美容室・サロン専用のiPad顧客管理POSレジシステム Bionly(ビオンリー)

美容室・サロン専用のiPad顧客管理POSレジシステム

コラムcolumn
電子カルテ

業務効率化&環境にも優しい!?美容室がお客様と交わす施術同意書を電子化するメリットとは

近年のペーパーレスや脱ハンコの動きから、美容室でも電子契約書や電子施術同意書・電子カルテを導入する店舗が増えています。今回は、お客様と交わす書面を電子化するメリットとその方法をご紹介します。

美容室において紙の書類を電子化するメリット

ペーパーレス化で業務効率がUP!

美容室では新規のお客様に対し、名前や電話番号などの個人情報や施術前のアンケートなどを行い、必要な情報を取得することがあるかと思います。さらに、お客様に施術を受けていただくにあたり、同意書や契約書などの書面を交わすこともあるでしょう。

これらはタブレットタイプの美容室専用システムを導入し、お客様に直接入力していただくことでペーパーレス化が可能となります。では、お客様と交わす書面をペーパーレスにできるとどんなメリットがあるでしょうか?
それは、主に以下の4点が挙げられます。

【同意書を電子化するメリット】
①コスト削減

紙を使わなくなることで、用紙代やインク代など印刷にかかる諸費用を削減することができます。これらは環境にも優しいことですね。

②探しやすい
電子カルテは検索機能で簡単に情報を呼び出すことができるため、必要な書類を探す時間や手間を大幅に削減することができます。急な来店などですぐに顧客情報を確認したい時、このスピードの速さでお客様サービスに差が出ます。

③紛失しにくい
紙カルテの場合、正しい場所に戻すのを忘れたり、汚してしまったり、持ち出しやすいことで紛失してしまうこともあると思います。また、経年劣化により読みにくい状態になったり紙が破れてしまう...そんな可能性も考えられます。電子カルテはクラウド上にデータが自動で蓄積されていくため、これらの心配はいりません。

④保管場所を取らない
カルテ・同意書・契約書など全ての情報を保存する場所はクラウド上であるため、どれだけ書面が増えても保管場所を広げる必要はありません。限られた店舗スペースで膨大な顧客情報を扱う美容室にとっては、保管場所を必要としない点が大きなメリットとなるのではないでしょうか。

書面を電子化し、お客様にはタッチで署名をいただけば、必要書類のペーパーレス化を実現することができます。全てを電子化することで、業務効率も各段にアップします!

Bionlyの『同意書』機能で施術同意書を電子化

同意書の登録と利用方法

 

iPad専用サロンPOSレジシステムのBionlyでは、電子同意書機能を搭載。
予め、同意書フォーマットを登録しておくことで全てのお客様に利用が可能となります。

【同意書フォーマットの登録方法】
・管理画面にて、該当の同意書データ(※対象ファイルは拡張子が[.pdf]のファイル)を登録します。
・フォーマット登録は最大10個まで可能です。登録すると同意書一覧が作成されます。

【電子同意書の利用方法】
※Bionlyアプリで操作します
・作成された同意書一覧の中から、署名をもらいたい同意書ファイルを選択。内容を表示させ、お客様に署名をいただき登録、保存します。

登録が完了すると、その日の施術情報に紐づき「署名済同意書確認」ボタンが表示されるようになります。このボタンをタップすると、プレビュー画面より署名入りデータの閲覧ができます。

同意書を印刷する場合

万が一、書面を印刷する必要がある場合でもBionlyではプリンターに接続して印刷することができます。

【同意書を印刷する方法】
・パソコンの場合

お客様カルテから「署名済同意書確認」ボタンをクリック。PDFデータをダウンロードし、プレビュー画面から印刷が可能です。

・iPad(アプリ)の場合
お客様カルテから「署名済同意書確認」ボタンをタップ。プレビュー画面からプリント操作へ進むことができます。
※Air Print対応のプリンターのみ対象です。




 
電子カルテの導入はしても、「同意書まではしていなかった!」という美容室も多いのではないでしょうか。Bビオンリーではお客様のカルテと紐付けられるため、管理も楽になります。同意書の電子化を進め、業務効率化を図りましょう。

軽減税率対応のPOSレジシステムです。

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