美容室でペーパーレスを実現するためのカルテの活用術とは?

近年では、「働き方改革」の基、多くの業界で勤務時間や勤務体系や雇用形態の多様化、テレワークの導入、ITシステムの導入など様々な変化が起きつつあります。
この働き方改革の大前提に「ペーパーレス化」があることは周知のとおりです。
ペーパーレスとは、今まで紙に印刷していた資料をデータで共有することなどです。
サービス・接客業に従事する人にとっては、お客様に対応する時間を減らすわけにはいきませんが、無駄な時間を無くし時間を効率良く使うということは非常に重要なポイントです。これをペーパーレスの仕組みで実現することができます。
例えばお客様の来店情報や施術履歴などの顧客カルテ、売上情報、毎日の申し送り事項など、スタッフ同士の情報共有や、管理する人間が遠隔でも情報を確認するということは、美容業でも多いですよね。
今回は、そういった情報をデジタル化して管理するペーパーレスでの情報管理について考えていきましょう。

そもそも顧客カルテとはどんなもの?

美容サロンで、保存・管理すべき情報で重要なものは、顧客情報でしょう。
顧客情報は、カルテに残しますよね。顧客の基本個人情報や施術履歴、購入履歴、予約履歴などを記録していきます。
この顧客カルテを電子化することで、以下のようなメリットが生まれます

  • 紙カルテよりも記録にかける時間を少なく、多くの情報を残すことができる
  • 顧客検索が簡単、スピーディー
  • 保管場所をとらない
  • 文字だけでは伝わりにくい内容も写真と共に残せる
  • 印刷コストを削減でき、紙に印刷しないのでカルテの劣化もない
  • クラウド保存すれば、データは半永久的に保存できる
  • いつでもどこでも情報を閲覧、確認できる
  • セキュリティ対策ができる

デメリットとしては、

  • ITに不慣れな人には使いづらい
  • 利用端末の経年劣化、ネットワークの通信状況に影響される場合がある
  • 全ての情報を電子化できない場合もある(ただし、最初からシステム化されているものを利用していれば問題ありません)

顧客情報管理ををペーパーレス化=電子化させていくには、このようなデメリットがあるのも事実です。
技術や接客力アップに力を注いでいる美容業界のスタッフさんの場合、IT機器に苦手意識を持たれる方も少なくないでしょう。
だからこそ、分かりやすく使いやすいシステムを導入する必要性があります。

顧客カルテを管理するメリットは?

顧客カルテに残す情報が多く、うまく管理できるとどのようなメリットがあるでしょうか。
それは、ずばり「顧客満足度アップ&安定売上」に繋がります。
顧客の趣味・嗜好も含めた個人情報、施術記録を正確に残し、来店前に見返すことで、当日の接客に活かすことができます。
そうすると、当たり障りのない接客ではなく、行き当たりばったりの接客でもなく、顧客に合わせたその時オンリーワンの接客をすることができるようになります。
顧客に合わせたトークで接客・提案することで受け入れていただきやすくなり、単価アップがしやすくなり、いつもよりワンランク上の施術を受けた結果、その仕上がりに顧客満足度もアップするはずです。
サロンとして、統一の顧客情報項目を定めておき、それを各顧客にヒアリングし、残しておけばそれを利用して、ターゲットを絞り込んだキャンペーンを行うことも可能です。
DMをつくり再来店のためのアプローチをかけることができるのです。
例えば、誕生月や購入された商品に絡めた内容以外にも、

  • お子さんがいらっしゃる方なら、入学式・卒業式に向けて
  • 梅雨の時期は、「髪がまとまらない」「髪がうねる」などのお悩みの方へ
  • 季節の変わり目に、「髪のパサつき」「髪のダメージ」を気にされる方へ
  • オシャレに気を使われる方なら、イベント毎のヘアセットや着付けのご案内
  • ご家族がいらっしゃる方へ、「〇〇の日」ギフトチケットのご提案

顧客情報を活用することで、このようなアプローチを漏れなくまとめて行うことができるようになるのです。
紙カルテの場合、見返したり、記憶をたどるには限界がありますが、電子化することで、これらを情報として集計し、自動的に顧客一覧として出力することも可能となります。
このような操作も簡単に行え、実際お客様にアプローチすることができるようになることで、来店されていない時のお客様とのコミュニケーションとなり、再来店のきっかけをつくることができます。

美容室向けのカルテの活用方法とは

顧客カルテの電子化といっても、いくつか方法があります。
紙で書いたものを読み込み保存したり、スマホを利用するもの、システムを構築しサロンのオリジナルにできるもの等ありますが、
一番の手軽でおススメなのは、クラウド保存型タブレット端末を利用することです。
クラウド保存できれば、経年劣化や万が一のトラブルで端末が故障した場合でも、情報はクラウド上に保管されているため、新しい端末を用意すれば守ることができますし、最新の機器に買い替えることができます。
携帯電話同様、機械は必ず劣化していきますので、ある程度の期間使用したら新しいものに替えた方が機能的にも便利に使い続けることができるのです。
タブレット型なら、自由に持ち運ぶことができるので、お客様の元で当日の施術写真を撮って見せたり、会計もその場で行うことができます。
初回来店のお客様には、待合スペースでタブレット内に準備した顧客情報記入欄に入力していただきながらお待ちいただくこともできます。
「PC操作が苦手だな」とIT機器に苦手意識を持たれる方でも、今は個人の連絡手段でスマホの普及率もどんどん拡大しています。
タブレットならスマホの操作方法と似ている部分も多いので、使い始めるにはもってこいです。

Bionlyは、その中でもiPad専用となっています。
iPadはタブレット機器の中でも、使いやすさが抜群です。
画面がシンプルかつキレイで、タッチパネルの動作が軽く、iPhone利用者はもちろん、タブレット初心者やAndroidのスマートフォンを使っている人でも、ストレスなく直感的に操作することができます。
また端末のiOSバージョンアップと共に、Bionlyも定期的なバージョンアップが行われていますので、常に機能が進化するシステムでもあり、最新機能も追加料金無しで使うことができます。

画像保存も来店毎に6枚まで保存でき、更にその画像やイラストに手書きで書き込みができます。手書き機能やメモ機能も充実し、顧客属性は最大24項目選択肢を作成し、登録の際は選ぶだけでOK。
簡単に多くの情報を残すことができます。
このような顧客情報から分析や集計をし、更にそれらを基にメッセージ配信やDMハガキの宛名印刷もすることができます。

カルテは日記ではなく、情報資産です。利用することで価値を何倍にも高めることができるのです。
来店毎に得た情報を、どのスタッフでも同じように正確に記録し続け、それを見返し次の来店までに繋げることが正しいカルテの活用方法といえます。

まとめ

政府も進めるペーパーレス化。
美容サロンでは、顧客情報を電子化することで、時間もコストも短縮しながら、売上アップのための強力な武器にすることができます。
是非、あなたのサロンでも業務の効率化と再来店に繋げる接客力アップのためのツールを「紙から電子へ」進めてみてくださいね。