美容室がお客様と交わす同意書をアプリで電子化するメリットとは？

近年のペーパーレスや脱ハンコの動きから、美容室でも電子契約書や電子施術同意書・電子カルテを導入する店舗が増えています。今回は、お客様と交わす書面を電子化するメリットとその方法をご紹介します。

美容室において紙の書類をアプリで電子化するメリットとは？

美容室のペーパーレス化で業務効率をUP！: 美容室やエステサロンなどの美容サロンでは新規のお客様が来店されたとき、名前や連絡先などの個人情報の他、施術前のアンケートなど、お客様から情報を取得することがありますよね。さらに、美容室での施術を受けていただくにあたり、お客様と同意書や契約書などの書面を交わすこともあるでしょう。
このような書面は、紙で管理している場合には美容室側でフォーマットを紙に印刷し、必要事項をお客様に書いてもらうことが当たり前でした。が、これらをアプリなどのシステムツールを使って電子化することで美容室でのペーパーレス化が可能となります。

美容室で同意書等の書類をアプリで電子化するメリット: では、美容室でアプリなどのツールを使い、カルテやお客様と交わす書面をペーパーレス化できるとどんなメリットがあるでしょうか？

【同意書をアプリで電子化するメリット4つ】

①コスト削減
紙を使わなくなることで、用紙代やインク代など印刷にかかる諸費用を削減することができます。これらは環境にも優しいことですね。

②探しやすい
電子カルテアプリの場合は検索機能で簡単に情報を呼び出すことができるため、必要な書類を探す時間や手間を大幅に削減することができます。急な来店などですぐに書類を確認したい時、このスピードの速さでお客様の対応サービスに差が出ます。

③紛失しにくい
紙で書類を管理していると、正しい場所に戻すのを忘れたり、経年劣化により読みにくい状態になったり、ふいに汚してしまい紙が破れたり読めなくなったり、持ち出しをしやすいことで紛失してしまう可能性もあります。また、数多くある書類を一枚一枚管理するのは大変です。カルテなどの必要書類をアプリなどのシステムツールで電子化すると、データが自動で蓄積されていくため、これらの心配はいりません。

④保管場所を取らない
カルテ・同意書・契約書など全ての資料はアプリ等を使って電子化するとクラウド上などに保存することができます。どれだけ書面が増えても保管場所を広げる必要はありません。限られた店舗スペースで膨大な顧客情報を扱う美容室にとっては、保管場所を必要としない点が大きなメリットと言えます。

タブレット型のシステム・アプリを利用すれば持ち運びもしやすく、お客様と画面を一緒に見ながら内容を確認することができます。お客様からはタブレット上にタッチで署名をいただけば、必要書類のペーパーレス化を実現できます。書面の作成から管理までの全てをアプリ等を使って電子化することで、業務効率も各段にアップします！

電子カルテと同意書を電子化して連携するメリット: 美容室やエステサロンなどの美容サロンがサロンワークでデジタル化できるものは、アンケートや施術同意書、契約書だけではありません。お客様の施術内容や購入品、その他お客様に関するあらゆる情報を記録するカルテもアプリなどのツールを使えば電子化できます。; 電子カルテアプリには、当日の施術内容や画像を残すことができたり、その日使用した薬剤や会話内容などの情報登録もできるので、より多くのお客様情報を正確に記録することができます。
この電子カルテアプリに、アンケートや施術同意書、契約書などの書面をご記入いただいた日にちで紐づけて保存することができれば、お客様が来店された日・やり取りをした日に沿って情報を管理することができます。情報があちらこちらに分散すると管理も煩雑になりがちですが、例えばある商品を購入された日や施術チケットを購入された日に、それに伴う契約書などが一緒に保管されていれば探す手間もかかりませんよね。

書面を保管する場所や保管方法を工夫し、ちょっとした作業をラクにしていく積み重ねが業務効率の大きな差を生みます。

【電子カルテ導入事例】
カルテを電子化したことで、顧客満足度アップ！（1's 高級ヘアカット専門店）
『お客様の施術をする時にも使っていて、僕の横に置いているワゴンにiPad自体を乗せているので、希望の髪型の画像をいただいている場合は、一緒にその画像を見ながら施術をしています。
写真を撮ってそのまま電子カルテに残せるという、やっぱりそこですね。本当にめちゃくちゃ使ってます。同じくらい、お客様に見せてもらった写真を手元で見ながら施術できるのがいいです。施術での再現がしやすい。写真を元にお客様の髪質に合わせて変化は加えますけど、施術している時のお互いの安心感が違いますね。お客様にも「この髪型にしてくれているんだな」という安心感を持っていただけていると思います。』
「1's 高級ヘアカット専門店」導入事例より >>

