エステサロンにおける電子カルテを利用した顧客管理のメリットとは?

エステサロンにおいて、お客様の来店履歴や施術履歴、購買履歴などを記載し保存・管理することは、オペレーション上の重要業務として、ナンバー1と言っても過言ではありません。
特に、エステのようにお客様のお肌を直接施術する場合は、カルテ作りがお客様対応の備忘録としてはもちろん、スタッフ同士の情報共有としても必要であり、お客様との信頼関係構築から売上にまで関わる重要作業です。
今回は、エステサロンにおける電子カルテ導入と顧客管理のメリットをまとめます。

1、電子カルテはカルテ作りを楽にする!

エステサロンでお客様のカルテを作成するにあたり、こんなお悩みをよく耳にします。

・カルテには何を書けば良いのか
・忙しくてカルテがなかなか書けない
・紙カルテは探すのが大変
・保存が大変で場所を取る

実は、これらすべて電子カルテがあれば解決します!

1.カルテには何を書けば良いの?

エステサロンの接客スタイルや方向性によって変わることはあるかもしれませんが、基本的には次の内容を電子カルテに記載すると、次回の接客がスムーズになります。

<基本情報>
・お客様の個人情報:氏名、連絡先、生年月日、性別、その他カウンセリングで伺いたいこと

<来店記録・施術記録>
・来店日:来店日、時間
・施術メニュー:施術のコース名、時間
・施術ステップ:施術の流れ、変更や追加があればそれも加筆
・施術前の様子:お疲れ具体、自覚症状、客観的なお肌の状態
・施術中の様子:力加減、気を付けた点、お肌の注意点
・施術後の様子:客観的なお肌の変化、お客様の反応

<その他>

・お客様とお話した内容:
カウンセリングでは聞けないことも、施術をしてリラックスしている状態だからこそ聞けるお話もあります。特に初来店のお客様であれば、来店のきっかけや、期待していること、不安なことなどを聞けると接客や効果の見せ方に活かせます。また、「〇〇の件、その後いかがですか?」など、前回までの話の続きができることで、お客様との信頼も築きやすくなります。

何度も同じ質問をされると、人は居心地の悪さを感じてしまいます。
そうした初歩的なコミュニケーションのミスを防ぐためにも、これまでの会話のやりとりを電子カルテに記載しておくことがとても有効です。さらに、電子カルテに記載している内容を元に、前回までの来店から繋がる話ができれば、お客様との距離感が自然と近付き、特別感を感じさせることができたり居心地の良い空間をつくり出せるようになるでしょう。
施術においては、電子カルテに施術に関する情報を細かく残しておくことで、次回来店された際に最初からお客様の好みに合わせた施術がしやすくなったり、効果を最大限に出す施術をしやすくなります。
これらが、お客様が感じる「エステサロンとの相性の良さ」となり、リピートしていただくポイントにも繋がります。

上記をふまえ、電子カルテに書くべきことは多いと感じますか?
実はエステサロンで売上の高いセラピストは、これを全て細かく記載しています。施術当日は前回の電子カルテを見返してから接客に入り、当日の記録を電子カルテにきちんと残す、というルーティーンを守ることで、指名やリピート、追加購入などによる売上の結果が大きく変わっていくのです。

2.忙しくてカルテがなかなか書けない!

エステサロンの営業をしていると、予約が立て続けに入っていたり、接客だけでなくバックオフィスの作業など、いくつかの仕事を同時にこなさないといけない場合もあります。
一人一人のお客様の接客は丁寧に行っても、カルテ記載の時間をじっくり取れなくて、書き損ねてしまった!ということもあるかもしれません。そして、カルテに記載が無かった場合、「前回、何をした!?どうだった!?」と焦ることになってしまいますよね。

