自宅でネイルサロンを開業する際のカルテ管理とは?

ネイルに携わられる方で、独立・開業を考えていらっしゃる方は多いのではないでしょうか?
ネイルサロンは、美容室や飲食店に比べると初期費用をあまりかけずに開業できる職業といわれています。
実際、「きっかけさえあれば始めたい」と思われる方も多い業界です。
マンションの一室や自宅の一部を使ってスタートする場合、気を付けたいのは仕事とプライベートをきっちり分けることです。
これがきっちり分けられず、廃業の道をたどってしまうサロンも少なくありません。
売上アップを図るには、まずお客様情報の記録・管理を徹底的に行うことが大切です。

ネイルサロンに必要なカルテ管理とは

ネイルを趣味レベルではなく仕事として行う上で非常に大切なことは、どれだけお客様が増えてもお客様情報をきちんと管理することです。
お客様情報を管理するにも、まずカルテの内容を充実させましょう。
実際、どのような内容をカルテに残せば良いでしょうか。
以下の項目を意識して記録を残しましょう。

施術内容

・カラー、デザイン、アイテム、ストーンなど
・お客様の爪の長さ、形、厚み
これら当日の施術内容は、必須ですね。
お客様の好みの傾向を把握したり、自らの技術力アップのためにも、これらの詳細を記録していくことは必要です。

お客様の基本情報

・生年月日、住所、メールアドレス
「徹底して全てのお客様から情報を得る」と考えて実践することで、サンクスメッセージやフォローメッセージ、お知らせやキャンペーンなど、再来店活動を戦略的に行うことができます。

お客様の趣味、嗜好

・お客様の好きなもの、楽しみにしているイベント、ライフスタイル
リピーター作りのために重要なのが、このようなお客様の生活に関わるものです。
これらを把握しながらアドバイスすることで、お客様に期待以上の価値を提供し、喜んでいただけるデザインを提案することができるようになります。

ただ、お客様からリクエストされたことだけをしていても、感動は生まれません。
信頼され、唯一無二だと思われ、リピートしてもらえるネイリスト、ネイルサロンになるためには、お客様が全てを言葉にされなくても、季節やお客様自身のイメージに合わせて、仕上げる力と察する力が必要です。
例えば、家事をされたり、PC業務も多いお客様なら、
「指先を頻繁に使われますよね。爪の厚みを出したほうが、折れにくくて長持ちしておススメですが、スカルプでしたら、折れにくくて形が綺麗にでますのでアクリルがおススメです。」
「これからクリスマスの季節ですが、大きめストーンだと衣類に絡まりやすかったりするので、小さなストーンやラメのパウダーでキラキラ感を演出しながら、グラデーションを斜めに入れて指を綺麗にみせるようにするのはどうですか?」
など、お客様の立場に立った提案ができます。

このような提案をピンポイントでできるかどうかは、お客様の情報をいかに収集できているかで変わります。
来店の度に、差し障りのない話や同じことばかり話していても、つまらないですよね。
対面で施術する時間の間で、会話できることは多いはずです。ヒアリングしたことをきちんと整理して残していきましょう。

カルテをどのように活用すればよいのか

お客様から得た情報をカルテに記載できる範囲にも限りがありますので、カルテそのものの見やすさもポイントの1つです。
人間ですので、全てのお客様情報を覚えておくことは難しいですが、お客様の情報を分かりやすく保存しておくことで、来店前にカルテを見返したとき、思い出しやすくなります。
そして、一人一人のお客様に対して、そのお客様モードで接客を開始することができます。

カルテ記載方法として、予め項目を分けておくと見返しやすくなります。
「お客様の基本カルテ」+「来店日毎の施術記録を残す」という方法がおススメです。

基本カルテ

・基本情報(氏名、住所、連絡先、生年月日、性別)
・来店動機(来店のきっかけ、サロンを選んだポイント、期待すること、等)
・顧客属性(職業、結婚、趣味、好きな色、好きな場所、好きなもの、イベント、その他ライフスタイル、等)

来店日毎の施術記録

・前回施術後の状態、当日の施術内容
「爪が伸びてきても違和感の無いデザインをキープしたい」という方もいらっしゃれば、「ネイルチェンジした時、周りの人からの反響がほしい」という方もいらっしゃるでしょう。
前回のデザインがそのお客様のライフスタイルや仕上がったその場の喜びだけでなくその後の生活や目的に合っているかどうかを確認して記録していくことも情報の蓄積になり新たな提案のきっかけとなります。

このように、きちんとカルテを活用すると、一人一人のお客様の満足度を高めるための施術・接客をするときに重宝しますが、サロンとしての集客や販促戦略にも活用できます。
項目を決めて情報をデータ保存しておけば、ターゲット層を絞り込むことも簡単にできます。
誕生月にバースデークーポンを送ったり、年代別にDMを送ることは基本として、デザインやカラーの好みに合わせたキャンペーンや、ライフイベントに合わせたお知らせメッセ―ジをタイミング良く発送することで、ターゲットのポイントに合ったDM戦略を打つことができるので、反響率のアップも期待できます。

より効率よくカルテ管理を行うなら

カルテ作りは、すぐに始められます。
カルテのフォーマットだけであれば、インターネットから無料でダウンロードすることができますが、以下の内容を考えている場合、顧客管理POSシステムを導入することをおすすめします。

  • カルテ記入に時間をかけたくない
  • カルテを活用して売上アップ、再来店まで繋げる活用をしたい
  • 施術記録から一人一人のお客様に合った提案をできるようにしたい

顧客管理POSシステムとは、
顧客管理(カルテ機能)+POS(会計・売上集計)機能を備えたシステムのことです。

また、システムを導入する場合、省スペースで場所を取らないタブレット端末で操作できるシステムが使いやすいです。

タブレット端末で操作するシステムであれば、以下の内容を満たしたシステムをおすすめします。

  1. シンプルな操作性で、顧客検索がカンタンにできること
  2. 顧客の基本情報に加え、顧客の細かな情報も自分で作成でき、手間なく保存できること
  3. 写真を撮影し、当日の仕上がりをそのまま写真に保存できること
  4. 撮影した写真に直接書き込みでき、メモも残せること
  5. 集計や分析機能で、メニューの売れ筋や売上も自動計算し、いつでもすぐに分かること
  6. 顧客情報からメールやDM配信がカンタンにでき、かつフォローメールの自動配信が可能であること
  7. 端末に依存せず、クラウドで顧客データが安全に管理されていること

簡単、楽に使えないと続けにくいですよね。多くの機能があっても活用できなければ意味がありません。
情報は宝であり、継続することで財産となります。
あなたのサロンで、必要な項目は見つかりましたか?

まとめ

ネイルのプロとして仕事をする上で、流行のものや、自分の得意な技術を提供することは大切ですが、サロンがしたいネイルをすることだけを続けてもお客様のリピートにはつながりません。
結果として、同じようなデザインだったとしても、お客様自身を知ることで、好みに合わせたデザインの提案やアドバイスをしたり、知識を教えることによって今まで以上にお客様にネイルを楽しみ、喜んでもらうことができます。
本当のファンを得るためにも、カルテを価値あるものとし、お客様情報を管理し活用することは重要ですが、人間ですので多くのお客様の情報を覚えておくには限界があります。
そんな時は、お客様の情報を蓄積し、整理するカルテ管理システムが役に立つはずです。是非、取り入れてみてくださいね。