顧客管理機能と書類を連携するメリット: 美容室でリピーターを増やしたり売上を上げていくには、顧客管理が必須です。

美容室における顧客管理とは、美容室に来店されたお客様に関する情報を一元管理することです。どのようなお客様が顧客となっているのかを把握・分析することにより、ニーズを詳しく理解して最適な施術やサービス・店販商品等を提供するのに役立ちます。
美容室の顧客情報をアプリなどのシステムツールを使って電子化し管理することで、顧客データを集計・分析して活用することができます。

例えば美容室で接客する際、お客様がいつ、どのくらいの頻度でどんなメニューをされているかを正確に把握しておくと、美容師はお客様の好みを踏まえながら提案ができます。そうすると顧客満足度を高めながら無理なく客単価アップできる可能が高まります。
また、アプリなどのシステムツールを使うことによって美容室の顧客情報を管理・活用すると次のようなことがシステム化できます。

・顧客の誕生月にバースデーカードやメッセージを送る。
・家族構成をヒアリングし、紹介も「家族割引」等、ピンポイントで打ち出す。
・お客様の関心事項に合わせたキャンペーンやイベントのお知らせを美容室が作ることで、DMの内容自体に親しみを感じさせる。

このように顧客管理アプリを使うと美容室への来店誘導のきっかけも増やすことができます。

顧客情報をアプリ等のシステムツールを使って電子化することで、契約書などの書面と同様に、管理や集計面でも美容室に多くのメリットをもたらします。特に、来店ごとに必ず増える施術記録や顧客情報は、頭の中に記憶するには限界がすぐにきてしまいます。紙カルテでは記載の手間と時間がかかるうえ、記録量は意外と少なくなりがち。その点、電子カルテアプリは記録・保存がしやすく、その情報をそのまま集計や分析に活用することができるのです。; 契約書などの書面も含む美容室の顧客情報を電子カルテとともにアプリ等のシステムツールを使って一元管理することで、顧客データをもとにした集計や分析を手間をかけずに行うことができます。

美容室の状況把握や販促の根拠として利用できるデータを管理できれば、美容室経営にとって大きなメリットを生み出します。
無駄な時間が省かれることでお客様に丁寧に接客できたり、データを基にマニュアルを作ったり、美容師としての技術力や接客力アップのための勉強をする時間もつくることができるのです。その結果、美容室のレベルがグングン上がっていくはずです。
業務負担を減らすことで本来の美容室業務に割く時間を増やすことに繋がり、その結果、仕事の質や収益を増加させることが可能となります。

【電子カルテ導入事例】
集まった顧客データをもとに分析されたデータで、これからどんなアプローチを行うか検討できる（HAIR SALON.MuKu）
『分析機能は月に1、2回は必ず見ています。何十代の方がこれだけ来て、比率も出て、リピート率が今これくらいで、新規がこれくらいで、ときっちり出ているのが良いですね。
メンズが少なかったらメンズに向けたアプローチをしないといけないなとか、新規が減っているなと思ったらじゃあどういうふうにしていこうか？とか。データが出ているから制作の基盤になりやすいですね。』
「HAIR SALON.MuKu（ヘアサロンムク）」の導入事例より >>

Bionlyアプリの『同意書』機能で施術同意書を電子化

Bionlyアプリの『電子同意書機能』とは？: iPad専用顧客管理POSレジシステムBionly（ビオンリー）のアプリには、『電子同意書機能』があります。

Bionlyアプリの電子同意書機能では、同意書や契約書などの書類をデータ化し、クラウド上に保存します。
お客様には、iPadのBionlyアプリ上で内容確認から署名までの流れを行っていただきます。署名済みの同意書はその日の電子カルテと一緒に保存され、施術日時や施術内容と一緒に同意書の検索・確認がいつでも簡単に行えるようになっています。
iPadからも印刷できる（Apple社が定めるAirPrint対応のプリンターのみ対象）ので、必要な場合にはお客様に署名をもらってすぐに控えとして印刷し、書面をお渡しすることも可能です。; Bionlyアプリの電子同意書機能では、同意書や契約書などの書類をデータ化し、クラウド上に保存します。
お客様には、iPadのBionlyアプリ上で内容確認から署名までの流れを行っていただきます。署名済みの同意書はその日の電子カルテと一緒に保存され、施術日時や施術内容と一緒に同意書の検索・確認がいつでも簡単に行えるようになっています。
iPadからも印刷できる（Apple社が定めるAirPrint対応のプリンターのみ対象）ので、必要な場合にはお客様に署名をもらってすぐに控えとして印刷し、書面をお渡しすることも可能です。