そんな経験がある方や、時間を効率的に使いたい方におススメしたいのが、電子カルテです。
「紙カルテは、書き慣れているし。」とか「電子カルテ…デジタルって難しそう。」と思われるかもしれませんが、電子カルテなら、そのサービスによってはパソコン入力が苦手な方でも、紙カルテのように直接書き込めたり、予め項目を設定しておけば、選択するだけで登録を終えられます。
選択するだけで登録が終われば、例えば、施術メニューを10文字、20文字書いていたものが1秒で終わります。同じことを何度も書くなら、選択できれば楽ですよね。

数秒で電子カルテ入力が終わるなら、お客様のお着替えを待つ少しの時間に施術に関する基本的なことを登録しておけば、後から詳細を記載するにしても、思い出しやすくなります。

「Bionly」の電子カルテ機能は、デジタルツールが苦手な方でもわかりやすく直感的に操作ができる、とてもシンプルな画面が特徴です。
施術メニューの記録や会話メモはもちろん、手書きのイラストやメモ・参考画像などを来店毎に最大6枚保存可能なので、情報を余すことなく登録・保存ができます。
⇒エステサロンの電子カルテならBionly

 

3.紙カルテは探すのが大変!

カルテを見たり使う場面は、いくつかあります。
・予約を受けるとき
・施術をするとき
・問い合わせを受けたとき
など…
紙カルテの場合、このようなとき一人のお客様のカルテを探すのは時間が掛かるものです。
インデックスを付けていたとして、ファイルを開いてから問題無く見つかれば十数秒程度でかもしれませんが、同じ苗字の方が多かったり、間違って別の場所に紛れ込んでしまっていたりすると、全てのファイルから探し出すのは非常に困難且つ面倒な作業です。

それが電子カルテであれば、検索すれば数秒で目的のカルテを探し出すことができます。
カルテを見ずに予約を取ってしまったことによる「指名のスタッフが休みだった!」だとか、カルテを探せず施術に入ってしまったことで起こる「前回までの流れが分からず無難な接客になってしまった!」「触ってほしくないところをチェックできず触ってしまった!」などというトラブルが、電子カルテの導入で防ぐことができます。

直接お客様のお肌に触れ施術するエステサロンにとって、カルテを確認してから接客するということは、とても重要なのです。カルテを探しやすいということも、電子カルテの大きなメリットです。

4.保存が大変

カルテには、保存期間が定められています。
保存義務は『5年』ですが、『その完結の日から5年』を経過する前に破棄することは認められていません。つまり、最終来店日から5年のカウントがスタートします。
5年の決まりを破った場合、ペナルティとして50万円以下の罰金が科せられることになります。

来店されていない方のカルテも含め、紙カルテでこれを保存すると、お客様が増えれば増えるほど、保管場所を取りますし、カルテを探すのも大変になります。コンパクトなエステサロンの場合、保管場所は死活問題です。
その点、電子カルテであれば、保存容量は、端末保存でもクラウド保存でも、容量を追加すれば、半永久的に保存することが可能です。多くのお客様の情報を保存しておくことができれば、5年以上前に来店されたお客様が、再び来店されることがあったとして、同じようにお迎えし接客することができます。何がきっかけで再び通っていただけるようになるかは分かりませんので、電子カルテを導入してしっかり情報は保管しておきたいですね。

「Bionly」なら、さらに電子同意書機能も搭載。書類をすべてデータ化することで保管・管理の手間とスペースを最大限削減できます。

2、電子カルテで顧客管理

1.電子カルテを利用するメリット

顧客カルテの電子化といってもいくつか方法がありますが、 一番手軽でおススメなのはクラウド保存型のシステムを利用することです。
クラウド保存できれば、端末が経年劣化や万が一のトラブルが故障した場合でも、情報はクラウド上に保管されているため、新しい端末を用意すればこれまでの顧客情報を今まで通り検索・閲覧することができますので、データ移行等の煩わしい作業もなく安心して最新の機器に買い替えることができます。
携帯電話同様、機械は必ず劣化していきますので、ある程度の期間使用したら新しいものに替えた方が機能的にも便利に使い続けることができるのです。

