書フォーマット」として保存されます。

※書類のPDFデータ化の方法※
デジタルデータが無い場合でも紙の書面の原本をプリンターでスキャンしたり、紙面を写真に撮るなどした後、PDF化して保存ができればOK。

＜メリット＞
（1）検索が簡単！
Bionly（ビオンリー）では、お客様の来店日ごとに電子カルテと電子同意書機能を紐づけて保存しています。過去にどんな施術をして、その際どの書類に署名をもらったのか、施術日時や施術内容と一緒に同意書の検索・確認がいつでも簡単に行えるようになっています。お客様ごとに検索できるのはもちろん、施術ごと、署名をもらった同意書の種類ごとなど、色々な検索条件でパパっとまとめて確認ができます。

（2）場所をとらない！
Bionly（ビオンリー）に登録される情報は、自動的に全てクラウド上に保存されます。お客様が美容室に来店する度に増えていく書類も、データでクラウド上に保存すれば、収納する場所に困ることはありません。万が一、iPad端末が故障するようなことがあっても、アプリにログインすれば、新しいiPad端末からでもこれまで通りに閲覧・ご利用いただくことができます。（閲覧のみであればパソコンからでもご確認可能です）

（3）同意書を複数保存できる！
書類は1サロンにつき10種類まで登録可能なので、施術ごとに同意書や契約書を準備＆保存できます。使用するときは保存したデータを選択して呼び出せばOK。また、データとして保存されているので、原本となる元データが劣化してしまうことはありません。