基本プランに含まれる機能であるため追加料金は発生せず、これまで通りのプラン料金のままご利用いただけます。準備するものは、PDFの書類データのみ。それをBionlyの管理画面から登録すれば準備完了です。Bionlyアプリ上から同意書機能がご確認いただけます。

Bionlyアプリの電子同意書機能を使うメリット: 美容室やエステサロンなどの美容サロンにおける電子化を叶えるツールとして、Bionlyアプリには電子カルテ機能だけでなく、電子同意書機能もご用意しています。ここからは、Bionlyアプリの電子同意書機能を使用することで得られるメリットや、Bionlyアプリの電子同意書機能の特徴をご紹介します。

①これまでの書面をそのままデータ化して利用可能！
「同意書をデータ化するとなると、それ専用にパソコンでまた新たに書類を作成する必要があるのでは？」「これまでの書類形式を変更したくない。」など、様々な理由でペーパーレス化に踏み切れないという美容室も多いかもしれません。しかし、Bionlyアプリの電子同意書機能は、これまで使用していた美容室独自の書類をPDFデータ化すれば利用できます。

書類のPDFデータ化は、デジタルデータが無い場合でも書面の原本をプリンターでスキャンしたり、紙面を写真に撮るなどした後、PDF化して保存できればOK。書類は1サロンにつき10種類まで登録可能です。
PDF化したデータを、Bionlyに登録し、お客様にはそのデータ内容をiPad上で確認・署名をいただき、その日の電子カルテと一緒に保存。予約からカウンセリング、お会計まで一連の流れがiPad1つで全てできるようになります。

②検索が簡単！
Bionlyでは、来店日ごとに電子カルテと電子同意書機能を紐づけて保存しています。過去にどんな施術をして、その際どの書類に署名をもらっているのか、お客様ごとや施術ごと、署名をもらった同意書ごとなど、色々な検索条件でパパっと確認ができます。

③場所をとらない！
Bionlyに登録される情報は、自動的に全てクラウド上に保存されます。お客様が来店する度に増えていく書類をデータ化してクラウド上に保存しておけば、収納する場所に困ることはありません。万が一、iPad端末が故障するようなことがあっても、美容室専用のIDとパスワードでログインすれば、新しいiPad端末からいつでもこれまで通りに閲覧・ご利用いただくことができます。（閲覧のみであればパソコンからでもご確認可能です）

同意書の登録と利用方法

Bionlyの同意書機能は簡単3ステップ: Bionlyの電子同意書機能の具体的な利用方法をご紹介します。

■STEP1：PDFデータを準備
PDF化した契約書や同意書フォーマットを準備します。

■STEP2：同意書フォーマットの登録
管理画面にて、該当の同意書データ（※対象ファイルは拡張子が［.pdf］のファイル）を登録します。
フォーマット登録は最大10個まで可能。登録すると同意書一覧が作成されます。

■STEP3：電子同意書の利用
Bionlyアプリで操作します。
STPE2で作成した同意書一覧の中から、署名をもらいたい同意書ファイルを選択。内容を表示させ、お客様に署名をいただき登録、保存します。

登録が完了すると、その日の施術情報に紐づき「署名済同意書確認」ボタンが表示されるようになります。このボタンをタップすると、プレビュー画面より署名入りデータの閲覧ができます。

【同意書を印刷する場合】
書面を印刷する必要がある場合、プリンターに接続して印刷することが可能です。

～同意書を印刷する方法～
●パソコンの場合
お客様カルテから「署名済同意書確認」ボタンをクリック。PDFデータをダウンロードし、プレビュー画面から印刷が可能です。

●iPad（アプリ）の場合
お客様カルテから「署名済同意書確認」ボタンをタップ。プレビュー画面からプリント操作へ進むことができます。
※Air Print対応のプリンターのみ対象です。; 電子カルテの導入はしても「同意書まではしていなかった！」という美容室も多いのではないでしょうか。Bionly（ビオンリー）アプリではお客様のカルテと同意書データを紐付けられるため、管理も楽になります。同意書の電子化を進め、さらなる業務効率化を図っていきましょう！