しかも、タブレット型なら自由に持ち運ぶことができるので、お客様の元で当日の施術写真を撮って見せたり、お会計もその場で行うことができます。初回来店のお客様には、待合スペースでタブレット内に準備した顧客情報記入欄に入力していただきながらお待ちいただくこともできます。

また、「PC操作が苦手だな」とIT機器に苦手意識を持たれる方でも、タブレットならスマホの操作方法と似ている部分も多く、今は個人の連絡手段でスマホの普及率もどんどん拡大しているため実際に使ってみると操作できることがほとんどです。

Bionlyは、タブレット型POSレジシステムの中でもiPad専用のシステムです。
iPadはタブレット機器の中でも使いやすさが抜群。画面がシンプルかつキレイで、タッチパネルの動作が軽く、iPhone利用者はもちろん、タブレット初心者やAndroidのスマートフォンを使っている人でも、ストレスなく直感的に操作することができます。
また端末のiOSバージョンアップと共に、Bionlyも定期的なバージョンアップが行われていますので、常に機能が進化するシステムでもあり、最新機能も追加料金無しで使うことができます。
さらに、Bionlyの電子カルテでは、画像保存も来店毎に6枚まで保存でき、更にその画像やイラストに手書きで書き込みができます。手書き機能やメモ機能も充実し、顧客属性は最大24項目選択肢を作成し、登録の際は選ぶだけでOK。簡単に多くの情報を残すことができます。

⇒Bionlyの機能や特徴をもっと詳しく知りたい方はコチラ

2.顧客情報を活用したリピーターを増やすためのデータの活用術

顧客情報がデータで管理されていると、サロンからのアクションも起こしやすくなります。
例えば、
・あるメニューを受けられたお客様を対象にキャンペーンのご案内
・誕生月に特別メニューのご案内
・来店回数に応じてキャンペーンを実施
など、電子カルテに登録してある情報から、一定の条件でお客様を抽出し、該当する方向けにDMやお知らせを発信することも可能です。

電子カルテを活用した顧客管理によって、対象の絞り込みを簡単にすることができるため、無駄なく効果的にエステサロンへ来店誘導の策を施すことができます。

また、電子カルテの顧客情報とPOSレジシステムが連動することで、売上分析や集計をすることも簡単で、更にそれらをもとにシステムからそのままお客様へメッセージ配信をしたり、DMハガキを送る場合には宛名印刷をすることもできます。
電子カルテは日記ではなく、情報資産です。利用することで価値を何倍にも高めることができるのです。来店毎に得た情報を、どのスタッフでも同じように正確に記録し続け、それを見返し次の来店までに繋げることが正しい電子カルテの活用方法といえます。

まとめ

日々、施術スキルや接客スキルを高める努力も必要ですが、細かいお客様情報を蓄えたカルテは、お客様の満足度を高める施術や接客をするために使えるこの上無い武器となります。電子カルテを取り入れることで、施術記録も含めたカルテ作成の時間を短縮したり、接客や顧客管理に活用することで、再来店誘導や販売促進に繋げることができます。カルテの価値を高めるのも、高めないのも、使い方次第です。
あなたのエステサロンでも、電子カルテを導入して作成、活用、保管を上手に行い、売上アップを図りましょう。


エステサロンの顧客管理・電子カルテならBionly

Bionlyは、エステサロンの業務を一元管理でき、低コストで使えるiPad専用の顧客管理POSレジシステムです。
電子カルテ機能を搭載した顧客管理システムをはじめ、お客様とお店をつなぐアプリなど、一度来店したお客様をリピートを促進しファン化させるためのツールも豊富。業務を効率化し、エステサロンの経営をサポートします。
ご契約の有無に関わらず一ヵ月間無料で全機能お試しできるので、エステサロンの開業でシステムを導入したい方やシステムの切り替えをご検討の方は、お気軽にお問い合わせください。

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